Der Wechsel von ClickUp gelingt über einen CSV-Export der Listen-/Tabellenansicht mit allen Spalten. Aufgaben, Status, Zuständige, Fälligkeiten, Prioritäten und Tags wandern mit; Anhänge, Automationen und Dashboards bleiben tool-spezifisch und werden neu aufgesetzt.
Warum Teams von ClickUp wechseln — und warum nicht
Vorweg fair: ClickUp ist kein schlechtes Werkzeug. Seine enorme Funktionsbreite — von Docs über Ziele bis zu Whiteboards — ist für manche Teams genau richtig. Wer wechselt, tut das selten aus Unzufriedenheit mit der Kernfunktion, sondern weil sich Prioritäten verschoben haben — am häufigsten bei zwei Themen: der Datenhaltung und dem Verhältnis von Funktionsumfang zu tatsächlichem Bedarf.
Bevor Sie wechseln, lohnt der ehrliche Test: Liegt Ihr Problem wirklich am Tool — oder an der Art, wie es eingesetzt wird? Ein Wechsel löst Datenhaltungs- und Fokus-Fragen; er löst keine unklaren Prozesse. Sind die Prozesse sauber und bleibt trotzdem der Wunsch nach Schweizer Datenhaltung, deutschsprachiger Bedienung oder weniger Überladung, ist der Wechsel begründet.
Vor dem Wechsel: drei Dinge klären
- Datenumfang festlegen: Welche Projekte und Aufgaben wandern wirklich mit? Alte, abgeschlossene Projekte müssen selten migriert werden — ein Neustart mit den aktiven Projekten ist oft sauberer.
- Verantwortliche zuordnen: Sammeln Sie die E-Mail-Adressen des Teams. Die meisten Importe ordnen Zuständige über den E-Mail-Abgleich zu.
- Parallelbetrieb planen: Lassen Sie das alte Tool ein bis zwei Wochen lesend offen, bis alle im neuen System angekommen sind. Das nimmt den Druck aus dem Umstieg.
Schritt für Schritt: ClickUp exportieren
ClickUp exportiert Aufgaben als CSV. Wichtig ist, beim Export «Alle Spalten» zu wählen — nur dann kommen Status, Zuständige und Fälligkeiten vollständig mit. Der eigentliche Export dauert nur wenige Klicks:
- 01Ansicht öffnenListen- oder Tabellenansicht mit den relevanten Aufgaben öffnen.
- 02Export startenDrei-Punkte-Menü (…) oben rechts → «Export».
- 03CSV, alle SpaltenFormat CSV wählen, «Alle Spalten» aktivieren.
- 04ImportierenCSV herunterladen und im Zieltool importieren, Mapping in der Vorschau prüfen.
Kein Import überträgt alles 1:1. Datei-Anhänge, tool-spezifische Automationen, Dashboards und individuelle Ansichten sind an das Ursprungssystem gebunden und wandern nicht mit. Das ist normal — planen Sie diese wenigen Dinge bewusst neu, statt sie zu erzwingen.
Der häufigste Wechselgrund: Datenhaltung
Der mit Abstand häufigste Grund für einen Wechsel im DACH-Raum ist die Frage, wo die Projektdaten liegen. Viele internationale Tools speichern primär in US-Clouds. Für Teams mit Anforderungen aus dem revidierten Datenschutzgesetz (revDSG) oder der DSGVO — besonders im öffentlichen Sektor, im Gesundheitswesen, in Beratung und Finanzdienstleistung — kann das ein Ausschlusskriterium sein. Ein Wechsel zu einem Tool mit Datenhaltung in der Schweiz oder EU löst diese Frage sauber.
Der konkrete Zielweg
Flenio ist ein DACH-natives Projektmanagement-Tool mit Schweizer Datenhaltung und einem bewusst schlanken Funktionsumfang — für Teams, die den Fokus von ClickUp vermissen. Der Import nimmt die ClickUp-CSV direkt entgegen, gleicht Spalten automatisch ab und zeigt vor dem Übernehmen eine Live-Vorschau. Die tool-spezifische Import-Anleitung führt Schritt für Schritt durch den Umzug.
- Aufgaben-Titel und Beschreibungen
- Status (In Progress, Complete usw.)
- Zuständige (per E-Mail-Abgleich)
- Fälligkeitsdaten
- Prioritäten und Tags
- Zusatzspalten als benutzerdefinierte Felder
- Datei-Anhänge bleiben in ClickUp (nur Original-Links)
- ClickUp-Automationen und Dashboards sind tool-spezifisch
Häufige Fragen
- Wandern meine ClickUp-Zuständigen mit?
- Ja, über den E-Mail-Abgleich. Sammeln Sie vorab die E-Mail-Adressen des Teams — der Import ordnet Aufgaben dann automatisch den richtigen Personen zu.
- Kommen Anhänge aus ClickUp mit?
- Nein. Datei-Anhänge bleiben an ClickUp gebunden; der Export enthält nur Original-Links. Wichtige Dateien laden Sie im neuen Tool bewusst neu hoch — meist sind das wenige.
- Muss ich alle alten Projekte migrieren?
- Nein, und meist ist es besser, es nicht zu tun. Abgeschlossene Projekte müssen selten mit. Ein Neustart mit den aktiven Projekten ist sauberer und schneller.