Lastenheft — Gliederung
Das Lastenheft beschreibt den Bedarf, nicht die Lösung. Jede Anforderung erhält eine Nummer — das Pflichtenheft des Anbieters nimmt sie wieder auf, und erst dadurch wird bei der Abnahme prüfbar, ob alles behandelt wurde.
1. Ausgangslage und Ziele
- Auftraggeber: [Organisation, Einheit]
- Anlass: [Warum wird beschafft]
- Ziel: [Was erreicht werden soll, messbar]
- Geplanter Einsatzbeginn: [TT.MM.JJJJ]
2. Ist-Situation
- Bestehende Systeme: [Auflistung]
- Betroffene Prozesse: [Kurzbeschrieb]
- Nutzerzahl heute / erwartet: [Zahl] / [Zahl]
- Datenbestand: [Umfang, Qualität, Herkunft]
5. Abgrenzung — nicht Gegenstand
- [Was nicht beschafft wird]
- [Was der Auftraggeber selbst leistet]
6. Mitwirkung des Auftraggebers
- [Leistung] — bereitgestellt bis [TT.MM.JJ] — Verantwortung: [Rolle]
- [Leistung] — bereitgestellt bis [...] — Verantwortung: [...]
3. Funktionale Anforderungen
| Nr. | Anforderung | Priorität | Abnahmekriterium |
|---|---|---|---|
| A-001 | Das System muss [Wirkung, nicht Produkt] | Muss | [Objektiv prüfbar] |
| A-002 | Das System muss [...] | Muss | [...] |
| A-010 | Das System sollte [...] | Soll | [...] |
4. Nichtfunktionale Anforderungen
| Nr. | Bereich | Anforderung | Priorität |
|---|---|---|---|
| N-001 | Datenhaltung | Personendaten werden ausschliesslich in [Land] gespeichert; Betreibersitz in [Land] | Muss |
| N-002 | Verfügbarkeit | [x] % während [Zeitfenster], gemessen [Verfahren] | Muss |
| N-003 | Leistung | [Vorgang] in unter [x] Sekunden bei [y] gleichzeitigen Nutzern | Muss |
| N-004 | Sprachen | Oberfläche und Hilfe vollständig in [DE/FR/IT] | Muss |
| N-005 | Barrierefreiheit | [Anforderung gemäss geltender Vorgabe] | Muss |
| N-006 | Ausstieg | Vollständiger Datenexport in offenem Format innert [x] Tagen | Muss |
Ausdrücke in eckigen Klammern sind Platzhalter. Die Vorlage ist bewusst als Text gehalten, damit sie sich in jedes Werkzeug einfügen lässt — Word, Confluence, Notion oder ein Projektwerkzeug.
Wofür Sie diese Vorlage brauchen
Das Lastenheft beschreibt aus Sicht des Auftraggebers, was eine Lösung leisten soll. Eine gute Vorlage hilft, alle Anforderungen vollständig und klar festzuhalten, ohne bereits Lösungen vorzugeben.
Dieser Leitfaden zeigt den Aufbau eines vollständigen Lastenhefts. Daraus erstellen Sie Ihre eigene Vorlage — wichtig ist, das Was zu beschreiben und das Wie der Umsetzung dem späteren Pflichtenheft zu überlassen.
Die Bestandteile
Eine vollständige Lastenheft-Vorlage enthält die folgenden Bestandteile:
- Ausgangslage und Ziele — warum wird etwas gebraucht?
- Funktionale Anforderungen — was die Lösung leisten muss.
- Nichtfunktionale Anforderungen — Qualitätsanforderungen wie Leistung und Sicherheit.
- Rahmenbedingungen — Budget, Termine, Vorgaben.
- Abgrenzung — was ausdrücklich nicht gefordert ist.
Ein gutes Lastenheft beschreibt Anforderungen und Ziele, nicht bereits die Lösung — wer im Lastenheft schon technische Lösungen vorgibt, verschenkt die Chance auf bessere Wege.
