Der Wechsel von Monday.com läuft über den Excel-Export je Board. Items (als Aufgaben mit ID), Status-Spalten und Timeline-/Datumsspalten wandern mit. Personen ordnen Sie im Vorschau-Schritt per Namen zu, da Monday keine E-Mails exportiert.
Warum Teams von Monday.com wechseln — und warum nicht
Vorweg fair: Monday.com ist kein schlechtes Werkzeug. Seine farbigen, flexiblen Boards und die vielen Vorlagen decken sehr unterschiedliche Abläufe ab. Wer wechselt, tut das selten aus Unzufriedenheit mit der Kernfunktion, sondern weil sich Prioritäten verschoben haben — am häufigsten bei zwei Themen: der Datenhaltung und dem Verhältnis von Funktionsumfang zu tatsächlichem Bedarf.
Bevor Sie wechseln, lohnt der ehrliche Test: Liegt Ihr Problem wirklich am Tool — oder an der Art, wie es eingesetzt wird? Ein Wechsel löst Datenhaltungs- und Fokus-Fragen; er löst keine unklaren Prozesse. Sind die Prozesse sauber und bleibt trotzdem der Wunsch nach Schweizer Datenhaltung, deutschsprachiger Bedienung oder weniger Überladung, ist der Wechsel begründet.
Zwei Gründe treiben den Wechsel von Monday am häufigsten: Erstens die Kosten, die pro Sitz und mit höheren Plänen schnell steigen. Zweitens die Erkenntnis, dass ein grosser Teil der Flexibilität für reine Projektarbeit gar nicht gebraucht wird — ein fokussierteres Tool bildet den Alltag oft ruhiger ab.
Vor dem Wechsel: drei Dinge klären
- Datenumfang festlegen: Welche Projekte und Aufgaben wandern wirklich mit? Alte, abgeschlossene Projekte müssen selten migriert werden — ein Neustart mit den aktiven Projekten ist oft sauberer.
- Verantwortliche zuordnen: Sammeln Sie die E-Mail-Adressen des Teams. Die meisten Importe ordnen Zuständige über den E-Mail-Abgleich zu.
- Parallelbetrieb planen: Lassen Sie das alte Tool ein bis zwei Wochen lesend offen, bis alle im neuen System angekommen sind. Das nimmt den Druck aus dem Umstieg.
Schritt für Schritt: Monday exportieren
Monday exportiert je Board nach Excel. Der Vorteil: Ein guter Import liest Excel direkt, ohne dass Sie die Datei erst in CSV umwandeln müssen. Eine Besonderheit ist die Personenzuordnung — dazu gleich mehr:
- 01Board öffnenDas zu migrierende Monday-Board öffnen.
- 02Board-Menü (…)Oben rechts das Board-Menü öffnen.
- 03Zu Excel exportieren«Exportieren» → «Board zu Excel exportieren».
- 04ImportierenExcel-Datei direkt importieren, im Vorschau-Schritt Personen zuordnen.
Monday exportiert keine E-Mail-Adressen, sondern nur Namen. Deshalb ordnen Sie Teammitglieder im Vorschau-Schritt einmalig per Namen den richtigen Personen zu — danach sitzt die Zuordnung.
Kein Import überträgt alles 1:1. Datei-Anhänge, tool-spezifische Automationen, Dashboards und individuelle Ansichten sind an das Ursprungssystem gebunden und wandern nicht mit. Das ist normal — planen Sie diese wenigen Dinge bewusst neu, statt sie zu erzwingen.
Der häufigste Wechselgrund: Datenhaltung
Der mit Abstand häufigste Grund für einen Wechsel im DACH-Raum ist die Frage, wo die Projektdaten liegen. Viele internationale Tools speichern primär in US-Clouds. Für Teams mit Anforderungen aus dem revidierten Datenschutzgesetz (revDSG) oder der DSGVO — besonders im öffentlichen Sektor, im Gesundheitswesen, in Beratung und Finanzdienstleistung — kann das ein Ausschlusskriterium sein. Ein Wechsel zu einem Tool mit Datenhaltung in der Schweiz oder EU löst diese Frage sauber.
Der konkrete Zielweg
Flenio ist bewusst aufs Projektmanagement fokussiert — ohne den Funktions-Ballast, der Monday für viele Teams zu teuer und zu breit macht. Der Import liest die Monday-Excel-Datei direkt, übernimmt Status und Timeline und führt im Vorschau-Schritt durch die Personenzuordnung. Datenhaltung in der Schweiz, Preise in CHF und EUR.
- Items als Aufgaben (mit Item-ID — Re-Import aktualisiert statt dupliziert)
- Status-Spalte (zu Status)
- Datums-/Timeline-Spalten
- Weitere Spalten als benutzerdefinierte Felder
- Personen per Namens-Zuordnung im Vorschau-Schritt (Monday exportiert keine E-Mails)
- Automationen, Widgets und Dashboards bleiben in Monday
Häufige Fragen
- Warum muss ich bei Monday Personen manuell zuordnen?
- Weil Monday beim Export nur Namen ausgibt, keine E-Mail-Adressen. Ein guter Import löst das über einen einmaligen Namens-Abgleich im Vorschau-Schritt — danach sind alle Aufgaben korrekt zugeordnet.
- Muss ich die Monday-Excel-Datei umwandeln?
- Nein. Ein guter Import liest Excel direkt. Sie ziehen die exportierte Datei einfach in den Import — ein Zwischenschritt über CSV entfällt.
- Wandern Monday-Automationen mit?
- Nein. Automationen, Widgets und Dashboards sind tool-spezifisch. Prüfen Sie, welche wirklich genutzt werden, und bilden Sie diese im neuen Tool gezielt nach.