Eine Teststellung prüft zwei bis drei vorausgewählte PM-Tools während drei bis vier Wochen mit einem echten, kleinen Projekt und einer gemischten Testgruppe. Vorab werden Testszenarien und Bewertungskriterien festgelegt, am Ende bewerten alle Testenden nach demselben Raster. Entscheidend sind Akzeptanz im Team, Aufwand im Alltag, Datenexport und Datenhaltung — nicht die Zahl der Funktionen.
Warum Demos in die Irre führen
In einer Demo zeigt der Anbieter einen vorbereiteten Idealfall. Was dabei nicht sichtbar wird, entscheidet aber über den Erfolg: Wie lange braucht jemand ohne Schulung, um eine Aufgabe anzulegen? Wie gut funktioniert die mobile App auf der Baustelle? Wie mühsam ist der Export, wenn ein Statusbericht gebraucht wird? Solche Fragen beantwortet nur der Test im eigenen Alltag.
Vorauswahl: höchstens drei Kandidaten
Eine Teststellung mit fünf Tools überfordert jede Testgruppe. Sinnvoll ist eine Vorauswahl auf zwei bis drei Kandidaten anhand von Ausschlusskriterien — etwa Datenhaltung, Sprache, Preisrahmen, Integration in bestehende Werkzeuge. Der Tool-Auswahl-Finder und die Auswahlkriterien auf projekttools.ch helfen, diese Vorauswahl strukturiert zu treffen.
Der Ablauf in vier Wochen
| Woche | Inhalt |
|---|---|
| Vorbereitung | Testszenarien, Bewertungsraster, Testgruppe, Testkonten |
| Woche 1 | Einrichtung mit echtem Projekt, kurze Einführung, erste Aufgaben |
| Woche 2–3 | Normaler Projektalltag im Tool: Aufgaben, Termine, Abstimmungen, Berichte |
| Woche 4 | Bewertung durch alle Testenden, Auswertung, Entscheid |
Gute Testszenarien
Testszenarien beschreiben typische Abläufe aus dem eigenen Alltag, nicht Funktionen. Statt «Gantt vorhanden» heisst ein Szenario etwa: «Die Projektleitung verschiebt einen Meilenstein; alle abhängigen Aufgaben und Beteiligten sind danach korrekt informiert.» So wird geprüft, ob das Werkzeug den Ablauf wirklich unterstützt.
- Ein Projekt mit Phasen und Meilensteinen anlegen und einem Team zuweisen.
- Aufgaben verteilen, kommentieren, erledigen — auch auf dem Smartphone.
- Einen Termin verschieben und die Auswirkungen nachvollziehen.
- Einen Statusbericht für den Auftraggeber erstellen.
- Externe Beteiligte mit eingeschränkten Rechten einladen.
- Alle Projektdaten exportieren und prüfen, ob sie brauchbar sind.
Testen Sie den vollständigen Datenexport schon in der Teststellung. Er entscheidet über Ihre Verhandlungsposition in einigen Jahren — und ist nach der Einführung schwer nachzuverhandeln.
Die Testgruppe
Die Testgruppe sollte die spätere Nutzung abbilden: eine Projektleitung, zwei bis drei Teammitglieder mit unterschiedlicher Technikaffinität, jemand aus der Geschäftsleitung oder dem Auftraggeberkreis, der nur Berichte liest, und gegebenenfalls ein externer Partner. Wer nur Power-User testen lässt, wählt ein Tool, das die Hälfte der späteren Nutzenden überfordert.
Bewerten nach einem Raster
| Kriterium | Gewicht | Tool A | Tool B |
|---|---|---|---|
| Bedienbarkeit ohne Schulung | 25 % | [1–5] | [1–5] |
| Abdeckung der Testszenarien | 25 % | [1–5] | [1–5] |
| Aufwand im Alltag | 20 % | [1–5] | [1–5] |
| Export und Integration | 15 % | [1–5] | [1–5] |
| Kosten über drei Jahre | 15 % | [1–5] | [1–5] |
Das Raster wird vor der Teststellung festgelegt und von allen Testenden unabhängig ausgefüllt. Ergänzend lohnt eine offene Frage: «Mit welchem Tool würden Sie ab morgen arbeiten wollen?» Die Antwort ist oft aussagekräftiger als jede Punktzahl.
Nach der Teststellung
Mit dem Entscheid beginnt die Einführung. Die Erfahrungen der Testgruppe sind dabei wertvoll: Sie wissen, wo das Tool hakt, und können als Ansprechpersonen im Team dienen. Wer die Teststellung sauber dokumentiert — Szenarien, Bewertungen, Begründung —, hat zugleich die Grundlage für die Rechenschaft gegenüber Geschäftsleitung oder, in der öffentlichen Hand, für die Beschaffungsakte.
Häufige Fragen
- Wie lange sollte eine Teststellung dauern?
- Drei bis vier Wochen genügen meist, damit ein Team das Tool im echten Alltag nutzen und bewerten kann.
- Wie viele Tools sollte man testen?
- Zwei bis drei. Mehr überfordert die Testgruppe und verwässert die Ergebnisse.
- Was ist das wichtigste Kriterium?
- Die Akzeptanz im Team. Ein einfaches Tool, das alle nutzen, bringt mehr als ein mächtiges, das niemand annimmt.