Die Initialisierung ist die erste Phase eines HERMES-Projekts. Sie klärt Ausgangslage, Ziele, Lösungsvarianten und Wirtschaftlichkeit und endet mit dem Entscheid des Auftraggebers, ob das Projekt freigegeben wird. Zentrale Ergebnisse sind die Studie, der Projektauftrag und ein erster Projektmanagementplan.
Wozu die Initialisierung dient
Die Initialisierung beantwortet eine einzige Frage: Lohnt es sich, dieses Vorhaben als Projekt zu führen — und wenn ja, in welcher Form? Bevor Budget, Personal und Aufmerksamkeit in grösserem Umfang gebunden werden, soll eine belastbare Entscheidungsgrundlage vorliegen. HERMES legt diese Phase bewusst an den Anfang, weil Fehlentscheide hier am billigsten zu korrigieren sind: Ein verworfenes Vorhaben kostet in der Initialisierung einige Wochen Arbeit, in der Realisierung oft ein Vielfaches.
Die Phase ist kein Formalakt. Ihr eigentlicher Wert liegt in der gemeinsamen Klärung zwischen Auftraggeber, Fachbereich und künftiger Projektleitung. Wer die Initialisierung als Pflichtübung abhakt, trägt ungeklärte Ziele und unrealistische Erwartungen in alle weiteren Phasen mit.
Die zentralen Ergebnisse
| Ergebnis | Inhalt | Wozu es dient |
|---|---|---|
| Studie | Situationsanalyse, Ziele, Anforderungen, Lösungsvarianten, Bewertung, Empfehlung | Fundierte Wahl der Lösungsrichtung |
| Projektauftrag | Ziele, Umfang, Rahmenbedingungen, Organisation, Termine, Kosten | Verbindlicher Rahmen für das Projekt |
| Projektmanagementplan (erste Fassung) | Vorgehen, Szenario, Organisation, grobe Planung | Grundlage für Steuerung und Führung |
| Wirtschaftlichkeitsbetrachtung | Nutzen, Kosten, Risiken der empfohlenen Variante | Begründung der Investition |
Welche Ergebnisse im Detail entstehen, hängt vom gewählten Szenario und vom Tailoring ab. Ein kleines internes Vorhaben kommt mit einer schlanken Studie und einem kurzen Projektauftrag aus; ein grosses Beschaffungsprojekt der öffentlichen Hand braucht deutlich mehr Tiefe, etwa zu rechtlichen Vorgaben, Informationssicherheit und Beschaffungsverfahren.
Der Ablauf in vier Schritten
- 01Auftrag zur Initialisierung klärenDer Auftraggeber legt fest, was untersucht werden soll, wer die Initialisierung leitet und bis wann eine Entscheidungsgrundlage vorliegen muss.
- 02Situation analysierenIst-Zustand, Probleme, Stakeholder und Rahmenbedingungen erfassen — ohne bereits eine Lösung vorwegzunehmen.
- 03Varianten erarbeiten und bewertenMindestens zwei ernsthafte Lösungsvarianten plus die Nullvariante nach Nutzen, Kosten, Risiken und Machbarkeit vergleichen.
- 04Entscheid vorbereitenEmpfehlung, Projektauftrag und Projektmanagementplan so aufbereiten, dass der Auftraggeber fundiert entscheiden kann.
Der Entscheid am Ende der Phase
Die Initialisierung schliesst mit einem Meilenstein: Der Auftraggeber entscheidet auf Basis der vorliegenden Ergebnisse, ob das Projekt freigegeben, mit Auflagen freigegeben, überarbeitet oder abgebrochen wird. Dieser Entscheid ist das eigentliche Produkt der Phase. Ein Abbruch ist dabei kein Scheitern, sondern ein Erfolg der Methode — er verhindert, dass Mittel in ein Vorhaben ohne tragfähige Grundlage fliessen.
Legen Sie schon beim Start der Initialisierung fest, nach welchen Kriterien am Ende entschieden wird. Wer die Kriterien erst am Schluss definiert, bewertet unbewusst in Richtung der bereits favorisierten Lösung.
