Ein PM-Tool-Wechsel gelingt in vier Schritten: Umfang festlegen (nur aktive Projekte migrieren), Daten aus dem alten Tool exportieren, im neuen Tool importieren und Zuständige zuordnen, und ein bis zwei Wochen Parallelbetrieb fahren. Der häufigste Fehler ist, alles migrieren zu wollen.
Warum die meisten Tool-Wechsel schwerer wirken, als sie sind
Die Angst vor dem Tool-Wechsel ist meist grösser als der Aufwand. Der Grund: Man stellt sich vor, jahrelange Historie lückenlos übertragen zu müssen. In der Praxis migriert man fast nie alles — sondern die aktiven Projekte, mit denen das Team weiterarbeitet. Abgeschlossenes bleibt im Archiv des alten Tools oder wird als Export weggelegt. Diese Erkenntnis nimmt dem Wechsel den Grossteil seines Schreckens.
Die vier Schritte jedes Wechsels
- 01Umfang festlegenNur die aktiven Projekte migrieren. Abgeschlossenes muss selten mit — ein sauberer Neustart mit dem Laufenden ist meist besser.
- 02ExportierenDaten aus dem alten Tool exportieren — je nach Tool als CSV, Excel oder JSON. Format und Weg unterscheiden sich; tool-spezifische Anleitungen helfen.
- 03Importieren & zuordnenIm neuen Tool importieren, Spalten-Mapping und Personenzuordnung in der Vorschau prüfen, dann übernehmen.
- 04ParallelbetriebDas alte Tool ein bis zwei Wochen lesend offen lassen, bis alle im neuen System angekommen sind.
Die Checkliste vor dem Umzug
- E-Mail-Adressen des Teams sammeln (für die Zuständigen-Zuordnung).
- Aktive Projekte identifizieren, abgeschlossene bewusst ausklammern.
- Wichtige Datei-Anhänge notieren — sie wandern selten automatisch mit.
- Genutzte Automationen prüfen: Welche werden wirklich gebraucht?
- Einen Stichtag für den Umstieg festlegen und im Team kommunizieren.
- Datenhaltungs-Anforderungen klären (revDSG/DSGVO), falls relevant.
Die häufigsten Fehler — und wie Sie sie vermeiden
Der mit Abstand häufigste Fehler ist der Versuch, alles zu migrieren: jede alte Aufgabe, jedes Archivprojekt, jede Automation. Das bläht den Umzug auf und überträgt Altlasten ins neue System. Der zweite Fehler ist ein harter Cut ohne Parallelbetrieb — er erzeugt Panik, sobald jemand etwas im alten Tool sucht. Der dritte ist, den Wechsel als reines IT-Thema zu behandeln: Ein Tool-Wechsel ist ein Team-Wechsel, er braucht Kommunikation und einen klaren Stichtag.
Kein Import überträgt alles 1:1. Datei-Anhänge, tool-spezifische Automationen, Dashboards und individuelle Ansichten sind an das Ursprungssystem gebunden und wandern nicht mit. Das ist normal — planen Sie diese wenigen Dinge bewusst neu, statt sie zu erzwingen.
Der häufigste Wechselgrund: Datenhaltung
Der mit Abstand häufigste Grund für einen Wechsel im DACH-Raum ist die Frage, wo die Projektdaten liegen. Viele internationale Tools speichern primär in US-Clouds. Für Teams mit Anforderungen aus dem revidierten Datenschutzgesetz (revDSG) oder der DSGVO — besonders im öffentlichen Sektor, im Gesundheitswesen, in Beratung und Finanzdienstleistung — kann das ein Ausschlusskriterium sein. Ein Wechsel zu einem Tool mit Datenhaltung in der Schweiz oder EU löst diese Frage sauber.
Von welchem Tool kommen Sie?
Für die gängigsten Ausgangstools gibt es tool-spezifische Anleitungen mit den genauen Export-Schritten — von ClickUp, Asana und Trello über monday.com und Jira bis Notion. Sie zeigen jeweils exakt, wo Sie den Export finden, welches Format das beste ist und was mitwandert.
- Von ClickUp wechseln — CSV mit allen Spalten.
- Von Asana wechseln — CSV je Projekt.
- Von Trello wechseln — JSON mit voller Board-Tiefe.
- Von monday.com wechseln — Excel je Board.
- Von Jira wechseln — CSV per JQL gefiltert.
- Von Notion wechseln — Markdown & CSV der Datenbank.
Häufige Fragen
- Wie lange dauert ein PM-Tool-Wechsel?
- Der reine Export und Import dauert je Projekt Minuten. Der eigentliche Aufwand ist die Vorbereitung und das Ankommen des Teams — realistisch ein bis zwei Wochen Parallelbetrieb, nicht mehr.
- Muss ich meine gesamte Historie migrieren?
- Nein, und Sie sollten es meist nicht. Migrieren Sie nur die aktiven Projekte. Abgeschlossenes bleibt im alten Tool oder wird als Export archiviert — das hält das neue System sauber.
- Was ist der häufigste Fehler beim Wechsel?
- Alles migrieren zu wollen. Das überträgt Altlasten und bläht den Umzug auf. Zweithäufigster Fehler: ein harter Cut ohne Parallelbetrieb. Planen Sie ein bis zwei Wochen Übergang ein.