Schritt für Schritt ausfüllen
- 01Bedarf beschreibenHalten Sie fest, welches Problem gelöst werden soll und welche Ziele verfolgt werden.
- 02Anforderungen sammelnListen Sie die funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen vollständig auf.
- 03Lösungsneutral bleibenBeschreiben Sie das Was, nicht das Wie — geben Sie keine technische Lösung vor.
- 04Rahmen absteckenTragen Sie Budget, Termine und Rahmenbedingungen ein.
Das Was, nicht das Wie
Das Lastenheft kommt zuerst und ist die Grundlage für das Pflichtenheft, mit dem der Auftragnehmer beschreibt, wie er die Anforderungen umsetzt. Eine klare Trennung beider Dokumente sorgt für eindeutige Verantwortlichkeiten.
Häufige Fehler vermeiden
Lastenhefte scheitern oft an Unvollständigkeit oder daran, dass sie bereits Lösungen vorwegnehmen. Wichtig ist, alle wesentlichen Anforderungen zu erfassen, sie prüfbar zu formulieren und lösungsneutral zu bleiben, damit der Auftragnehmer den besten Umsetzungsweg vorschlagen kann.
Lastenheft
Übernehmen Sie die Struktur nach Word, Confluence oder Ihr Projektwerkzeug. Streichen Sie, was Sie nicht brauchen — eine Vorlage, die unverändert übernommen wird, erzeugt Felder, die niemand füllt und die spätestens beim zweiten Projekt leer bleiben.
- 01
Ausgangslage
Warum gibt es das Vorhaben, welches Problem soll gelöst werden?
- 02
Ziele
Was soll erreicht werden — messbar formuliert, mit Ausgangswert.
- 03
Ist-Situation
Bestehende Prozesse, Systeme und Schnittstellen, die betroffen sind.
- 04
Funktionale Anforderungen
Nummeriert, einzeln prüfbar, lösungsneutral. Je Anforderung: Nummer, Text, Priorität (Muss/Soll/Kann), Nachweis.
Lösungsneutral heisst: beschreiben, was gebraucht wird, nicht welches Produkt. Wer die Lösung vorschreibt, übernimmt die Verantwortung für ihre Eignung.
- 05
Nichtfunktionale Anforderungen
Verfügbarkeit, Antwortzeiten, Datenhaltung, Sicherheit, Barrierefreiheit, Sprachen — mit konkreten Werten statt Adjektiven.
«Das System soll performant sein» ist keine Anforderung. «Suchanfragen bei 200 gleichzeitigen Nutzern unter 2 Sekunden» ist eine.
- 06
Rahmenbedingungen
Termine, Budget, rechtliche und organisatorische Vorgaben.
- 07
Abgrenzung
Was ausdrücklich nicht Gegenstand ist.
Jede Auslegungslücke wird später zum Nachtrag.
- 08
Abnahmekriterien
Woran die Erfüllung gemessen wird — je Anforderung objektiv prüfbar.
- 09
Mitwirkungspflichten
Was der Auftraggeber beisteuert: Daten, Systemzugänge, Fachwissen, Entscheidungen — mit Fristen.
Schützt den Anbieter und damit indirekt den Termin.
- 10
Anhänge
Prozessdarstellungen, Datenmodelle, Mengengerüste, bestehende Verträge.
Häufige Fragen
- Was gehört in ein Lastenheft?
- Ausgangslage und Ziele, funktionale und nichtfunktionale Anforderungen, Rahmenbedingungen wie Budget und Termine sowie eine Abgrenzung dessen, was nicht gefordert ist.
- Soll das Lastenheft Lösungen vorgeben?
- Nein. Ein gutes Lastenheft beschreibt das Was, nicht das Wie. So bleibt Raum für den besten Umsetzungsweg, den der Auftragnehmer im Pflichtenheft beschreibt.
- Wer erstellt das Lastenheft?
- Der Auftraggeber. Es beschreibt aus seiner Sicht, was gebraucht wird, und ist die Grundlage für das Pflichtenheft des Auftragnehmers.