Werkzeug · Beschaffung

Anforderungskatalog-Generator

Fünf Fragen zum Kontext — und Sie erhalten einen gewichteten, lösungsneutralen Anforderungskatalog, den Sie einem Anbieter vorlegen oder in eine Ausschreibung übernehmen können.

Organisationstyp

Bestimmt, welche Governance-Anforderungen ergänzt werden.

Nutzerzahl

Wirkt auf Ressourcenübersicht und Preisszenarien.

Datenschutzanforderung

Werden Personendaten verarbeitet, und gibt es Vorgaben zum Speicherort?

Geforderte Sprachen

Vollständige Oberfläche, nicht nur Menüs.

Vorgehensmodell

Bestimmt die Kriterien zur Methodenunterstützung.

Ihr Katalog

36 Kriterien

15 Muss · 18 Soll · 3 Kann · 124 Bewertungspunkte

Der Katalog lässt sich direkt in Word, Confluence oder eine Ausschreibungsplattform übernehmen. Prüfen Sie ihn vor der Verwendung: Streichen Sie, was Sie nicht wirklich brauchen, und passen Sie die Punktzahlen an Ihre Prioritäten an.

Funktionale Anforderungen

A1Muss
Das System muss Projekte mit Aufgaben, Terminen, Verantwortlichen und Status abbilden.
Nachweis: Vorführung anhand eines vorgegebenen Musterprojekts
A2Muss
Das System muss Abhängigkeiten zwischen Aufgaben abbilden und Terminverschiebungen fortpflanzen.
Nachweis: Vorführung: Verlängerung eines Vorgangs verschiebt die nachfolgenden
Ohne Fortpflanzung warnt der Plan bei Verzug nie — das ist der häufigste stille Mangel.
A3Muss
Das System muss Meilensteine als Zeitpunkte ohne Dauer abbilden, verknüpft mit ihren Vorbedingungen.
Nachweis: Vorführung anhand des Musterprojekts
A4Soll · 8 P.
Das System muss einen Planstand festhalten und die Ist-Situation dagegen darstellen können.
Nachweis: Vorführung einer Basislinie mit Abweichungsanzeige
Ohne Basislinie ist nicht mehr feststellbar, wie oft ein Termin verschoben wurde.
A5Soll · 6 P.
Das System soll Aufwände erfassen und gegen die Planung auswerten können.
Nachweis: Beschreibung und Vorführung der Auswertung
A6Soll · 6 P.
Das System soll Berichte erzeugen, die ohne Nachbearbeitung an ein Gremium gehen können.
Nachweis: Beispielbericht aus dem Musterprojekt
A7Kann · 3 P.
Das System soll eine Ressourcenübersicht über mehrere Projekte hinweg bieten.
Nachweis: Vorführung mit mindestens zwei parallelen Projekten

Methodenunterstützung

A8Soll · 6 P.
Das System muss ein geordnetes Backlog und zeitlich begrenzte Iterationen unterstützen.
Nachweis: Vorführung eines Iterationszyklus
A9Soll · 5 P.
Das System soll Durchsatzkennzahlen wie Zykluszeit oder Velocity aus den Ist-Daten ermitteln.
Nachweis: Beispielauswertung
A10Muss
Das System muss einen Terminplan mit Vorwärts- und Rückwärtsrechnung sowie kritischem Pfad berechnen.
Nachweis: Vorführung: kritischer Pfad wird automatisch ermittelt
A11Soll · 7 P.
Das System soll einen Projektstrukturplan hierarchisch abbilden und mit dem Terminplan verbinden.
Nachweis: Vorführung am Musterprojekt

Datenhaltung & Datenschutz

A12Muss
Produktivdaten, Sicherungen und Protokolldaten müssen in der Schweiz oder im EWR gespeichert werden.
Nachweis: Schriftliche Bestätigung mit Angabe der Standorte je Datenart
A13Soll · 9 P.
Der Anbieter soll darlegen, welchem ausländischen Zugriffsrecht er aufgrund seiner Konzernstruktur unterliegt.
Nachweis: Schriftliche Darlegung
Diese Frage wird selten gestellt und beantwortet, was der Serverstandort allein nicht beantwortet.
A14Muss
Der Anbieter muss einen Auftragsbearbeitungsvertrag vorlegen, der Zweck, Unterauftragsbearbeitung, Sicherheitsmassnahmen, Meldepflichten und den Umgang nach Vertragsende regelt.
Nachweis: Vertragsentwurf mit dem Angebot
A15Muss
Der Anbieter muss eine vollständige Liste seiner Unterauftragsbearbeiter mit Sitzland und Verarbeitungszweck vorlegen und über Änderungen informieren.
Nachweis: Aktuelle Liste, Beschreibung des Änderungsverfahrens
Anbieter mit sauberer Struktur haben diese Liste öffentlich. Wer sie nicht liefern kann, hat sie meist selbst nicht.
A16Soll · 7 P.
Der Anbieter soll darlegen, wer in seinem Unternehmen auf Kundendaten zugreifen kann und wie Zugriffe protokolliert werden.
Nachweis: Beschreibung des Zugriffs- und Protokollierungskonzepts
A17Soll · 5 P.
Der Anbieter soll sein Vorgehen bei behördlichen Herausgabeersuchen beschreiben, einschliesslich der Information betroffener Kunden, soweit zulässig.
Nachweis: Schriftliche Darstellung

