RACI ordnet je Aufgabe vier Rollen zu: Responsible (führt aus), Accountable (verantwortet, genau eine Person), Consulted (wird vorher gefragt) und Informed (wird nachher informiert). Die wichtigste Regel ist die Eindeutigkeit von A — mehrere Accountable bedeuten keine Verantwortung.
Die vier Buchstaben
| Buchstabe | Bedeutung | Anzahl je Aufgabe |
|---|---|---|
| R — Responsible | Führt die Aufgabe aus | eine oder mehrere |
| A — Accountable | Verantwortet das Ergebnis, entscheidet, gibt frei | genau eine |
| C — Consulted | Wird vor der Entscheidung befragt (Dialog) | keine bis mehrere |
| I — Informed | Wird über das Ergebnis informiert (Einwegkommunikation) | keine bis mehrere |
Der Unterschied zwischen R und A wird am häufigsten verwischt. Responsible macht die Arbeit, Accountable steht für das Ergebnis ein. Beide können dieselbe Person sein, müssen es aber nicht — und bei allem, was freigegeben werden muss, sollten sie es nicht sein, sonst nimmt jemand die eigene Arbeit ab.
Die Regeln
- Genau ein A je Aufgabe. Zwei Accountable bedeuten in der Praxis null Accountable.
- Mindestens ein R je Aufgabe. Ohne Ausführenden ist die Zeile unvollständig.
- C sparsam vergeben. Jedes C erzeugt eine Rückkopplungsschleife und damit Zeitbedarf.
- I ist keine Höflichkeit. Wer alles bekommt, liest nichts — und übersieht das Wesentliche.
- Keine Zeile ohne A und R, keine Spalte ohne jeden Eintrag.
Die dritte Regel wird selten beachtet und ist praktisch bedeutsam. Fünf Consulted je Aufgabe bedeuten fünf Personen, die Rückmeldung geben müssen, bevor entschieden werden kann. Bei einer typischen Reaktionszeit von einigen Tagen ist das ein struktureller Verzug in jedem einzelnen Vorgang.
Der eigentliche Nutzen
Eine fertig ausgefüllte RACI-Matrix ist wenig wert. Wertvoll ist der Prozess des Ausfüllens — vorausgesetzt, er findet gemeinsam statt. Die Diskussionen, die dabei entstehen, sind die Klärung: Wer gibt eigentlich frei? Muss der Betrieb hier gefragt werden oder nur informiert? Wer entscheidet, wenn Fachbereich und IT unterschiedlicher Meinung sind?
Eine Matrix, die eine Person allein ausfüllt und danach verteilt, dokumentiert eine Annahme. Sie wird zur Kenntnis genommen und ändert nichts, weil die abweichenden Erwartungen der anderen nie zur Sprache kamen.
Wenn eine Zeile beim Ausfüllen zu einer langen Diskussion führt, haben Sie genau die Unklarheit gefunden, wegen der die Matrix erstellt wird. Diese Zeile ist wichtiger als die zwanzig unstrittigen.
Typische Fehler
| Fehler | Folge |
|---|---|
| Mehrere A je Aufgabe | Niemand fühlt sich zuständig, Entscheidungen verzögern sich |
| A bei der Projektleitung für alles | Fachverantwortung wird nicht wahrgenommen, alles eskaliert |
| Zu viele C | Jede Entscheidung braucht Wochen |
| Matrix zu detailliert | Wird nach zwei Wochen nicht mehr gepflegt |
| Nach Personen statt Rollen | Bei jeder Personalveränderung veraltet |
Der zweite Punkt verdient Aufmerksamkeit. Wenn die Projektleitung überall als Accountable steht, ist sie formal für alles verantwortlich und faktisch für nichts entscheidungsbefugt — Budget, Fachinhalt und Betrieb liegen bei anderen. Diese Konstellation ist häufig und einer der zuverlässigsten Wege, ein Projekt zu überlasten.
Detailtiefe und Pflege
Eine RACI-Matrix sollte auf eine Seite passen. Fünfzehn bis fünfundzwanzig Zeilen sind ein guter Umfang: die wesentlichen Entscheidungen und Ergebnisse, nicht jede Tätigkeit. Wer jede Aufgabe des Projektstrukturplans aufnimmt, erhält ein Dokument, das niemand mehr liest.
Zeilen sollten Rollen enthalten, nicht Namen — «Fachverantwortung Bewilligungen» statt einer Person. Dann bleibt die Matrix bei Personalwechseln gültig, und die Zuordnung von Rolle zu Person wird separat geführt.
Häufige Fragen
- Was bedeutet RACI?
- Responsible (führt aus), Accountable (verantwortet das Ergebnis und entscheidet), Consulted (wird vor der Entscheidung befragt) und Informed (wird über das Ergebnis informiert). Je Aufgabe darf es genau ein A geben.
- Was ist der Unterschied zwischen Responsible und Accountable?
- Responsible führt die Arbeit aus, Accountable steht für das Ergebnis ein und gibt frei. Bei allem, was abgenommen werden muss, sollten es verschiedene Personen sein — sonst nimmt jemand die eigene Arbeit ab.
- Wie detailliert sollte eine RACI-Matrix sein?
- Fünfzehn bis fünfundzwanzig Zeilen, auf eine Seite passend. Aufgenommen werden die wesentlichen Entscheidungen und Ergebnisse, nicht jede Tätigkeit. Zeilen sollten Rollen enthalten statt Namen, damit die Matrix Personalwechsel übersteht.