Projektmanagement in der Verwaltung — nach Kanton.

Der Rahmen: HERMES, Beschaffungsrecht, Datenhaltung

Projektarbeit in der kantonalen Verwaltung bewegt sich in einem dreifachen Rahmen, der in allen Kantonen ähnlich wirkt und der jeder Werkzeugentscheidung vorgelagert ist. Die Unterschiede zwischen den Kantonen liegen nicht in diesem Rahmen, sondern in der Art der Vorhaben, den Sprachanforderungen und der Grösse der Verwaltung — darum geht es auf den einzelnen Kantonsseiten.

HERMES als methodischer Standard

HERMES ist die Projektmanagement-Methode der Schweizer Bundesverwaltung und in vielen Kantonen, Gemeinden und öffentlich-nahen Betrieben im Einsatz. Für IT- und Organisationsvorhaben der öffentlichen Hand ist die Methode faktisch gesetzt, in manchen Verwaltungen verbindlich vorgeschrieben.

Für die Werkzeugwahl folgt daraus eine konkrete Prüffrage: Lassen sich Phasen mit dokumentierten Freigabeentscheiden, den Phasen zugeordnete Ergebnisse und ein Rollenmodell mit passenden Rechten abbilden? Wichtig ist, das im Test zu prüfen und nicht anhand der Herstelleraussage «HERMES-tauglich». Lassen Sie ein reales Vorhaben mit seinem Szenario anlegen. Geht das nur über Umwege oder freie Textfelder, ist die Methodenunterstützung nominell.

Beschaffungsrecht

Die Beschaffung eines Werkzeugs unterliegt dem öffentlichen Beschaffungsrecht — kantonal geregelt über die Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen und, oberhalb der Staatsvertragsschwellen, über die entsprechenden internationalen Verpflichtungen. Massgebend für die Verfahrenswahl ist der geschätzte Auftragswert über die gesamte Vertragsdauer, nicht der Jahresbetrag. Bei Software mit fünfjähriger Laufzeit liegt dieser Wert entsprechend höher als der jährliche Lizenzbetrag — ein Punkt, der regelmässig übersehen wird und zur falschen Verfahrenswahl führt.

Praktisch heisst das: Der gesamte Aufwand liegt in der Vorbereitung. Ist die Ausschreibung publiziert, sind Leistungsbeschrieb, Kriterien und Gewichtung fixiert. Der Leistungsbeschrieb muss lösungsneutral sein — produktspezifische Vorgaben schränken den Wettbewerb ein und sind begründungsbedürftig. Und der Meilenstein heisst «Vertrag wirksam», nicht «Zuschlag erteilt»: Dazwischen liegt die Beschwerdefrist.

Datenhaltung und Datenschutz

Bei der Datenhaltung sind drei Fragen zu trennen, die in Anbieterangaben regelmässig vermischt werden: Wo stehen die Server, wer betreibt sie, und welchem Recht untersteht der Betreiber. Ein Schweizer Serverstandort schliesst ausländische Zugriffsansprüche nicht aus, wenn die vertragsschliessende Gesellschaft ihren Sitz im Ausland hat und dort zur Herausgabe verpflichtet werden kann.

Fragen Sie zusätzlich getrennt nach Produktivdaten, Sicherungen und Protokolldaten. Viele Anbieter halten Produktivdaten im Inland und Sicherungen anderswo — beides sind Personendaten, und für die Beurteilung zählt der ungünstigste Fall, nicht der beworbene. Verlangen Sie die vollständige Liste der Unterauftragsbearbeiter mit Sitzland; Anbieter mit sauberer Struktur haben sie öffentlich.

Für kantonale Organe gilt neben dem Bundesrecht das jeweilige kantonale Datenschutzrecht. Welche Vorgaben im konkreten Fall greifen, klären Sie mit der zuständigen Datenschutzstelle Ihres Kantons — die Angaben hier sind eine allgemeine fachliche Einordnung und keine Rechtsberatung.

Weitere Anforderungen der öffentlichen Hand

Über den methodischen und rechtlichen Rahmen hinaus kommen drei Anforderungen hinzu, die viele Produkte nur teilweise erfüllen. Die Zugänglichkeit der Weboberfläche ist nachzuweisen, nicht zuzusichern. Die Mehrsprachigkeit muss vollständig sein, einschliesslich Fehlermeldungen und Hilfetexte — teilübersetzte Oberflächen erfüllen die Anforderung faktisch nicht. Und die Archivierungsfähigkeit verlangt, dass Projektdaten nachvollziehbar und exportierbar bleiben.

Die Reihenfolge der Prüfung

Datenhaltung, Sprachen und Zugänglichkeit gehören als Ausschlusskriterien geführt, nicht als gewichtete Bewertungspunkte. Der Grund ist praktisch: Ein Punktabzug lässt sich durch Vorteile an anderer Stelle ausgleichen, eine nicht erfüllbare Vorgabe nicht. Erst danach folgen die Bewertungskriterien — Methodenunterstützung, Bedienbarkeit, Betriebsaufwand und Kosten über die Nutzungsdauer.