Tragfähige Kapazitätsplanung rechnet netto: Von einer Vollzeitstelle bleiben nach Ferien, Absenzen, Meetings, Linien- und Supportaufgaben realistisch 60 bis 70 Prozent produktive Projektzeit — und verplant werden davon höchstens 80 Prozent, damit Ungeplantes Platz hat. Wer mit 100 Prozent plant, plant den Verzug gleich mit.
Die Netto-Rechnung: was von 100 Prozent übrig bleibt
Die Bruttorechnung ist verführerisch einfach: fünf Personen, fünf Tage, 25 Personentage pro Woche. Die Realität zieht ab — und zwar systematisch. Ferien und Feiertage kosten übers Jahr rund 12 bis 15 Prozent. Krankheit und kurzfristige Absenzen weitere 3 bis 5. Meetings, Koordination und Administration schlagen je nach Organisation mit 15 bis 25 Prozent zu — ehrlich gemessen, nicht geschönt. Dazu kommen Linienaufgaben, Support fürs letzte Projekt («kannst du kurz…»), Weiterbildung und die Rüstverluste bei parallelen Themen. Unter dem Strich bleiben von einer 100-Prozent-Stelle typischerweise 60 bis 70 Prozent verlässlich planbare Projektzeit — bei Personen mit Linienverantwortung deutlich weniger. Diese Zahl ist keine Schwäche des Teams, sondern die Physik der Organisation; Pläne, die sie ignorieren, sind ab Tag eins Fiktion.
Die 80-Prozent-Regel: Luft ist keine Verschwendung
Der zweite Fehler folgt dem ersten: Selbst die korrekt gerechnete Netto-Kapazität wird zu 100 Prozent verplant. Das klingt effizient und ist das Gegenteil — ein voll ausgelastetes System hat keinen Platz für das Ungeplante, das trotzdem kommt: die Produktionsstörung, die dringende Kundenfrage, die Nacharbeit. Die Folge sind Warteschlangen, Dauerverzug und das Gefühl permanenter Überforderung bei nominal korrekter Planung. Die Faustregel aus der Praxis: höchstens rund 80 Prozent der Netto-Kapazität fest verplanen. Die Reserve ist kein Leerlauf — sie wird verlässlich gefüllt, nur eben von der Realität statt vom Plan. Systeme mit Luft sind messbar schneller als Systeme am Anschlag, weil Arbeit fliesst statt zu stauen.
Das Verfahren: rollierend und leichtgewichtig
- 01Verfügbarkeiten erfassenPro Person und Monat: Pensum, geplante Abwesenheiten, fixe Linien-/Supportanteile. Grob in Prozenten oder Tagen — die Kommastelle ist Scheingenauigkeit.
- 02Bedarf dagegenstellenDie geplanten Arbeitspakete der nächsten 8 bis 12 Wochen auf Rollen und Personen herunterbrechen. Weiter als ein Quartal im Detail zu planen lohnt selten — dort reicht die Grobsicht.
- 03Engpässe sichtbar machenWo übersteigt der Bedarf die 80-Prozent-Linie? Diese Stellen — meist einzelne Schlüsselrollen, nicht «das Team» — sind die Entscheidungspunkte: verschieben, umverteilen, verstärken oder Umfang anpassen.
- 04Rollierend nachführenMonatlich (in dynamischen Phasen zweiwöchentlich) aktualisieren. Kapazitätsplanung ist ein Film, kein Foto — der Wert liegt im frühen Erkennen von Kollisionen, nicht in der perfekten Momentaufnahme.
Kapazität als Führungsgespräch
Die Planungstabelle ist das kleinere Stück; das grössere ist der Umgang mit ihren Befunden. Eine ehrliche Kapazitätsplanung produziert unbequeme Wahrheiten — dass das neue Wunschprojekt erst im Herbst Platz hat, dass die Spezialistin der Engpass des halben Portfolios ist, dass die Meeting-Last eines Bereichs ein Viertel seiner Leistung frisst. Genau dafür ist sie da: Sie verwandelt diffusen Dauerdruck in konkrete Entscheidungsfragen an die richtige Ebene. Und im Team wirkt sie entlastend, wenn sie richtig gerahmt wird — nicht als Kontrolle der Einzelnen, sondern als Schutz vor Überplanung: Die Zahlen verteidigen das Team gegen das nächste «das passt schon noch rein».
Ein ehrlicher Startpunkt: zwei Wochen lang grob erfassen, wohin die Zeit wirklich geht (Projekt, Meetings, Support, Ungeplantes). Die gemessenen Anteile ersetzen die geschätzten — und die Diskussion über «zu langsam» wird zur Diskussion über Struktur.
Diese Methode lässt sich in einem Projekt-Tool wie Flenio direkt abbilden — DACH-nativ und DSG-konform gehostet.
Häufige Fragen
- Braucht Kapazitätsplanung ein spezielles Tool?
- Sie braucht vor allem Gewohnheit. Für kleine Teams reicht eine gepflegte Übersicht; ab mehreren Projekten und Rollen lohnt ein Tool, das Aufgaben und Auslastung verbindet — entscheidend ist, dass es eine einzige, aktuelle Quelle gibt statt drei konkurrierender Tabellen.
- Wie geht man mit Personen um, die «immer Zeit finden»?
- Vorsicht: Wer chronisch liefert, obwohl die Rechnung dagegen spricht, arbeitet meist aus verdeckter Mehrarbeit oder lässt anderes leise fallen. Beides ist keine Kapazität, sondern Kredit — die Planung sollte ihn sichtbar machen, nicht einpreisen.
- Was ist mit Schätzfehlern — macht die Kapazitätsplanung die nicht sinnlos?
- Nein, sie macht sie sichtbar: Wenn Pakete regelmässig länger dauern, zeigt der Plan-Ist-Vergleich das Muster, und künftige Planungen rechnen mit realistischeren Werten. Ohne Kapazitätsplanung bleibt derselbe Fehler einfach unsichtbar — und unkorrigiert.