Sicherheit & Zugriff

A18Muss
Das System muss ein rollenbasiertes Berechtigungsmodell bieten, das Lese- und Schreibrechte je Projekt unterscheidet.
Nachweis: Darstellung des Rechtemodells, Vorführung
A19Muss
Das System muss eine Zwei-Faktor-Authentisierung unterstützen.
Nachweis: Vorführung
A20Kann · 4 P.
Das System soll an einen zentralen Verzeichnisdienst angebunden werden können, mit automatisierter Bereitstellung und Entzug von Konten.
Nachweis: Beschreibung der unterstützten Verfahren
Ohne automatisierten Entzug bleiben Konten ausgetretener Personen bestehen — ein wiederkehrender Revisionsbefund.
A21Soll · 6 P.
Das System soll Änderungen an Projektdaten revisionssicher protokollieren.
Nachweis: Beispiel eines Protokollauszugs
A22Soll · 6 P.
Der Anbieter soll ein aktuelles Sicherheitsaudit oder eine anerkannte Zertifizierung vorweisen, unter Angabe des Geltungsbereichs.
Nachweis: Zertifikat oder Prüfbericht mit Geltungsbereich
Der Geltungsbereich ist entscheidend — eine Zertifizierung kann sich auf einen Teilbetrieb beschränken.

Sprachen & Bedienbarkeit

A23Muss
Die Benutzeroberfläche muss vollständig in Deutsch verfügbar sein — einschliesslich Fehlermeldungen, Systemnachrichten und Hilfe.
Nachweis: Vorführung in allen geforderten Sprachen, inklusive einer Fehlersituation
Teilübersetzte Oberflächen — Menüs übersetzt, Fehlermeldungen englisch — erfüllen die Anforderung faktisch nicht.
A24Soll · 6 P.
Der Support muss in Deutsch erreichbar sein.
Nachweis: Angabe der Supportsprachen und Erreichbarkeitszeiten
A25Soll · 9 P.
Eine neue Person soll ohne Schulung ein Projekt mit fünf Aufgaben und zwei Terminen anlegen können.
Nachweis: Praxistest mit einer nicht eingewiesenen Person aus dem Beschaffungsteam
Dieser Test dauert eine halbe Stunde und sagt mehr aus als jede Produktdemonstration.

Schnittstellen & Integration

A26Muss
Das System muss eine dokumentierte Programmierschnittstelle für Lese- und Schreibzugriff auf Projektdaten bieten.
Nachweis: Öffentlich zugängliche Schnittstellendokumentation
A27Soll · 5 P.
Das System soll Kalender- und Terminintegration mit den eingesetzten Arbeitsplatzsystemen unterstützen.
Nachweis: Beschreibung der unterstützten Verfahren
A28Kann · 3 P.
Das System soll Stammdaten aus einem führenden System übernehmen können, statt sie doppelt zu pflegen.
Nachweis: Beschreibung der Übernahmemöglichkeiten

Betrieb & Support

A29Muss
Der Anbieter muss Verfügbarkeitszusagen und Reaktionszeiten vertraglich zusichern, mit Angabe der Messgrundlage.
Nachweis: Vertragsentwurf mit Dienstgütevereinbarung
Reaktionszeit vertraglich verankern, nicht als Versprechen im Angebot.
A30Soll · 7 P.
Der Anbieter soll den erwarteten internen Administrationsaufwand für den laufenden Betrieb beziffern.
Nachweis: Schätzung in Stellenprozenten, begründet
Dieser Aufwand fehlt in praktisch allen Kostenvergleichen und beträgt bei mittleren Organisationen oft zehn bis zwanzig Stellenprozente.
A31Soll · 4 P.
Der Anbieter soll die Häufigkeit von Aktualisierungen und den Umgang mit Ankündigungsfristen beschreiben.
Nachweis: Beschreibung des Freigabe- und Ankündigungsverfahrens

