Bei der Beschaffung von Projektsoftware für die öffentliche Hand gelten zusätzliche Anforderungen: beschaffungsrechtliches Verfahren mit lösungsneutralem Leistungsbeschrieb, häufig verbindliche Vorgaben zur Datenhaltung, Anschlussfähigkeit an HERMES sowie Anforderungen an Barrierefreiheit und Mehrsprachigkeit.
Das Verfahren bestimmt das Vorgehen
Der wesentliche Unterschied zur privatwirtschaftlichen Beschaffung: Sie können nicht das Produkt auswählen, das Ihnen am besten gefällt. Sie definieren Anforderungen und Kriterien, und das Verfahren bestimmt den Zuschlag. Wer ein bestimmtes Produkt im Kopf hat und die Kriterien darauf zuschneidet, riskiert eine anfechtbare Vergabe.
Praktisch heisst das: Der gesamte Aufwand liegt in der Vorbereitung. Ist die Ausschreibung publiziert, sind Kriterien und Gewichtung fixiert. Die Ausführungen hier sind eine allgemeine fachliche Einordnung und ersetzen keine Rechtsberatung; massgebend sind die für Ihre Stelle anwendbaren Erlasse.
Zusätzliche Anforderungen
| Bereich | Typische Anforderung | Wirkung auf die Auswahl |
|---|---|---|
| Datenhaltung | Speicherung und Betreibersitz im Inland | Schliesst Teile des Marktes aus |
| Barrierefreiheit | Zugänglichkeitsanforderungen an Weboberflächen | Viele Produkte erfüllen sie nur teilweise |
| Mehrsprachigkeit | Deutsch und Französisch, teils Italienisch | Reduziert das Feld erheblich |
| Archivierung | Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrung | Erfordert Export- und Protokollfunktionen |
| Methodenbezug | Anschlussfähigkeit an HERMES | Phasen, Rollen und Ergebnisse abbildbar |
| Identitätsverwaltung | Anbindung an den Verzeichnisdienst | Nicht jedes Produkt unterstützt das Nötige |
Die Mehrsprachigkeit wird am häufigsten unterschätzt. Eine Oberfläche, die nur teilweise übersetzt ist — Menüs auf Deutsch, Fehlermeldungen auf Englisch —, erfüllt die Anforderung faktisch nicht und führt in zweisprachigen Verwaltungen zu Akzeptanzproblemen, die sich später nicht mehr beheben lassen.
HERMES-Anschlussfähigkeit prüfen
Verwaltungen, die nach HERMES arbeiten, brauchen ein Werkzeug, das Phasen, Rollen, Ergebnisse und Phasenfreigaben abbilden kann. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen «HERMES-zertifiziert» als Marketingaussage und tatsächlicher Abbildbarkeit.
Die brauchbare Prüfung ist konkret: Lassen Sie im Test ein reales HERMES-Projekt mit seinem Szenario anlegen — Phasen mit Freigaben, zugeordnete Ergebnisse, Rollen mit den passenden Rechten. Wenn das nur über Umwege oder freie Textfelder geht, ist die Methodenunterstützung nominell.
Formulieren Sie Anforderungen als Wirkung, nicht als Produkt: «Das System muss Phasenfreigaben mit dokumentiertem Entscheid abbilden» statt «Das System muss die HERMES-Vorlage von Anbieter X unterstützen».
Verfahrenswahl und Zeitbedarf
Die Verfahrensart ergibt sich aus dem geschätzten Auftragswert über die gesamte Vertragsdauer — nicht aus dem Jahresbetrag. Bei Software mit fünfjähriger Laufzeit ist der massgebende Wert entsprechend höher als der jährliche Lizenzbetrag, was regelmässig übersehen wird und zur falschen Verfahrenswahl führt.
Für die Projektplanung: Von der Entscheidung bis zum produktiven Einsatz sind bei einem offenen Verfahren realistisch zwölf bis achtzehn Monate anzusetzen — Vorbereitung, Verfahren, Beschwerdefrist, Vertrag, Einführung. Ein Plan, der das nicht abbildet, ist bereits bei der Erstellung nicht haltbar.
Zuschlagskriterien sinnvoll gewichten
Bei Software ist eine hohe Preisgewichtung meist die falsche Wahl. Die Lizenzkosten sind nur ein Teil der Gesamtkosten, und die Unterschiede in Bedienbarkeit und Betriebsaufwand wirken sich über fünf Jahre stärker aus als die Preisdifferenz.
Bewährt hat sich, die Bewertung auf einen Praxistest zu stützen statt auf Selbstauskünfte: Die Anbieter der engeren Auswahl bilden im Rahmen des Verfahrens ein vorgegebenes Musterprojekt ab, und diese Umsetzung wird bewertet. Ob und wie das im konkreten Verfahren zulässig ist, gehört mit der Beschaffungsstelle geklärt — fachlich liefert es die belastbarste Grundlage.
Häufige Fragen
- Was gilt bei der Beschaffung von PM-Software für die öffentliche Hand?
- Ein beschaffungsrechtliches Verfahren mit lösungsneutralem Leistungsbeschrieb, dazu häufig verbindliche Vorgaben zu Datenhaltung, Barrierefreiheit, Mehrsprachigkeit und Archivierung sowie die Anschlussfähigkeit an HERMES.
- Wie prüft man die HERMES-Tauglichkeit einer Software?
- Nicht über die Herstelleraussage, sondern im Test: Ein reales HERMES-Projekt mit Szenario, Phasen, Freigaben, Ergebnissen und Rollen anlegen. Geht das nur über Umwege oder freie Textfelder, ist die Methodenunterstützung nominell.
- Wie lange dauert eine Softwarebeschaffung in der Verwaltung?
- Bei einem offenen Verfahren realistisch zwölf bis achtzehn Monate von der Entscheidung bis zum produktiven Einsatz — Vorbereitung, Verfahren, Beschwerdefrist, Vertrag und Einführung zusammengerechnet.