Der Wechsel von Asana läuft über einen CSV-Export je Projekt. Aufgaben, Sektionen (als Status), Zuständige und Fälligkeiten wandern mit. Da Asana projektweise exportiert, migrieren Sie mehrere Projekte nacheinander; Anhänge und Automationen bleiben tool-spezifisch.
Warum Teams von Asana wechseln — und warum nicht
Vorweg fair: Asana ist kein schlechtes Werkzeug. Seine durchdachte, intuitive Oberfläche und die starken Workflow-Funktionen sind zu Recht beliebt. Wer wechselt, tut das selten aus Unzufriedenheit mit der Kernfunktion, sondern weil sich Prioritäten verschoben haben — am häufigsten bei zwei Themen: der Datenhaltung und dem Verhältnis von Funktionsumfang zu tatsächlichem Bedarf.
Bevor Sie wechseln, lohnt der ehrliche Test: Liegt Ihr Problem wirklich am Tool — oder an der Art, wie es eingesetzt wird? Ein Wechsel löst Datenhaltungs- und Fokus-Fragen; er löst keine unklaren Prozesse. Sind die Prozesse sauber und bleibt trotzdem der Wunsch nach Schweizer Datenhaltung, deutschsprachiger Bedienung oder weniger Überladung, ist der Wechsel begründet.
Vor dem Wechsel: drei Dinge klären
- Datenumfang festlegen: Welche Projekte und Aufgaben wandern wirklich mit? Alte, abgeschlossene Projekte müssen selten migriert werden — ein Neustart mit den aktiven Projekten ist oft sauberer.
- Verantwortliche zuordnen: Sammeln Sie die E-Mail-Adressen des Teams. Die meisten Importe ordnen Zuständige über den E-Mail-Abgleich zu.
- Parallelbetrieb planen: Lassen Sie das alte Tool ein bis zwei Wochen lesend offen, bis alle im neuen System angekommen sind. Das nimmt den Druck aus dem Umstieg.
Schritt für Schritt: Asana exportieren
Asana exportiert je Projekt als CSV. Bei mehreren Projekten wiederholen Sie den Export entsprechend — das ist etwas Handarbeit, aber jeder Export ist in Sekunden erledigt:
- 01Projekt öffnenDas zu migrierende Asana-Projekt öffnen.
- 02Export-MenüPfeil neben dem Projektnamen → «Exportieren/Sync».
- 03CSV wählen«Als CSV exportieren» auswählen.
- 04ImportierenCSV im Zieltool importieren, Mapping prüfen, für weitere Projekte wiederholen.
Kein Import überträgt alles 1:1. Datei-Anhänge, tool-spezifische Automationen, Dashboards und individuelle Ansichten sind an das Ursprungssystem gebunden und wandern nicht mit. Das ist normal — planen Sie diese wenigen Dinge bewusst neu, statt sie zu erzwingen.
Der häufigste Wechselgrund: Datenhaltung
Der mit Abstand häufigste Grund für einen Wechsel im DACH-Raum ist die Frage, wo die Projektdaten liegen. Viele internationale Tools speichern primär in US-Clouds. Für Teams mit Anforderungen aus dem revidierten Datenschutzgesetz (revDSG) oder der DSGVO — besonders im öffentlichen Sektor, im Gesundheitswesen, in Beratung und Finanzdienstleistung — kann das ein Ausschlusskriterium sein. Ein Wechsel zu einem Tool mit Datenhaltung in der Schweiz oder EU löst diese Frage sauber.
Der konkrete Zielweg
Flenio nimmt die Asana-CSV direkt entgegen, erkennt das US-Datumsformat automatisch und ordnet Sektionen sauber den Status-Spalten zu. Preise werden in CHF und EUR ausgewiesen, die Datenhaltung liegt in der Schweiz. Die Import-Seite führt durch den projektweisen Umzug.
- Aufgaben-Namen und Notizen (Beschreibung)
- Sektionen (als Status)
- Zuständige (per E-Mail-Abgleich)
- Fälligkeitsdaten (US-Format wird erkannt)
- Export erfolgt projektweise — mehrere Projekte nacheinander
- Anhänge und Asana-Regeln/Automationen wandern nicht mit
Häufige Fragen
- Exportiert Asana alle Projekte auf einmal?
- Nein, Asana exportiert je Projekt. Bei mehreren Projekten wiederholen Sie den CSV-Export entsprechend. Jeder einzelne Export dauert nur Sekunden.
- Werden Asana-Fälligkeiten korrekt übernommen?
- Ja. Asana exportiert Datumsangaben im US-Format; ein guter Import erkennt das automatisch und wandelt die Fälligkeiten korrekt um.
- Wandern Asana-Regeln und Automationen mit?
- Nein. Automationen sind tool-spezifisch und werden nicht übernommen. Planen Sie die wenigen wirklich genutzten Regeln im neuen Tool bewusst neu.