Bei einer IT-Beschaffung nach HERMES wird die Lösung nicht gebaut, sondern ausgewählt, eingekauft, angepasst und eingeführt. Das Beschaffungsszenario ergänzt die Projektphasen um Ausschreibung, Evaluation und Vertrag. Entscheidend sind präzise Anforderungen vor der Ausschreibung, vorab festgelegte Zuschlagskriterien und eine früh geplante Einführung inklusive Migration und Betrieb.
Beschaffung ist ein eigener Projekttyp
Eine Individualentwicklung und eine Beschaffung unterscheiden sich grundlegend. Bei der Entwicklung liegt das Risiko im Bauen der Lösung; bei der Beschaffung liegt es in der Auswahl, im Vertrag und in der Anpassung eines bestehenden Produkts an die eigene Organisation. HERMES trägt dem mit einem eigenen Szenario Rechnung, das Ausschreibung, Evaluation und Vertragsgestaltung als feste Bestandteile vorsieht.
In der öffentlichen Hand kommt das Beschaffungsrecht hinzu: Oberhalb der Schwellenwerte schreiben BöB und IVöB ein offenes oder selektives Verfahren vor, mit Publikation auf simap.ch, festen Fristen und dokumentierter Bewertung. HERMES strukturiert das Projekt, das Beschaffungsrecht regelt das Auswahlverfahren — beides muss von Anfang an zusammengedacht werden.
Der Ablauf im Überblick
| Phase | Schwerpunkt bei der Beschaffung |
|---|---|
| Initialisierung | Bedarf, Marktabklärung, Variantenentscheid «kaufen statt bauen», Wahl des Verfahrens |
| Konzept | Anforderungskatalog, Pflichtenheft, Ausschreibungsunterlagen, Zuschlagskriterien, Ausschreibung und Evaluation, Zuschlag, Vertrag |
| Realisierung | Parametrisierung und Anpassung, Schnittstellen, Datenmigration, Tests |
| Einführung | Schulung, Inbetriebnahme, Übergabe an den Betrieb |
Die genaue Zuordnung der Beschaffungsschritte zu den Phasen hängt vom Szenario und vom Tailoring ab. Wichtig ist das Prinzip: Die Ausschreibung ist das Ergebnis sorgfältiger Konzeptarbeit, nicht deren Ersatz.
Anforderungen: das Fundament jeder Ausschreibung
Unklare Anforderungen sind die häufigste Ursache gescheiterter Beschaffungen. Sie führen zu Angeboten, die nicht vergleichbar sind, zu Nachträgen während der Umsetzung und im schlimmsten Fall zu einem Produkt, das am Bedarf vorbeigeht. Ein guter Anforderungskatalog unterscheidet Muss- und Kann-Anforderungen, formuliert jede Anforderung prüfbar und nummeriert sie eindeutig, damit sie sich bis zur Abnahme verfolgen lässt.
Der Anforderungskatalog-Generator auf projekttools.ch erstellt eine strukturierte Grundlage mit Muss- und Kann-Anforderungen, die sich direkt in Ausschreibungsunterlagen übernehmen lässt.
Zuschlagskriterien vor der Ausschreibung festlegen
Die Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung werden mit der Ausschreibung bekanntgegeben und dürfen danach nicht mehr verändert werden. Deshalb müssen sie in der Konzeptphase sorgfältig erarbeitet werden. Neben dem Preis gehören Qualitätskriterien dazu — etwa Erfüllung der Anforderungen, Konzept für Einführung und Migration, Qualifikation der Schlüsselpersonen, Betriebskosten über die Nutzungsdauer. Der Preis sollte über den Lebenszyklus betrachtet werden, nicht nur als Einstiegslizenz.
Evaluation und Zuschlag
- 01Formelle PrüfungSind die Angebote vollständig, fristgerecht und formal korrekt?
- 02Eignung prüfenErfüllen die Anbieter die publizierten Eignungskriterien?
- 03BewertenGültige Angebote nach den publizierten Zuschlagskriterien bewerten, idealerweise mit Präsentation oder Teststellung.
- 04Zuschlag und VertragZuschlag verfügen, publizieren und Vertrag abschliessen — inklusive Regelungen zu Datenexport und Ausstieg.
Die unterschätzte Phase: Einführung
Mit der Vertragsunterzeichnung ist die Arbeit nicht getan, sondern verlagert sich. Die Lösung muss konfiguriert, an Umsysteme angebunden und mit Daten befüllt werden; Nutzende müssen geschult und der Betrieb organisiert werden. Beschaffungsprojekte, die das Budget auf die Lizenzen konzentrieren und die Einführung unterschätzen, geraten hier regelmässig in Verzug. Eine realistische Planung reserviert Mittel und Personen für Migration, Tests und Schulung.
Typische Fehler
- Ein bestimmtes Produkt wird schon vor der Ausschreibung favorisiert und die Anforderungen werden darauf zugeschnitten.
- Die Fristen des Beschaffungsverfahrens werden in der Projektplanung nicht berücksichtigt.
- Datenexport, Ausstieg und Speicherort der Daten fehlen im Vertrag.
- Der Betrieb wird erst nach dem Zuschlag einbezogen.
Verbindung zur Steuerung
Für den Auftraggeber sind in Beschaffungsprojekten die Entscheide vor der Ausschreibung und beim Zuschlag die wichtigsten Meilensteine. Werden diese Punkte sauber vorbereitet, verläuft der Rest meist planbar. Ein Steuerungswerkzeug, in dem Anforderungen, Fristen, Meilensteine und Verantwortlichkeiten zusammenlaufen, hilft, die vielen parallelen Fäden eines Beschaffungsprojekts zusammenzuhalten.
Diese Methode lässt sich in einem Projekt-Tool wie Flenio direkt abbilden — DACH-nativ und DSG-konform gehostet.
Häufige Fragen
- Wie unterstützt HERMES IT-Beschaffungen?
- Mit einem eigenen Szenario, das Ausschreibung, Evaluation und Vertrag als feste Bestandteile vorsieht und mit Einführung, Migration und Übergabe an den Betrieb verbindet.
- Wie hängen HERMES und das Beschaffungsrecht zusammen?
- HERMES strukturiert das Projekt, BöB und IVöB regeln das Auswahlverfahren. Fristen und Verfahrensschritte müssen in die Projektplanung einfliessen.
- Wann müssen Zuschlagskriterien feststehen?
- Vor der Ausschreibung. Sie werden mit ihr publiziert und dürfen danach nicht mehr geändert werden.