Vertrag & Ausstieg

A32Muss
Der Anbieter muss einen vollständigen Export aller Projektdaten in einem offenen, dokumentierten Format ermöglichen.
Nachweis: Durchführung eines Exports im Test, Prüfung des Ergebnisses
Im Test tatsächlich exportieren und das Ergebnis ansehen. Ein Anbieter, aus dem sich Daten nicht brauchbar herausbekommen lassen, bestimmt in drei Jahren Ihre Verhandlungsposition.
A33Muss
Der Anbieter muss Frist und Format für Herausgabe und Löschung der Daten nach Vertragsende zusichern.
Nachweis: Vertragsklausel
A34Muss
Der Anbieter muss seine Preisanpassungsklausel offenlegen — Häufigkeit, Rahmen und Ankündigungsfrist.
Nachweis: Vertragsentwurf
A35Soll · 5 P.
Der Anbieter soll die Entwicklung seiner Listenpreise der letzten fünf Jahre darlegen.
Nachweis: Schriftliche Angabe
Die Antwort — oder ihr Ausbleiben — sagt mehr über die zu erwartenden Kosten als der aktuelle Preis.
A36Soll · 7 P.
Der Anbieter soll eine Preiskalkulation für die doppelte Nutzerzahl vorlegen.
Nachweis: Zweites Preisszenario
Manche Preismodelle sind bei kleiner Nutzerzahl attraktiv und bei mittlerer Grösse das teuerste Angebot im Feld.

Wozu ein Anforderungskatalog

Am Anfang jeder Softwareauswahl steht dieselbe Arbeit: Anforderungen sammeln, in Muss und Kann trennen, gewichten und in eine Form bringen, die sich einem Anbieter vorlegen lässt. Diese Arbeit wird in jeder Organisation neu gemacht, meist aus dem Gedächtnis — und ist genau deshalb regelmässig unvollständig.

Was am häufigsten fehlt, sind nicht die funktionalen Anforderungen. Die fallen leicht, weil man sie sich vorstellen kann. Vergessen werden die nichtfunktionalen: Datenhaltung, Sprachen, Barrierefreiheit, Archivierung, Anbindung an den Verzeichnisdienst, Exportfähigkeit beim Ausstieg. Sie entscheiden im Betrieb über Kosten und Eignung und tauchen ohne Katalog erst auf, wenn der Vertrag unterschrieben ist.

Warum lösungsneutral formuliert wird

Kein Kriterium in diesem Katalog nennt ein Produkt oder eine Technologie. Bei öffentlichen Beschaffungen ist das ohnehin geboten, weil produktspezifische Vorgaben den Wettbewerb einschränken und begründungsbedürftig sind. Privatwirtschaftlich ist es genauso sinnvoll: Wer die Lösung vorschreibt, nimmt dem Anbieter die Möglichkeit, sein Fachwissen einzubringen — und übernimmt selbst die Verantwortung dafür, dass die vorgeschriebene Lösung den Bedarf deckt.

Praktisch heisst das: «Das System muss Stammdaten über eine dokumentierte Schnittstelle übernehmen» statt «Anbindung an SAP». Die erste Formulierung beschreibt den Bedarf, die zweite eine Umsetzung.

Gewichtung mit erzwungener Verteilung

Der Generator begrenzt den Anteil der Muss-Anforderungen. Das ist keine Bevormundung, sondern die Lehre aus dem üblichen Verlauf: Ohne Obergrenze landen erfahrungsgemäss achtzig Prozent aller Anforderungen auf der höchsten Stufe, weil jeder Fachbereich die eigenen als unverzichtbar einstuft und niemand einen Grund hat, das nicht zu tun.

Erst die Beschränkung erzeugt den Zwang zur Abwägung — und damit einen Katalog, aus dem ein Anbieter erkennen kann, wo Spielraum besteht. Ein Katalog, in dem alles Priorität eins hat, enthält keine Priorität.

Was der Generator nicht leistet

Er ersetzt nicht die Erhebung in Ihrer Organisation. Die Kriterien decken ab, was bei Projektmanagement-Software regelmässig relevant ist; was Ihre Fachbereiche zusätzlich brauchen, wissen nur sie. Nutzen Sie den erzeugten Katalog als Grundgerüst und ergänzen Sie ihn in Gesprächen mit den späteren Nutzern.

Ebenfalls nicht enthalten ist das Bewertungsschema. Wie viele Punkte ein Anbieter für welche Erfüllung erhält und mit welcher Formel der Preis einfliesst, gehört vor der Publikation festgelegt — und sollte mit erfundenen Angeboten durchgerechnet werden, bevor es verbindlich wird.

Datenverarbeitung

Alle Berechnungen laufen im Browser. Ihre Eingaben verlassen das Gerät nicht und werden nirgends gespeichert. Bei einem Werkzeug, in das Organisationen ihre Beschaffungsabsichten eintippen, ist das keine Nebensache.