Die HERMES-Studie analysiert die Ausgangslage, definiert Ziele und Anforderungen, entwickelt mehrere Lösungsvarianten, bewertet sie nach vorab festgelegten Kriterien und gibt eine begründete Empfehlung ab. Sie ist die Grundlage für den Projektauftrag und den Freigabeentscheid des Auftraggebers.
Die Rolle der Studie
Die Studie steht zwischen der Idee und dem Projektauftrag. Sie klärt, welches Problem gelöst werden soll, welche Wege dafür infrage kommen und welcher davon den besten Kompromiss aus Nutzen, Kosten, Risiko und Machbarkeit bietet. Ohne Studie wird ein Projekt auf eine Lösung festgelegt, bevor ihre Alternativen überhaupt bekannt sind.
Aufbau einer Studie
- Situationsanalyse: Ist-Zustand, Probleme, betroffene Prozesse und Stakeholder.
- Ziele: angestrebter Zustand mit messbaren Zielgrössen.
- Anforderungen: fachliche, technische, rechtliche und betriebliche Anforderungen an jede Lösung.
- Lösungsvarianten: mindestens zwei ernsthafte Varianten plus die Nullvariante.
- Bewertung: Vergleich nach vorab definierten Kriterien und Gewichten.
- Empfehlung: begründete Wahl einer Variante mit ihren Risiken und Voraussetzungen.
Varianten, die diesen Namen verdienen
Eine Studie mit einer echten und zwei offensichtlich schwachen Varianten ist keine Entscheidungsgrundlage, sondern eine Begründung. Gute Varianten unterscheiden sich grundsätzlich — etwa Eigenentwicklung, Beschaffung einer Standardlösung und Anpassung eines bestehenden Systems. Dazu gehört immer die Nullvariante: Was passiert, wenn nichts unternommen wird? Erst im Vergleich mit ihr wird der Nutzen des Projekts sichtbar.
Die gewählte Variante bestimmt oft das HERMES-Szenario: Eine Beschaffung verlangt einen anderen Ablauf als eine Individualentwicklung. Der Szenario-Finder hilft, diese Verbindung früh zu prüfen.
Fair bewerten: die Nutzwertanalyse
Verbreitet ist eine gewichtete Nutzwertanalyse. Entscheidend ist die Reihenfolge: Kriterien und Gewichte werden festgelegt, bevor die Varianten bewertet werden. Wer erst bewertet und dann gewichtet, passt die Gewichte unbewusst an die favorisierte Lösung an.
| Kriterium | Gewicht | Variante A | Variante B | Nullvariante |
|---|---|---|---|---|
| Erfüllung Muss-Anforderungen | 30 % | [1–5] | [1–5] | [1–5] |
| Gesamtkosten über 5 Jahre | 25 % | [1–5] | [1–5] | [1–5] |
| Umsetzungsrisiko | 20 % | [1–5] | [1–5] | [1–5] |
| Betrieb und Wartbarkeit | 15 % | [1–5] | [1–5] | [1–5] |
| Zeit bis zum Nutzen | 10 % | [1–5] | [1–5] | [1–5] |
Kosten sollten über den Lebenszyklus betrachtet werden, nicht nur als Investition. Eine günstige Beschaffung mit hohen Lizenz- und Betriebskosten kann über fünf Jahre teurer sein als eine aufwendigere Eigenlösung — und umgekehrt.
Von der Bewertung zur Empfehlung
Die Empfehlung ist mehr als das Ergebnis der Punktzahl. Sie benennt, unter welchen Voraussetzungen die Variante funktioniert, welche Risiken bleiben und welche Annahmen später überprüft werden müssen. Liegen zwei Varianten nah beieinander, gehört das offen in die Empfehlung — der Auftraggeber soll wissen, wie knapp der Entscheid ist.
Typische Schwächen
- Anforderungen werden nach der Variantenwahl formuliert und passen deshalb nur zu einer Lösung.
- Kosten werden nur als Einmalinvestition betrachtet.
- Betrieb, Informationssicherheit und Datenschutz fehlen in den Kriterien.
- Die Studie ist so umfangreich, dass sie niemand liest — eine Zusammenfassung auf einer Seite fehlt.
Marktabklärung als Teil der Studie
Kommt eine Beschaffung infrage, gehört eine Marktabklärung in die Studie. Sie zeigt, welche Lösungen es gibt, was sie typischerweise kosten und welche Anbieter im Schweizer Markt aktiv sind. In der öffentlichen Beschaffung ist dabei Sorgfalt nötig: Gespräche mit Anbietern dürfen keinen Wissensvorsprung verschaffen, der den späteren Wettbewerb verzerrt. Ein sauberer Weg ist ein strukturierter Request for Information mit identischen Fragen an alle.
Für Werkzeuge mit Personendaten gehört auch die Datenhaltung in die Bewertung: Wo werden Daten gespeichert, welche Unterauftragsbearbeiter sind beteiligt, wie gut lässt sich ein vollständiger Export durchführen? Diese Kriterien entscheiden später über Verhandlungsposition und Compliance und lassen sich in der Studie mit wenig Aufwand abfragen.
Studie im richtigen Umfang
Über das Tailoring lässt sich die Tiefe anpassen. Für ein kleines Vorhaben genügen wenige Seiten mit klarer Variantenübersicht; ein grosses Vorhaben der öffentlichen Hand braucht eine ausführliche Untersuchung, oft mit Marktabklärung. Entscheidend ist in beiden Fällen dasselbe: Der Auftraggeber muss am Ende echte Alternativen kennen und verstehen, warum eine davon empfohlen wird.
Diese Methode lässt sich in einem Projekt-Tool wie Flenio direkt abbilden — DACH-nativ und DSG-konform gehostet.
Häufige Fragen
- Was gehört in eine HERMES-Studie?
- Situationsanalyse, Ziele, Anforderungen, mehrere Lösungsvarianten inklusive Nullvariante, eine Bewertung nach vorab definierten Kriterien und eine begründete Empfehlung.
- Wie viele Varianten braucht eine Studie?
- Mindestens zwei ernsthafte Varianten plus die Nullvariante. Die Varianten sollten sich grundsätzlich unterscheiden, nicht nur in Details.
- Warum müssen Kriterien vor der Bewertung feststehen?
- Weil sonst die Gewichte unbewusst an die bevorzugte Lösung angepasst werden und die Bewertung ihre Aussagekraft verliert.