Die Vorbereitung einer Ausschreibung umfasst Bedarfsklärung, Verfahrenswahl, Eignungs- und Zuschlagskriterien samt Gewichtung sowie die Unterlagen. Kriterien und Gewichtung müssen vor der Publikation feststehen und bekanntgegeben werden — nachträgliche Anpassungen sind angreifbar.
Der Aufwand liegt vorne
In einem Beschaffungsverfahren ist nach der Publikation fast nichts mehr veränderbar. Kriterien stehen fest, Gewichtungen sind bekanntgegeben, der Leistungsbeschrieb ist verbindlich. Wer feststellt, dass eine wesentliche Anforderung fehlt, hat die Wahl zwischen Abbruch und einem Vertrag über die falsche Leistung.
Deshalb gehört der grösste Teil des Aufwands in die Vorbereitung. Als Faustregel: Wenn die Vorbereitung weniger Zeit beansprucht als das Verfahren selbst, war sie zu knapp. Die folgenden Ausführungen sind allgemeiner Natur und ersetzen keine Rechtsberatung; massgebend sind die anwendbaren Erlasse von Bund, Kanton oder Gemeinde.
Was vor der Publikation geklärt sein muss
- 01Bedarf und MittelWas wird gebraucht, wofür, in welchem Umfang — und ist der Kredit gesprochen? Ohne gesicherte Finanzierung sollte nicht publiziert werden.
- 02Verfahrensart bestimmenAbhängig von Auftragswert, Auftragsart und anwendbarem Recht. Diese Bestimmung erfolgt am Anfang, nicht nachdem der Leistungsbeschrieb steht.
- 03Leistung beschreibenLösungsneutral und vollständig. Produktbezeichnungen schränken den Wettbewerb ein und sind begründungsbedürftig.
- 04Eignungskriterien festlegenWas muss ein Anbieter mitbringen, um überhaupt in Frage zu kommen — Referenzen, Kapazität, Nachweise. Diese Kriterien sind Ausschlusskriterien, keine Bewertungskriterien.
- 05Zuschlagskriterien und GewichtungWoran werden die eingegangenen Angebote gemessen und mit welchem Gewicht? Beides gehört in die Unterlagen.
- 06Bewertungsschema erstellenWie werden Punkte vergeben? Ein Schema, das erst nach der Angebotsöffnung entsteht, lässt sich am Ergebnis ausrichten.
- 07Fristen planenAngebotsfrist, Fragerunde, Bewertungszeit, Beschwerdefrist. Der Leistungsbeginn liegt nach all dem.
Eignung und Zuschlag sauber trennen
Eine der häufigsten Schwächen ist die Vermischung beider Kriterienarten. Eignungskriterien beantworten, ob ein Anbieter grundsätzlich in Frage kommt — sie sind erfüllt oder nicht. Zuschlagskriterien beantworten, welches der geeigneten Angebote das beste ist — sie werden bewertet.
Wenn Referenzen als Zuschlagskriterium gewichtet werden, entsteht ein Verfahren, in dem der etablierte Anbieter systematisch bevorteilt ist. Ob und wie das zulässig ist, hängt vom anwendbaren Recht ab; fachlich sinnvoll ist es selten, weil es die Auswahl auf den Status quo verengt.
Rechnen Sie das Bewertungsschema mit erfundenen Angeboten durch, bevor Sie publizieren. Wenn der Preis mit 20 % gewichtet ist und trotzdem alles entscheidet, stimmt das Schema nicht mit Ihrer Absicht überein.
Realistische Fristen
| Schritt | Realistischer Zeitbedarf |
|---|---|
| Vorbereitung und interne Abstimmung | 2–4 Monate |
| Angebotsfrist | nach anwendbarem Recht, oft mehrere Wochen |
| Fragerunde und Antworten | 1–2 Wochen innerhalb der Angebotsfrist |
| Prüfung und Bewertung | 3–6 Wochen je nach Anzahl Angebote |
| Gremienentscheid | abhängig vom Sitzungsrhythmus |
| Beschwerdefrist nach Zuschlag | nach anwendbarem Recht |
Die Summe überrascht regelmässig. Von der Entscheidung, auszuschreiben, bis zum Leistungsbeginn vergehen bei mittleren Vorhaben häufig neun bis zwölf Monate. Projektpläne, die den Leistungsbeginn drei Monate nach dem Beschaffungsentscheid ansetzen, sind schon bei der Erstellung nicht haltbar.
Die Fragerunde nutzen
Anbieterfragen werden oft als Belastung empfunden. Sie sind das beste verfügbare Korrektiv: Sie zeigen, welche Stellen der Unterlagen mehrdeutig sind — und zwar zu einem Zeitpunkt, an dem sich das noch klären lässt.
Häufen sich Fragen zu einem Abschnitt, ist das ein Befund über die Unterlage, nicht über die Anbieter. Die Antworten gehen in der Regel an alle Teilnehmenden, womit die Klärung für das gesamte Verfahren wirkt.
Diese Methode lässt sich in einem Projekt-Tool wie Flenio direkt abbilden — DACH-nativ und DSG-konform gehostet.
Häufige Fragen
- Was muss vor einer Ausschreibung geklärt sein?
- Bedarf und gesicherte Finanzierung, Verfahrensart, lösungsneutraler Leistungsbeschrieb, Eignungskriterien, Zuschlagskriterien mit Gewichtung, Bewertungsschema und die Fristenplanung bis zum Leistungsbeginn.
- Was ist der Unterschied zwischen Eignungs- und Zuschlagskriterien?
- Eignungskriterien beantworten, ob ein Anbieter grundsätzlich in Frage kommt — sie sind erfüllt oder nicht. Zuschlagskriterien bewerten, welches der geeigneten Angebote das beste ist. Die Vermischung beider ist eine der häufigsten Schwächen.
- Wie lange dauert eine Ausschreibung?
- Bei mittleren Vorhaben häufig neun bis zwölf Monate von der Entscheidung bis zum Leistungsbeginn — Vorbereitung, Angebotsfrist, Bewertung, Gremienentscheid und Beschwerdefrist zusammengerechnet. Die konkreten Fristen richten sich nach dem anwendbaren Recht.