Projektbeteiligte sind alle Personen und Organisationen, die aktiv am Projekt mitwirken: Auftraggeber, Lenkungsausschuss, Projektleitung, Projektteam, Fachspezialisten, Anwendervertretung, Betrieb und externe Lieferanten. Stakeholder ist der weitere Begriff und umfasst zusätzlich alle, die vom Projekt betroffen sind oder es beeinflussen, ohne mitzuarbeiten. Beteiligte werden mit Rollen und Verantwortlichkeiten im Projektorganigramm und in einer RACI-Matrix festgehalten.
Beteiligte und Stakeholder: die Abgrenzung
| Merkmal | Projektbeteiligte | Stakeholder |
|---|---|---|
| Definition | Wirken aktiv am Projekt mit | Sind betroffen oder haben Einfluss |
| Beispiele | Projektleitung, Team, Lieferant | Zusätzlich: Nutzende, Personalvertretung, Behörden, Öffentlichkeit |
| Werkzeug | Projektorganigramm, RACI-Matrix | Stakeholder-Analyse, Kommunikationsplan |
| Frage | Wer macht was? | Wen müssen wir berücksichtigen? |
Alle Projektbeteiligten sind Stakeholder, aber nicht alle Stakeholder sind Beteiligte. Diese Trennung hilft, zwei verschiedene Aufgaben auseinanderzuhalten: die Organisation der Arbeit und die Gestaltung der Beziehungen.
Die typischen Rollen
| Rolle | Aufgabe |
|---|---|
| Auftraggeber | Verantwortet Nutzen und Mittel, trifft Meilenstein-Entscheide |
| Lenkungsausschuss | Unterstützt den Auftraggeber bei grösseren Vorhaben |
| Projektleitung | Plant, steuert und führt das Projekt |
| Projektteam | Erarbeitet die Ergebnisse |
| Fachspezialisten | Bringen Fachwissen zu bestimmten Themen ein |
| Anwendervertretung | Vertritt die künftigen Nutzenden |
| Betrieb | Übernimmt die Lösung nach der Einführung |
| Externe Lieferanten | Erbringen vertraglich vereinbarte Leistungen |
Beteiligung dokumentieren
- 01Rollen festlegenWelche Rollen braucht das Projekt?
- 02Namentlich besetzenJede Rolle mit einer Person, inklusive Stellvertretung bei Schlüsselrollen.
- 03Verantwortung klärenIn einer RACI-Matrix festhalten, wer durchführt, verantwortet, konsultiert und informiert wird.
- 04Verfügbarkeit sichernProjektanteile mit den Vorgesetzten vereinbaren.
- 05Sichtbar machenProjektorganigramm im Projektauftrag und im Projektwerkzeug ablegen.
Externe Beteiligte erhalten im Projektwerkzeug am besten Gastzugänge mit Rechten auf genau ihre Aufgaben — und werden bei Projektende wieder entfernt.
Beteiligte in kleinen und grossen Projekten
In einem kleinen internen Projekt fallen viele Rollen zusammen: Die Bereichsleiterin ist Auftraggeberin, ein Teammitglied übernimmt die Projektleitung, zwei Kolleginnen arbeiten mit. In grossen Vorhaben dagegen sind die Rollen auf viele Personen verteilt, oft mit Teilprojektleitungen, einem Lenkungsausschuss, einer Qualitätssicherung und mehreren Lieferanten. Je grösser das Projekt, desto wichtiger wird eine schriftliche Rollenbeschreibung, damit Zuständigkeiten nicht an den Schnittstellen verloren gehen.
Typische Probleme mit Beteiligten
- Rollen sind nur mit Funktionen statt mit Namen besetzt — niemand fühlt sich angesprochen.
- Beteiligte haben keine verbindliche Zeit für das Projekt, weil die Linie Vorrang hat.
- Externe Lieferanten werden nicht in Abstimmungen eingebunden und arbeiten an veralteten Vorgaben.
- Bei Personalwechseln wird die Rolle nicht neu besetzt, sondern stillschweigend aufgeteilt.
Diese Methode lässt sich in einem Projekt-Tool wie Flenio direkt abbilden — DACH-nativ und DSG-konform gehostet.
Häufige Fragen
- Wer sind Projektbeteiligte?
- Alle, die aktiv am Projekt mitwirken: Auftraggeber, Lenkungsausschuss, Projektleitung, Projektteam, Fachspezialisten, Anwendervertretung, Betrieb und externe Lieferanten.
- Was ist der Unterschied zwischen Projektbeteiligten und Stakeholdern?
- Projektbeteiligte arbeiten am Projekt mit. Stakeholder ist der weitere Begriff und umfasst zusätzlich alle, die betroffen sind oder Einfluss haben, ohne mitzuarbeiten.
- Wie dokumentiert man die Projektbeteiligten?
- Im Projektorganigramm und in einer RACI-Matrix mit Rollen, Namen und Verantwortlichkeiten.
- Wer gehört zum Projektteam?
- Alle Personen, die direkt Ergebnisse erarbeiten — interne Mitarbeitende und externe Fachleute. Auftraggeber und Lenkungsausschuss sind Beteiligte, gehören aber zur Steuerung, nicht zum Team.