Microsoft Planner bietet einen Export eines Plans nach Excel, über den Aufgaben mit Bucket, Zuständigen, Fälligkeiten und Status in ein anderes Werkzeug übernommen werden können. Kommentare und Anhänge wandern dabei in der Regel nicht mit. Microsoft 365 bleibt für Kommunikation und Dokumente bestehen; das neue Werkzeug übernimmt Planung, Meilensteine und Mehrprojekt-Sicht.
Wann der Wechsel sinnvoll ist
Planner ist für einfache Aufgabenkoordination in Teams gemacht. Grenzen zeigen sich, wenn Aufgaben voneinander abhängen, Meilensteine mit Entscheidungen verbunden sind, mehrere Pläne dieselben Personen beanspruchen oder Auftraggeber regelmässig strukturierte Statusberichte erwarten. Wer diese Informationen heute aus mehreren Plänen und Excel zusammenstellt, profitiert von einem Projektwerkzeug.
Microsoft 365 behalten, Planung verlagern
Ein Wechsel weg von Planner heisst nicht, Microsoft 365 zu verlassen. Bewährt ist eine klare Aufteilung: Teams für Kommunikation, SharePoint und OneDrive für Dokumente, das Projektwerkzeug für Planung, Termine, Meilensteine und Berichte. Wichtig sind eine Anmeldung über das bestehende Microsoft-Konto und Benachrichtigungen dort, wo das Team arbeitet.
- 01Pläne inventarisierenWelche Planner-Pläne sind aktive Projekte, welche reine Aufgabenlisten?
- 02Projekte zuerstNur echte Projekte umziehen; einfache Teamlisten können in Planner bleiben.
- 03Exportieren und importierenPro Plan nach Excel exportieren, bereinigen und importieren.
- 04Links setzenDokumente in SharePoint belassen und aus den Aufgaben verlinken statt kopieren.
Wer Projektdaten bewusst ausserhalb eines US-Konzerns halten möchte, kann Planung und Steuerung in ein Werkzeug mit Schweizer oder EU-Datenhaltung legen und Microsoft 365 für Kommunikation und Office weiter nutzen.
Flenio als Option
Flenio ergänzt Microsoft 365 um Phasen, Meilensteine, Abhängigkeiten und eine Mehrprojekt-Sicht und bietet einen Import für Tabellen. Ob es passt, zeigt am zuverlässigsten eine kurze Teststellung mit einem echten Projekt.
Zeitplan für den Umzug von Planner
| Phase | Dauer (Richtwert) | Inhalt |
|---|---|---|
| Inventar der Pläne | 2–3 Tage | Projekte von einfachen Teamlisten trennen |
| Teststellung | 1–2 Wochen | Ein Projekt im Zielwerkzeug führen |
| Export und Import | 1–2 Tage pro Plan | Nach Excel exportieren, bereinigen, importieren |
| Pilot | 2 Wochen | Ein Team plant nur noch im neuen Werkzeug |
| Rollout | 2–3 Wochen | Weitere Projekte umziehen, Teamlisten bleiben |
Typische Stolpersteine
- Gruppen in Microsoft 365 werden gelöscht, bevor alle Anhänge gesichert sind.
- Checklisten und Kommentare werden als vollständig übernommen angenommen.
- Benachrichtigungen kommen doppelt aus Planner und dem neuen Werkzeug.
- Unklar bleibt, welche Listen in Planner bleiben dürfen.
Die ersten vier Wochen danach
- Klar kommunizieren: Projekte im neuen Werkzeug, einfache Teamlisten dürfen in Planner bleiben.
- Benachrichtigungen bereinigen.
- Dokumente aus SharePoint verlinken statt hochladen.
- Nach vier Wochen prüfen, ob noch Projekte in Planner weitergeführt werden.
Was im neuen Werkzeug anders werden sollte
In Planner war jede Aufgabe gleich gewichtet und Termine standen für sich. Im neuen Werkzeug sollten Projekte eine klare Struktur erhalten: Phasen oder Meilensteine mit Kriterien, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, die aufeinander aufbauen, und eine verantwortliche Person pro Aufgabe statt mehrerer Zugewiesener. Buckets aus Planner sind ein guter Startpunkt für Phasen, werden aber oft feiner als nötig gewesen sein. Nutzen Sie den Umzug, um sie zu konsolidieren, und definieren Sie, welche Berichte die Leitung künftig direkt aus dem Werkzeug erhält.
- Aufgaben mit Namen und Beschreibung
- Buckets als Gruppen oder Phasen
- Zugewiesene Personen
- Start- und Fälligkeitsdaten
- Fortschritt beziehungsweise Status
- Prioritäten und Bezeichnungen
- Kommentare und Unterhaltungen
- Dateianhänge (bleiben in SharePoint)
- Checklisten je nach Export nur eingeschränkt
- Verlauf und Änderungsprotokoll
Häufige Fragen
- Kann man Microsoft Planner exportieren?
- Ja, ein Plan lässt sich nach Excel exportieren. Die Datei enthält Aufgaben mit Bucket, Zuständigen, Daten und Status und kann als CSV in andere Werkzeuge importiert werden.
- Was geht beim Wechsel von Planner verloren?
- Meist Kommentare, Anhänge und der Verlauf. Anhänge bleiben in SharePoint und können aus den neuen Aufgaben verlinkt werden.
- Muss ich Microsoft 365 verlassen?
- Nein. Teams und SharePoint bleiben für Kommunikation und Dokumente, das Projektwerkzeug übernimmt Planung und Steuerung.