Der Wechsel von Notion läuft über den «Markdown & CSV»-Export der Datenbank. Datenbank-Einträge (als Aufgaben), Status-/Select-Spalten, Personen- und Datums-Spalten wandern mit. Verschachtelte Seiten, Formeln und Relations sind Notion-spezifisch und werden vereinfacht.
Warum Teams von Notion wechseln — und warum nicht
Vorweg fair: Notion ist kein schlechtes Werkzeug. Als flexibler Baukasten für Wissen, Dokumente und leichte Strukturen ist es hervorragend. Wer wechselt, tut das selten aus Unzufriedenheit mit der Kernfunktion, sondern weil sich Prioritäten verschoben haben — am häufigsten bei zwei Themen: der Datenhaltung und dem Verhältnis von Funktionsumfang zu tatsächlichem Bedarf.
Bevor Sie wechseln, lohnt der ehrliche Test: Liegt Ihr Problem wirklich am Tool — oder an der Art, wie es eingesetzt wird? Ein Wechsel löst Datenhaltungs- und Fokus-Fragen; er löst keine unklaren Prozesse. Sind die Prozesse sauber und bleibt trotzdem der Wunsch nach Schweizer Datenhaltung, deutschsprachiger Bedienung oder weniger Überladung, ist der Wechsel begründet.
Der Wechselgrund ist bei Notion fast immer derselbe: Es ist kein spezialisiertes Projektmanagement-Tool. Termintreue, saubere Zuständigkeiten, Auslastung und Reporting muss man sich in Notion mühsam selbst bauen — und diese Eigenbauten werden mit dem Team-Wachstum brüchig. Ein echtes PM-Tool bringt das von Haus aus mit.
Vor dem Wechsel: drei Dinge klären
- Datenumfang festlegen: Welche Projekte und Aufgaben wandern wirklich mit? Alte, abgeschlossene Projekte müssen selten migriert werden — ein Neustart mit den aktiven Projekten ist oft sauberer.
- Verantwortliche zuordnen: Sammeln Sie die E-Mail-Adressen des Teams. Die meisten Importe ordnen Zuständige über den E-Mail-Abgleich zu.
- Parallelbetrieb planen: Lassen Sie das alte Tool ein bis zwei Wochen lesend offen, bis alle im neuen System angekommen sind. Das nimmt den Druck aus dem Umstieg.
Schritt für Schritt: Notion exportieren
Notion exportiert Datenbanken im Format «Markdown & CSV» als ZIP. Für den Umzug relevant ist die enthaltene CSV — sie trägt Ihre Datenbank-Einträge samt Spalten. Wichtig: Exportieren Sie die Datenbank-Ansicht, nicht eine einzelne Seite:
- 01Datenbank öffnenDie zu migrierende Notion-Datenbank (Tabelle/Board) öffnen.
- 02Export-Menü«…»-Menü oben rechts → «Export».
- 03Markdown & CSVAls Format «Markdown & CSV» wählen.
- 04ImportierenZIP entpacken, die CSV im Zieltool importieren, Mapping prüfen.
Kein Import überträgt alles 1:1. Datei-Anhänge, tool-spezifische Automationen, Dashboards und individuelle Ansichten sind an das Ursprungssystem gebunden und wandern nicht mit. Das ist normal — planen Sie diese wenigen Dinge bewusst neu, statt sie zu erzwingen.
Speziell bei Notion: Was das Tool so flexibel macht — verschachtelte Seiten, Formeln, Relations und Rollups — lässt sich nicht in ein strukturiertes PM-Tool übertragen. Das ist kein Mangel des Imports, sondern der Unterschied zwischen einem Baukasten und einem spezialisierten Werkzeug. Übernehmen Sie die Aufgaben-Daten und lassen Sie die Bastelei bewusst zurück.
Der häufigste Wechselgrund: Datenhaltung
Der mit Abstand häufigste Grund für einen Wechsel im DACH-Raum ist die Frage, wo die Projektdaten liegen. Viele internationale Tools speichern primär in US-Clouds. Für Teams mit Anforderungen aus dem revidierten Datenschutzgesetz (revDSG) oder der DSGVO — besonders im öffentlichen Sektor, im Gesundheitswesen, in Beratung und Finanzdienstleistung — kann das ein Ausschlusskriterium sein. Ein Wechsel zu einem Tool mit Datenhaltung in der Schweiz oder EU löst diese Frage sauber.
Der konkrete Zielweg
Flenio ist echtes Projektmanagement statt Datenbank-Bastelei: Status, Zuständige, Fälligkeiten und Reporting sind eingebaut, nicht selbstgebaut. Der Import liest die Notion-CSV, ordnet Select-Spalten den Status zu und übernimmt Personen und Termine. Datenhaltung in der Schweiz, deutschsprachig.
- Datenbank-Einträge als Aufgaben
- Status-/Select-Spalten (zu Status)
- Personen-Spalten (zu Zuständige)
- Datums-Spalten (zu Fälligkeit)
- Verschachtelte Seiten und Seiteninhalte werden nicht als Struktur übernommen
- Notion-Formeln, Relations und Rollups sind tool-spezifisch
Häufige Fragen
- Ist Notion nicht gut genug fürs Projektmanagement?
- Notion ist ein exzellenter Baukasten, aber kein spezialisiertes PM-Tool. Termintreue, Zuständigkeiten, Auslastung und Reporting muss man sich selbst bauen — das wird mit wachsendem Team brüchig. Wer diese Dinge eingebaut braucht, wechselt.
- Kommen meine Notion-Formeln und Relations mit?
- Nein, die sind Notion-spezifisch. Beim Export übernehmen Sie die Datenbank-Einträge mit ihren Spalten (Status, Personen, Datum). Formeln, Relations und Rollups bilden Sie im neuen Tool nur nach, wenn sie wirklich gebraucht werden.
- Muss ich die Datenbank oder die Seite exportieren?
- Die Datenbank-Ansicht (Tabelle oder Board). Nur so enthält der Export die strukturierten Einträge als CSV. Eine einzelne Notion-Seite liefert keine verwertbare Aufgabenliste.