Projektplan — Grundgerüst
Ein Projektplan besteht aus mehreren Teilplänen. Dieses Gerüst deckt die Ebene ab, die in Gremien gelesen wird: Eckdaten, Meilensteine, Arbeitspakete und Risiken. Die Detailplanung von Terminen und Ressourcen gehört in Ihr Projektwerkzeug.
1. Eckdaten
Auf einen Blick erfassbar — diese Angaben stehen auf jeder Version.
- Projektbezeichnung: [Name]
- Projektnummer: [Nr.]
- Auftraggeber: [Name, Funktion]
- Projektleitung: [Name]
- Laufzeit: [von] bis [bis]
- Budget (genehmigt): [CHF]
- Planversion / Stand: [v1.0, TT.MM.JJJJ]
2. Ziele und Abgrenzung
Was erreicht werden soll — und ausdrücklich, was nicht dazugehört.
- Ergebnisziel: [Was wird geliefert]
- Wirkungsziel: [Was verbessert sich, messbar, ab wann]
- Ausgangswert: [Messwert vor Projektbeginn]
- Nicht Gegenstand: [Was ausdrücklich ausserhalb liegt]
3. Meilensteine
| Meilenstein | Kriterium | Plantermin | Ist | Verantwortung |
|---|---|---|---|---|
| Projektauftrag genehmigt | Auftrag vom AG unterzeichnet, Budget frei | [TT.MM.JJ] | [AG] | |
| Konzept freigegeben | Konzept v1.0, Freigabe Fachbereich schriftlich | [TT.MM.JJ] | [Fachbereich] | |
| Abnahme erfolgt | Abnahmeprotokoll unterzeichnet, keine Mängel Kat. A | [TT.MM.JJ] | [AG] | |
| Betrieb übernommen | Betriebshandbuch übergeben, Support aktiv | [TT.MM.JJ] | [Betrieb] |
4. Arbeitspakete
| Nr. | Arbeitspaket | Ergebnis | Aufwand (PT) | Verantwortung | Ende |
|---|---|---|---|---|---|
| 1.1 | [Bezeichnung] | [Was am Ende vorliegt] | [Zahl] | [Name/Rolle] | [TT.MM.JJ] |
| 1.2 | [Bezeichnung] | [Was am Ende vorliegt] | [Zahl] | [Name/Rolle] | [TT.MM.JJ] |
| 2.1 | [Bezeichnung] | [Was am Ende vorliegt] | [Zahl] | [Name/Rolle] | [TT.MM.JJ] |
5. Risiken (Auszug für den Plan)
| Risiko (Wenn-dann) | Eintritt 1–5 | Auswirkung 1–5 | Massnahme | Verantwortung |
|---|---|---|---|---|
| Wenn [Ursache], dann [Wirkung] | [1-5] | [1-5] | [Massnahme] | [Name] |
| Wenn [Ursache], dann [Wirkung] | [1-5] | [1-5] | [Massnahme] | [Name] |
6. Budget
| Position | Geplant (CHF) | Verbraucht | Prognose | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| Externe Leistungen | [Betrag] | |||
| Interner Aufwand | [Betrag] | [PT × Satz] | ||
| Lizenzen / Sachkosten | [Betrag] | |||
| Reserve (ausgewiesen) | [Betrag] | [% der Summe] |
Ausdrücke in eckigen Klammern sind Platzhalter. Die Vorlage ist bewusst als Text gehalten, damit sie sich in jedes Werkzeug einfügen lässt — Word, Confluence, Notion oder ein Projektwerkzeug.
Wofür Sie diese Vorlage brauchen
Der Projektplan führt die zentralen Planungselemente zusammen: Aufgaben, Termine, Ressourcen, Meilensteine und Abhängigkeiten. Eine gute Vorlage sorgt für Vollständigkeit und Übersicht.
Dieser Leitfaden zeigt, welche Elemente ein Projektplan enthält und wie sie zusammenspielen. Daraus erstellen Sie eine Vorlage, die zum Umfang Ihres Vorhabens passt.
Die Bestandteile
Eine vollständige Projektplan-Vorlage enthält die folgenden Bestandteile:
- Aufgaben — die zu erledigenden Arbeitspakete.
- Termine — Start, Dauer und Ende je Aufgabe.