Wie viel Aufwand ist angemessen?
Eine Faustregel aus der Praxis: Die Initialisierung sollte einen kleinen, aber spürbaren Anteil des erwarteten Gesamtaufwands ausmachen — genug, um Varianten ernsthaft zu prüfen, aber nicht so viel, dass bereits Konzeptarbeit geleistet wird. Entscheidend ist weniger die Dauer als die Frage, ob der Auftraggeber am Ende wirklich zwischen Alternativen wählen kann.
Typische Fehler
- Die Lösung steht schon fest: Die Studie wird rückwärts geschrieben, um eine bereits getroffene Wahl zu rechtfertigen.
- Keine Nullvariante: Ohne den Vergleich mit dem Nichtstun bleibt der Nutzen unbelegt.
- Ziele ohne Messgrösse: «Effizienter werden» lässt sich am Projektende nicht überprüfen.
- Stakeholder fehlen: Betrieb, Datenschutz oder Informationssicherheit werden erst in der Realisierung einbezogen — und bremsen dann.
- Zu viel Detail: Die Initialisierung gerät zur vorgezogenen Konzeptphase und verzögert den Entscheid.
Initialisierung in der öffentlichen Verwaltung
In Bund, Kantonen und Gemeinden hat die Initialisierung zusätzliches Gewicht, weil sie oft über die Wahl des Beschaffungsverfahrens mitentscheidet. Zeigt die Studie, dass eine Standardlösung eingekauft werden soll, müssen Anforderungen, Mengengerüst und Zeitplan so früh stehen, dass eine Ausschreibung nach BöB oder IVöB rechtzeitig vorbereitet werden kann. Wer diesen Vorlauf unterschätzt, verliert später Monate. Ebenso früh gehören Informationssicherheit und Datenschutz an den Tisch: Eine Schutzbedarfsanalyse in der Initialisierung verhindert, dass eine bereits gewählte Lösung in der Konzeptphase an Sicherheitsanforderungen scheitert.
Hilfreich ist, die Initialisierung selbst wie ein kleines Projekt zu führen: mit einem klaren Auftrag, einer verantwortlichen Person, einem Termin für den Entscheid und einem begrenzten Budget. So bleibt die Phase fokussiert und endet mit dem, wofür sie gedacht ist — einer Entscheidung.
Übergang zur Konzeptphase
Mit der Freigabe beginnt die Konzeptphase. Der Projektauftrag bleibt dabei der Referenzpunkt: An seinen Zielen und Rahmenbedingungen wird jeder spätere Entscheid gemessen. Ändern sich diese wesentlich, wird der Auftrag formal angepasst — nicht stillschweigend übergangen. Ein Werkzeug, das Ziele, Meilensteine und Verantwortlichkeiten aus der Initialisierung direkt in die Projektsteuerung übernimmt, verhindert, dass diese Grundlage in einer Ablage verschwindet.
Diese Methode lässt sich in einem Projekt-Tool wie Flenio direkt abbilden — DACH-nativ und DSG-konform gehostet.
Häufige Fragen
- Welche Ergebnisse entstehen in der HERMES-Initialisierung?
- Im Kern die Studie mit Lösungsvarianten und Empfehlung, der Projektauftrag und eine erste Fassung des Projektmanagementplans. Umfang und Tiefe richten sich nach Szenario und Tailoring.
- Wer entscheidet am Ende der Initialisierung?
- Der Auftraggeber. Er entscheidet auf Basis der Ergebnisse, ob das Projekt freigegeben, überarbeitet oder abgebrochen wird.
- Ist ein Projektabbruch nach der Initialisierung ein Misserfolg?
- Nein. Die Phase ist genau dafür da, Vorhaben ohne tragfähige Grundlage früh und günstig zu stoppen.
- Wie lange dauert eine Initialisierung?
- Das hängt von Grösse und Komplexität ab. Wichtiger als die Dauer ist, dass am Ende echte Alternativen zur Wahl stehen.