Im Gantt-Diagramm werden Meilensteine als Raute mit Dauer null dargestellt und mit den Vorgängen verknüpft, die sie voraussetzen. Eine unverknüpfte Raute verschiebt sich bei Verzug nicht mit und täuscht damit Termintreue vor — sie ist der häufigste Darstellungsfehler in Projektplänen.
Die korrekte Darstellung
Ein Meilenstein wird im Gantt-Diagramm als Raute oder Dreieck auf der Zeitachse gezeichnet, nicht als Balken. Das ist keine Konvention aus Gewohnheit, sondern folgt aus der Definition: Ein Balken hat eine Länge und stellt damit Dauer dar. Ein Meilenstein hat keine Dauer, also braucht er ein Symbol ohne Ausdehnung.
In jedem gängigen Werkzeug entsteht ein Meilenstein, indem man einen Vorgang mit der Dauer null anlegt. Die Software wandelt die Darstellung dann automatisch in eine Raute. Wer stattdessen einen Ein-Tages-Balken anlegt und ihn «Meilenstein» nennt, hat eine Aufgabe im Plan, die Arbeit und Ressourcen beanspruchen kann.
Der entscheidende Punkt: Verknüpfung
Die Raute allein ist Dekoration. Wirksam wird sie erst durch die Anordnungsbeziehung zu den Vorgängen, die ihr vorausgehen. Ist der Meilenstein «Fachkonzept genehmigt» als Nachfolger des Vorgangs «Fachkonzept erstellen» definiert, wandert er automatisch mit, wenn sich dieser Vorgang verzögert.
Ohne diese Verknüpfung bleibt die Raute auf ihrem ursprünglichen Datum stehen, während die Balken darüber nach rechts rutschen. Der Plan zeigt dann einen Meilenstein, der pünktlich ist, obwohl die Arbeit dafür noch läuft. Das ist der teuerste Darstellungsfehler in Projektplänen, weil er nicht wie ein Fehler aussieht — er sieht aus wie ein Plan, der hält.
Verlängern Sie testweise einen Vorgang um zwei Wochen. Bewegen sich die nachfolgenden Meilensteine mit? Wenn nicht, sind sie nicht verknüpft und Ihr Plan warnt Sie nie.
Drei Darstellungen, drei Zwecke
| Darstellung | Für wen | Stärke | Schwäche |
|---|---|---|---|
| Vollständiges Gantt | Projektleitung | Zeigt Arbeit und Abhängigkeiten | Für Gremien unlesbar |
| Reduzierter Zeitstrahl | Lenkungsausschuss | Auf einen Blick erfassbar | Verbirgt die Ursachen |
| Meilensteintabelle | Arbeitsebene | Schnell pflegbar, sortierbar | Zeitliche Abstände nicht sichtbar |
Der verbreitete Fehler ist, für alle drei Zwecke denselben Ausdruck zu verwenden. Ein Gantt-Diagramm mit hundertzwanzig Zeilen wird im Lenkungsausschuss höflich zur Kenntnis genommen und nicht gelesen. Die reduzierte Fassung mit sechs Rauten auf einer Achse kostet zehn Minuten und ist der Unterschied zwischen Information und Papier.
Basislinie mitführen
Die meisten Werkzeuge erlauben es, einen Planstand als Basislinie zu speichern und die Ist-Situation darüberzulegen. Für Meilensteine ist das besonders wertvoll: Man sieht dann zwei Rauten — die ursprünglich geplante und die aktuell prognostizierte — und der Abstand dazwischen ist die Verzugsinformation.
Ohne Basislinie überschreibt jede Planänderung die Geschichte. Der Plan sieht dann immer aktuell und immer plausibel aus, und die Frage «wie oft haben wir diesen Meilenstein schon verschoben?» lässt sich nicht mehr beantworten. Genau diese Frage ist aber die aussagekräftigste im Projektcontrolling.
Typische Darstellungsfehler
- Meilensteine ohne Anordnungsbeziehung — verschieben sich bei Verzug nicht mit.
- Meilensteine mit Dauer — sind Aufgaben mit falschem Etikett.
- Fixe Terminbindung («muss anfangen am») — der Plan kann den Konflikt dann nicht mehr rechnen.
- Meilenstein am Balkenende ohne eigenes Kriterium — die Raute markiert dann nur das Ende der Arbeit, nicht deren Abnahme.
- Zu viele Rauten — bei mehr als zehn im selben Bild verlieren alle ihr Gewicht.
Der vierte Punkt verdient Aufmerksamkeit, weil er so unauffällig ist. «Fachkonzept erstellen» endet am 14. Oktober, und direkt dahinter steht die Raute «Fachkonzept fertig». Damit ist der Meilenstein per Konstruktion immer genau dann erreicht, wenn die Arbeit endet — die Abnahme durch den Fachbereich kommt im Plan gar nicht vor. Genau dort entstehen dann die Wochen, die niemand eingeplant hat.
Häufige Fragen
- Wie stellt man Meilensteine im Gantt-Diagramm dar?
- Als Raute oder Dreieck mit der Dauer null, verknüpft mit den Vorgängen, die sie voraussetzen. In gängigen Werkzeugen legt man dafür einen Vorgang mit Dauer null an; die Darstellung wandelt sich dann automatisch.
- Warum verschieben sich meine Meilensteine nicht mit dem Verzug?
- Weil die Anordnungsbeziehung zu den vorausgehenden Vorgängen fehlt oder eine fixe Terminbindung gesetzt ist. Ohne Verknüpfung bleibt die Raute auf ihrem Datum stehen und täuscht Termintreue vor.
- Wie viele Meilensteine gehören in ein Gantt-Diagramm?
- Im Gesamtplan so viele wie sachlich nötig, in der Darstellung für Gremien höchstens etwa zehn. Darüber verlieren die einzelnen Rauten ihr Gewicht und die Grafik wird nicht mehr gelesen.