Ein HERMES-Projekt wird in drei Blöcken aufgesetzt: Vorhaben klären (Auftrag, Szenario, Grösse, Wirtschaftlichkeit), Projekt organisieren (Rollen, Tailoring, Ergebnisse, Meilensteine) und Steuerung sicherstellen (Berichterstattung, Risiken, Kommunikation, Ablage). Die häufigsten Versäumnisse sind fehlendes Tailoring, unklare Rollen und Meilensteine ohne echten Entscheid.
Wie diese Checkliste gedacht ist
Die Checkliste ersetzt weder die Methode noch eine Schulung. Sie ist eine Arbeitshilfe für Projektleitende, die ein Vorhaben nach HERMES starten und sicherstellen wollen, dass keine grundlegende Weiche vergessen geht. Die Reihenfolge folgt der Logik der Initialisierung: erst verstehen, dann organisieren, dann steuern.
Block 1 — Vorhaben klären
- 01Auftrag zur Initialisierung einholenWer hat das Vorhaben angestossen, wer entscheidet, bis wann soll eine Entscheidungsgrundlage vorliegen?
- 02Projekttyp und Szenario bestimmenEntwicklung, Beschaffung, Organisation oder Infrastruktur — daraus folgt das Standardszenario.
- 03Grösse und Risiko einschätzenBudget, Dauer, Anzahl Beteiligte, Kritikalität: die Basis für das Tailoring.
- 04Nutzen und Wirtschaftlichkeit skizzierenWas bringt das Vorhaben, was kostet es, was passiert ohne Projekt?
Block 2 — Projekt organisieren
- 01Rollen besetzenAuftraggeber, Projektleitung, Anwendervertretung, Fachspezialisten — mit Namen, nicht nur mit Funktionen.
- 02Tailoring durchführenModule und Ergebnisse streichen oder ergänzen, bis sie zur Projektgrösse passen.
- 03Ergebnisliste festlegenWelche Ergebnisse entstehen in welcher Phase, wer erstellt sie, wer prüft sie?
- 04Meilensteine definierenTermine und Entscheidungskriterien für jeden Phasenübergang.
Für die Schritte Szenario und Rollen helfen der HERMES-Szenario-Finder und der RACI-Matrix-Builder auf projekttools.ch.
Block 3 — Steuerung sicherstellen
- 01Berichterstattung vereinbarenRhythmus, Inhalt und Empfänger der Statusberichte festlegen.
- 02Risiken erfassenEin erstes Risikoregister mit Bewertung, Massnahmen und Verantwortlichen anlegen.
- 03Kommunikation planenWer wird wann worüber informiert — intern, im Fachbereich, im Betrieb?
- 04Ablage und Werkzeuge klärenWo liegen Dokumente, wo werden Aufgaben und Termine geführt?
Kurzprüfung vor dem ersten Meilenstein
| Frage | Ja / Nein |
|---|---|
| Sind Ziele messbar formuliert? | [ ] |
| Ist das Szenario begründet gewählt und getailort? | [ ] |
| Sind alle Rollen namentlich besetzt, inklusive Stellvertretung des Auftraggebers? | [ ] |
| Liegen mindestens zwei Lösungsvarianten plus Nullvariante vor? | [ ] |
| Sind die Entscheidungskriterien für den Meilenstein bekannt? | [ ] |
| Sind Betrieb, Informationssicherheit und Datenschutz einbezogen? | [ ] |
Die drei häufigsten Versäumnisse
Erstens wird das Tailoring übersprungen: Das Standardszenario wird unverändert übernommen, und ein kleines Projekt ertrinkt in Dokumenten. Zweitens bleiben die Rollen unklar — besonders die Trennung zwischen Auftraggeber und Projektleitung, die HERMES bewusst zieht. Drittens werden Meilensteine als Termine behandelt statt als Entscheidungspunkte; der Auftraggeber nickt ab, statt zu entscheiden. Wer diese drei Punkte beherrscht, vermeidet die Mehrzahl der typischen HERMES-Probleme.
Von der Checkliste zur Routine
Nach einigen Projekten werden die Schritte zur Gewohnheit. Organisationen, die HERMES regelmässig einsetzen, übertragen die Checkliste deshalb in ein eigenes Projektstart-Template: vorbelegte Rollen, organisationsspezifische Szenarien, Standard-Meilensteine und eine vorbereitete Aufgabenliste. So beginnt jedes Projekt auf demselben soliden Niveau, und die Projektleitung kann sich auf das konzentrieren, was das Vorhaben besonders macht.
Checkliste für kleine Projekte
Bei kleinen Vorhaben lässt sich die Liste verdichten: ein einseitiger Projektauftrag mit Zielen und Rollen, eine kurze Variantenübersicht, zwei bis drei Meilensteine und ein einfaches Risikoregister. Wichtig ist, keine Frage zu überspringen, sondern sie knapp zu beantworten. Auch ein kleines Projekt braucht einen Auftraggeber, der entscheidet, und eine Projektleitung, die weiss, wofür sie verantwortlich ist.
Diese Methode lässt sich in einem Projekt-Tool wie Flenio direkt abbilden — DACH-nativ und DSG-konform gehostet.
Häufige Fragen
- Wie setze ich ein HERMES-Projekt auf?
- In drei Blöcken: Vorhaben klären, Projekt organisieren und Steuerung sicherstellen. Die zwölf Schritte dieser Checkliste folgen dieser Logik.
- Was wird beim HERMES-Projektstart am häufigsten vergessen?
- Das Tailoring, die klare Trennung von Auftraggeber und Projektleitung sowie echte Entscheidungskriterien für die Meilensteine.
- Gilt die Checkliste auch für kleine Projekte?
- Ja, in verdichteter Form: Jede Frage wird beantwortet, aber knapp.