- Meilensteine — wichtige Entscheidungs- und Prüfpunkte.
- Abhängigkeiten — welche Aufgabe von welcher abhängt.
- Ressourcen — wer oder was für jede Aufgabe gebraucht wird.
- Verantwortlichkeiten — wer für jede Aufgabe zuständig ist.
Ein häufiger Fehler ist zu optimistische Planung ohne Puffer — bauen Sie Reserven für Unvorhergesehenes ein, besonders bei unsicheren Aufgaben.
Schritt für Schritt
- 01Aufgaben strukturierenGliedern Sie das Projekt in Arbeitspakete, etwa über einen Projektstrukturplan.
- 02Termine und Abhängigkeiten setzenBestimmen Sie Dauer und Reihenfolge der Aufgaben.
- 03Meilensteine markierenSetzen Sie die wichtigen Prüf- und Entscheidungspunkte.
- 04Ressourcen zuordnenWeisen Sie jeder Aufgabe die nötigen Menschen und Mittel zu.
Realistisch planen
Der Projektplan baut auf dem Projektstrukturplan auf, der das Vorhaben in Arbeitspakete gliedert. Ein Gantt-Diagramm visualisiert den Plan und macht Termine und Abhängigkeiten sichtbar.
Häufige Fehler vermeiden
Projektpläne scheitern an zu optimistischen Schätzungen, fehlenden Puffern, übersehenen Abhängigkeiten und mangelnder Pflege. Ein Plan ist kein einmaliges Dokument, sondern wird über das Projekt hinweg aktualisiert.
Projektplan
Übernehmen Sie die Struktur nach Word, Confluence oder Ihr Projektwerkzeug. Streichen Sie, was Sie nicht brauchen — eine Vorlage, die unverändert übernommen wird, erzeugt Felder, die niemand füllt und die spätestens beim zweiten Projekt leer bleiben.
- 01
Projektstrukturplan
Hierarchische Zerlegung bis auf Arbeitspakete, mit Kodierung (1, 1.1, 1.1.1).
Prüfen Sie je Ebene: Wenn alle Kinder erledigt sind, ist der Knoten vollständig erledigt? Falls nein, fehlt eines.
- 02
Arbeitspaketbeschreibung
Je Paket: Ergebnis, Verantwortliche Rolle, geschätzter Aufwand, Vorbedingungen.
- 03
Ablauf und Abhängigkeiten
Welches Paket setzt welches voraus? Reihenfolge vor Terminen.
- 04
Terminplan
Dauern aus Aufwand und Verfügbarkeit abgeleitet, Anordnungsbeziehungen gesetzt, kritischer Pfad berechnet.
Acht Personentage sind bei zwei Personen vier Tage Dauer, bei 50 % Verfügbarkeit sechzehn.
- 05
Ressourcenplan
Zuordnung von Personen und Mitteln, mit tatsächlicher statt nomineller Verfügbarkeit.
Nach Abzug von Linienaufgaben und Abwesenheiten bleiben oft nur 40 bis 70 Prozent.
- 06
Kostenplan
Budget je Arbeitspaket und Periode, interner Aufwand mitgerechnet, Reserve separat ausgewiesen.
- 07
Meilensteinplan
Entscheidungspunkte mit prüfbarem Kriterium, Termin und Verantwortung.
- 08
Basislinie
Datum des genehmigten Planstands, gegen den die Ist-Situation gehalten wird.
Ohne Basislinie ist nicht mehr feststellbar, wie oft ein Termin verschoben wurde — die aussagekräftigste Frage im Controlling.
- 09
Puffer
Gebündelt vor kritischen Punkten und vor dem Endtermin ausgewiesen, nicht in die Schätzungen eingerechnet.
Häufige Fragen
- Was gehört in einen Projektplan?
- Aufgaben mit Terminen, Meilensteine, Abhängigkeiten, Ressourcen und Verantwortlichkeiten. Er führt die zentralen Planungselemente zusammen.
- Worauf baut ein Projektplan auf?
- Auf dem Projektstrukturplan, der das Vorhaben in Arbeitspakete gliedert. Ein Gantt-Diagramm visualisiert den Plan.
- Ist ein Projektplan statisch?
- Nein. Er wird über das Projekt hinweg aktualisiert, wenn sich Termine, Aufgaben oder Schätzungen ändern.