Beim Wechsel von MS Project werden Vorgänge mit Terminen, Dauer und Verantwortlichen meist über einen Excel- oder CSV-Export übernommen. Abhängigkeiten, Ressourcenausgleich und Basislinien wandern je nach Zielwerkzeug nur teilweise mit und sollten gezielt geprüft werden. Sinnvoll ist ein Wechsel an einem Phasenende, mit einem frisch bereinigten Plan statt einer Eins-zu-eins-Kopie.
Warum Teams von MS Project wechseln
MS Project ist ein Planungswerkzeug für geschulte Planende. In der Praxis führt das oft zu einer Zweiteilung: Die Projektleitung pflegt den Plan, das Team arbeitet in E-Mails, Tabellen oder anderen Werkzeugen. Der Plan bildet dann nicht mehr die Realität ab. Dazu kommen Lizenzkosten pro Person und eine Produktlinie, die Microsoft mehrfach umgebaut hat. Der Wechsel lohnt sich vor allem dort, wo Zusammenarbeit wichtiger ist als Ressourcenausgleich auf Stundenbasis.
Nicht alles eins zu eins übernehmen
Ein MS-Project-Plan mit Hunderten Vorgängen ist selten ein guter Startpunkt im neuen Werkzeug. Bewährt hat sich, die Struktur zu übernehmen — Phasen, Meilensteine, Arbeitspakete — und die Detailplanung im neuen Werkzeug mit dem Team neu aufzubauen. So entsteht ein Plan, den alle verstehen und pflegen.
- 01Struktur übernehmenPhasen, Meilensteine und wichtigste Arbeitspakete importieren.
- 02Abhängigkeiten prüfenKritische Verknüpfungen nach dem Import gezielt kontrollieren und ergänzen.
- 03Detail mit dem TeamAufgaben unterhalb der Arbeitspakete gemeinsam mit den Verantwortlichen anlegen.
- 04Basislinie setzenIm neuen Werkzeug eine neue Basislinie festhalten, um künftige Abweichungen zu messen.
Für sehr grosse, terminkritische Vorhaben mit dedizierter Planung, Ressourcenausgleich und vertraglich geforderten Netzplänen bleibt ein spezialisiertes Planungswerkzeug oft die richtige Wahl.
Schweizer Kontext
In HERMES-Projekten und im Bau sind Phasen und Meilensteine zentral. Das Zielwerkzeug sollte diese Struktur abbilden und Berichte für Auftraggeber und Gremien ohne manuelle Aufbereitung liefern. Flenio bietet Phasen, Meilensteine und eine teamtaugliche Planung mit Schweizer beziehungsweise EU-Datenhaltung — eine Option für Teams, die gemeinsam planen wollen.
Zeitplan für den Umzug von MS Project
| Phase | Dauer (Richtwert) | Inhalt |
|---|---|---|
| Bestandsaufnahme | 1 Woche | Laufende Pläne, Ressourcen, Basislinien sichten |
| Teststellung | 2 Wochen | Ein Teilprojekt im Zielwerkzeug nachbauen |
| Export und Import | 2–4 Tage | Struktur übernehmen, Abhängigkeiten prüfen |
| Neuplanung mit Team | 1–2 Wochen | Detailaufgaben gemeinsam anlegen |
| Übergang | bis Phasenende | Laufende Pläne am nächsten Meilenstein umstellen |
Typische Stolpersteine
- Ressourcenausgleich wird als selbstverständlich erwartet, obwohl das Zielwerkzeug Auslastung anders abbildet.
- Vorgängerbeziehungen mit Zeitabständen kommen nicht sauber mit.
- Die Basislinie aus MS Project geht verloren; der Soll-Ist-Vergleich startet neu.
- Gremien erwarten weiterhin das gewohnte Gantt-Format im Bericht.
Die ersten vier Wochen danach
- Eine neue Basislinie setzen und Abweichungen wöchentlich prüfen.
- Gremien den neuen Bericht einmal erklären statt alte Formate nachzubauen.
- Prüfen, ob das Team Termine selbst aktualisiert — sonst ist nichts gewonnen.
- Die alten MS-Project-Dateien schreibgeschützt archivieren.
Was im neuen Werkzeug anders werden sollte
MS Project fördert eine Arbeitsweise, in der eine Person plant und alle anderen informiert werden. Im neuen Werkzeug lohnt es sich, das umzukehren: Die Projektleitung setzt Struktur, Meilensteine und kritische Abhängigkeiten, die Verantwortlichen pflegen ihre Aufgaben selbst. Detaillierte Vorgänge unterhalb der Arbeitspakete werden nur dort geplant, wo sie wirklich gesteuert werden müssen. So bleibt der Plan aktuell, ohne dass die Projektleitung jeden Fortschritt nachträgt. Für Gremien genügt oft eine Meilenstein-Sicht statt eines vollständigen Netzplans.
- Vorgänge mit Namen, Anfang, Ende und Dauer
- Gliederung in Sammelvorgänge (als Gruppen oder Phasen)
- Verantwortliche Ressourcen
- Notizen
- Vorgänger als Text, je nach Zielwerkzeug als Abhängigkeiten
- Ressourcenausgleich und Kapazitätsberechnungen
- Basislinien und Ist-Werte-Historie
- Benutzerdefinierte Felder und Formeln
- Komplexe Anordnungsbeziehungen mit Zeitabständen
Häufige Fragen
- Wie exportiert man Daten aus MS Project?
- Über «Speichern unter» beziehungsweise «Exportieren» als Excel-Arbeitsmappe mit dem Export-Assistenten, alternativ als XML. Danach als CSV für den Import ins Zielwerkzeug speichern.
- Kommen Abhängigkeiten beim Wechsel mit?
- Teilweise. Einfache Vorgänger-Beziehungen lassen sich oft übernehmen, komplexe Anordnungsbeziehungen mit Zeitabständen müssen meist nachbearbeitet werden.
- Lohnt sich der Wechsel weg von MS Project?
- Wenn das Team gemeinsam im Plan arbeiten soll und Ressourcenausgleich auf Stundenbasis nicht zentral ist, meist ja. Für sehr grosse, terminkritische Vorhaben kann MS Project die bessere Wahl bleiben.