Microsoft Planner ist ein einfaches Aufgaben- und Board-Werkzeug für Teams, das in vielen Microsoft-365-Lizenzen enthalten ist. Microsoft Project ist ein Werkzeug für detaillierte Terminplanung mit Abhängigkeiten, kritischem Pfad und Ressourcen und erfordert eigene Lizenzen. Planner passt zu einfacher Aufgabenkoordination, Project zu komplexen, terminkritischen Vorhaben mit geschulten Projektleitenden.
| Kriterium | Microsoft Planner | Microsoft Project |
|---|---|---|
| Zweck | Aufgabenkoordination im Team | Detaillierte Projekt- und Terminplanung |
| Abhängigkeiten | Nicht oder nur rudimentär | Ja, inkl. kritischem Pfad |
| Ressourcenplanung | Nein | Ja |
| Einstieg | Sofort nutzbar | Schulung nötig |
| Lizenz | In vielen M365-Plänen enthalten | Zusätzliche Lizenz pro Person |
| Zielgruppe | Alle Teammitglieder | Projektleitende, PMO |
Zwei Werkzeuge, zwei Zwecke
Planner und Project stammen vom selben Hersteller, sind aber für verschiedene Nutzende gedacht. Planner richtet sich an ganze Teams: Aufgaben anlegen, zuweisen, auf einem Board verschieben, erledigen. Project richtet sich an Projektleitende und PMOs, die Termine, Abhängigkeiten und Ressourcen im Detail planen. Wer die beiden gegeneinander stellt, vergleicht eigentlich eine gemeinsame Aufgabenliste mit einem Planungswerkzeug.
Wo Planner an Grenzen stösst
Planner kennt keine belastbare Terminlogik: Verschiebt sich eine Aufgabe, bewegen sich abhängige Aufgaben nicht automatisch mit. Es gibt keine Auslastung über Projekte hinweg und keine strukturierte Berichterstattung für Gremien. Für einfache Vorhaben ist das kein Problem, für gesteuerte Projekte schon.
Wo Project an Grenzen stösst
Project ist mächtig, aber anspruchsvoll. Ohne Schulung wird es selten richtig genutzt, und oft pflegt nur die Projektleitung den Plan, während das Team in anderen Werkzeugen arbeitet. Dazu kommen Lizenzkosten pro Person. Microsoft hat die Produktlinie in den letzten Jahren mehrfach umgebaut; den aktuellen Funktions- und Lizenzstand sollte man direkt beim Anbieter oder Lizenzpartner prüfen.
Viele Organisationen brauchen mehr als Planner, aber weniger als Project: Meilensteine, Abhängigkeiten, Auslastung und Berichte — für das ganze Team nutzbar. Genau hier setzen spezialisierte PM-Tools an, die Microsoft 365 ergänzen, darunter Flenio mit Datenhaltung in der Schweiz beziehungsweise EU.
Entscheidungshilfe
- Nur Aufgaben koordinieren? Planner.
- Detaillierte Terminpläne mit kritischem Pfad und geschulten Planenden? Project.
- Gesteuerte Projekte, die das ganze Team pflegen soll, mit Meilensteinen und Berichten? Ein spezialisiertes PM-Tool prüfen.
Kombination in der Praxis
Manche Organisationen nutzen Project für die Grobplanung durch das PMO und Planner für die Aufgaben der Teams. Das funktioniert, wenn klar ist, welcher Plan führend ist, und die Übertragung zwischen beiden nicht manuell erfolgen muss. Andernfalls entstehen zwei Wahrheiten über den Projektstand.
- Kleine Teams mit einfachen Aufgabenlisten
- Abteilungen, die Arbeit sichtbar machen wollen
- Organisationen ohne Budget für Zusatzlizenzen
- Terminkritische Projekte mit vielen Abhängigkeiten
- Geschulte Projektleitende und PMOs
- Bau-, Engineering- und Grossprojekte mit Detailplanung
Häufige Fragen
- Ist Microsoft Planner in Microsoft 365 enthalten?
- In vielen Microsoft-365-Plänen ja. Den genauen Umfang je Lizenz sollte man beim Anbieter prüfen.
- Kann Planner Abhängigkeiten abbilden?
- Nicht im Sinne einer belastbaren Terminplanung. Dafür ist Project oder ein spezialisiertes PM-Tool nötig.
- Brauchen alle Teammitglieder eine Project-Lizenz?
- Nicht unbedingt. Oft planen nur Projektleitende in Project; das Team arbeitet in anderen Werkzeugen, was aber zu doppelter Pflege führen kann.