Ressourcenplanung im Projekt muss von der tatsächlichen, nicht der nominellen Verfügbarkeit ausgehen: Nach Linienaufgaben, Abwesenheiten und anderen Projekten bleiben von einer Vollzeitstelle typischerweise fünfzig bis siebzig Prozent für Projektarbeit. Konflikte entstehen fast immer projektübergreifend und sind innerhalb eines Projekts nicht lösbar.
Nominelle und tatsächliche Verfügbarkeit
Der häufigste Planungsfehler ist die Gleichsetzung von Anwesenheit und Projektverfügbarkeit. Eine Person mit hundert Prozent Pensum ist nicht hundert Prozent für das Projekt da — Linienaufgaben, Abwesenheiten, Weiterbildung, Gremien und andere Projekte gehen zuerst ab.
| Position | Anteil (Anhalt) |
|---|---|
| Nominelles Pensum | 100 % |
| Ferien, Feiertage, Krankheit | −15 % |
| Linienaufgaben, Regelbetrieb | −10 bis −40 % |
| Weiterbildung, Gremien, Organisation | −5 % |
| Verbleibend für Projektarbeit | 40–70 % |
Diese Zahlen sind Anhaltspunkte, keine Regel — sie müssen je Person und Organisation ermittelt werden. Wichtig ist der Grundsatz: Der Ausgangswert der Planung ist die verbleibende Zeit, nicht das Pensum.
Verfügbarkeit ermitteln
Die Frage «wie viel Zeit hast du für das Projekt?» erzeugt eine optimistische Antwort, weil Menschen ihre Verpflichtungen unterschätzen. Belastbarer ist die Frage nach dem Rückblick: «Wie viel Zeit hast du im letzten Monat tatsächlich für Projektarbeit aufgewendet?»
Noch belastbarer ist die Abstimmung mit der Führungsperson, die über die Zeit dieser Person verfügt. Eine Zusage der Mitarbeitenden ohne Rückendeckung der Linie hält, bis die erste Priorisierung ansteht — und dann gewinnt in der Regel die Linie.
Ressourcenkonflikte entstehen fast nie innerhalb eines Projekts, sondern zwischen Projekten und gegenüber der Linie. Innerhalb des Projekts sind sie deshalb auch nicht lösbar — sie gehören eskaliert, nicht ausgehalten.
Schlüsselpersonen und Engpässe
In fast jedem Projekt gibt es ein bis zwei Personen, ohne die es nicht vorangeht — die einzige Person mit Kenntnis des Altsystems, die einzige Fachverantwortliche für einen kritischen Prozess. Diese Engpässe gehören identifiziert und benannt.
Zwei Massnahmen sind wirksam. Erstens: Aufgaben dieser Personen bevorzugt auf den kritischen Pfad legen und früh terminieren, nicht spät. Zweitens: Wissen verteilen, bevor es nötig wird — eine zweite Person mitlaufen lassen kostet Kapazität und ist die einzige Absicherung gegen einen Ausfall.
Überlastung sichtbar machen
Ein Ressourcenplan, in dem eine Person über hundert Prozent verplant ist, ist rechnerisch nicht erfüllbar — der Termin wird nicht gehalten werden, unabhängig vom Engagement der Beteiligten. Diese Situation entsteht regelmässig und wird oft nicht ausgesprochen.
Sie gehört ausgesprochen, und zwar mit Zahlen: «Person X ist im Oktober zu 140 Prozent verplant. Entweder verschiebt sich Arbeitspaket 4.2, oder es braucht eine zusätzliche Person, oder das Projekt Y muss zurückstehen.» Diese drei Optionen sind die einzigen; die Entscheidung liegt beim Auftraggeber.
Über mehrere Projekte hinweg
Der eigentliche Ort der Ressourcensteuerung ist das Portfolio, nicht das einzelne Projekt. Solange jedes Projekt für sich plant und dieselben Personen einplant, entsteht eine Gesamtzusage, die niemand geprüft hat.
Auch ohne formales Portfoliomanagement hilft ein einfaches Instrument: eine Übersicht der Schlüsselpersonen mit ihrer Verplanung über alle Projekte, monatlich aktualisiert. Sie ist in einer Tabelle führbar und macht Konflikte sichtbar, bevor sie als Verzug auftreten.
Häufige Fragen
- Wie viel Zeit steht einer Vollzeitkraft für Projektarbeit zur Verfügung?
- Nach Abzug von Abwesenheiten, Linienaufgaben, Weiterbildung und Gremien typischerweise vierzig bis siebzig Prozent. Der Ausgangswert der Planung ist die verbleibende Zeit, nicht das nominelle Pensum.
- Wie ermittelt man realistische Verfügbarkeiten?
- Nicht durch die Frage «wie viel Zeit hast du?», sondern rückblickend: «Wie viel Zeit hast du im letzten Monat tatsächlich für Projektarbeit aufgewendet?» Zusätzlich abgestimmt mit der Führungsperson, die über diese Zeit verfügt.
- Was tun bei Ressourcenkonflikten zwischen Projekten?
- Eskalieren, nicht aushalten. Konflikte zwischen Projekten sind innerhalb eines Projekts nicht lösbar. Die drei möglichen Optionen — Arbeitspaket verschieben, Kapazität aufstocken, anderes Projekt zurückstellen — sind Entscheidungen des Auftraggebers.