Ressourcenplan
Verfügbarkeit realistisch eintragen; Auslastung über 100 % markieren.
Auslastung pro Woche
| Person / Rolle | KW [x] verfügbar | KW [x] Bedarf | KW [x] Auslastung | KW [x+1] verfügbar | KW [x+1] Bedarf | KW [x+1] Auslastung |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [Name, Rolle] | [26 h] | [20 h] | [77 %] | [26 h] | [30 h] | [115 %] |
| [Name, Rolle] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] | [ ] |
Massnahmen bei Engpässen
| KW | Person | Engpass | Massnahme | Entscheid durch |
|---|---|---|---|---|
| [x+1] | [Name] | [115 %] | [Paket Y verschieben] | [Auftraggeber] |
Ausdrücke in eckigen Klammern sind Platzhalter. Die Vorlage ist bewusst als Text gehalten, damit sie sich in jedes Werkzeug einfügen lässt — Word, Confluence, Notion oder ein Projektwerkzeug.
Ein Ressourcenplan stellt pro Person und Zeitraum die realistische Verfügbarkeit dem geplanten Bedarf aus Arbeitspaketen gegenüber und zeigt die Auslastung. Realistisch heisst: Ferien, Linienaufgaben und Sitzungen abziehen, statt mit 100 Prozent zu planen. Aussagekräftig wird er erst projektübergreifend, weil Engpässe meist zwischen Projekten entstehen.
Was ein Ressourcenplan leisten muss
Der Ressourcenplan beantwortet eine einfache Frage: Haben wir die Leute, um das Geplante zur geplanten Zeit zu tun? Dafür stellt er pro Person und Zeitraum den Bedarf aus den Arbeitspaketen der realistischen Verfügbarkeit gegenüber. Ergebnis ist die Auslastung — und damit die frühe Warnung vor Engpässen.
Realistische Verfügbarkeit
Der häufigste Fehler ist die Planung mit 100 Prozent. Niemand arbeitet die volle Zeit an Projektaufgaben: Ferien, Feiertage, Weiterbildung, Linienaufgaben, Sitzungen und Unvorhergesehenes reduzieren die planbare Zeit erheblich. Wer eine Person mit 100 Prozent einplant, plant eine Überlastung ein, die sich später als Terminverzug zeigt.
| Position | Beispiel pro Woche |
|---|---|
| Vertragliche Arbeitszeit | 42 h |
| Linienaufgaben | – 8 h |
| Sitzungen, Administration | – 5 h |
| Puffer für Unvorhergesehenes | – 3 h |
| Planbar fürs Projekt | 26 h (ca. 62 %) |
Aufbau der Vorlage
Die Vorlage unten zeigt pro Person und Woche Verfügbarkeit, Bedarf und Auslastung. Für kleinere Projekte genügt eine Wochenansicht über die nächsten zwei bis drei Monate; weiter voraus wird die Planung ohnehin unscharf. Für längere Zeiträume reicht eine Monatsansicht mit grober Kapazität.
Engpässe entstehen fast immer zwischen Projekten. Ein Ressourcenplan pro Projekt zeigt sie nicht — erst die Summe aller Projekte pro Person macht Überlastung sichtbar.
Engpässe auflösen
- 01ErkennenAuslastung über 100 Prozent oder dauerhaft über 90 Prozent markieren.
- 02Ursache klärenIst die Schätzung zu tief, die Verfügbarkeit zu optimistisch oder kollidieren Projekte?
- 03Optionen prüfenArbeit verschieben, anders verteilen, priorisieren oder Kapazität ergänzen.
- 04Entscheiden lassenWo Projekte konkurrieren, entscheidet nicht die Projektleitung, sondern wer über die Prioritäten der Projekte bestimmt.
Rollen statt Namen in frühen Phasen
In der Initialisierung stehen oft noch keine Namen fest. Dann wird der Bedarf zuerst nach Rollen geplant — etwa «Business Analyst, 40 Prozent, drei Monate». Diese Rollenplanung ist die Grundlage für die Frage an die Linie, wer das Projekt tatsächlich verstärken kann. Mit der Besetzung wird sie durch Namen ersetzt.
Wann die Tabelle an Grenzen stösst
Ein Ressourcenplan in Excel funktioniert für ein einzelnes Projekt. Sobald mehrere Projekte dieselben Personen teilen, wird die manuelle Zusammenführung aufwendig und fehleranfällig. Dann lohnt ein Werkzeug, das Aufgaben, Zuständigkeiten und Auslastung projektübergreifend zeigt — die Methode bleibt dieselbe, die Übersicht entsteht automatisch.
Ressourcenplan
Übernehmen Sie die Struktur nach Word, Confluence oder Ihr Projektwerkzeug. Streichen Sie, was Sie nicht brauchen — eine Vorlage, die unverändert übernommen wird, erzeugt Felder, die niemand füllt und die spätestens beim zweiten Projekt leer bleiben.
- 01
Personen und Rollen
Wer steht dem Projekt zur Verfügung, in welcher Rolle?
- 02
Verfügbarkeit
Realistischer Anteil pro Woche nach Abzug von Ferien, Linie und Fixterminen.
Faustregel: selten mehr als 70–80 % planbar.
- 03
Bedarf
Geplanter Aufwand pro Arbeitspaket und Woche.
- 04
Auslastung
Bedarf geteilt durch Verfügbarkeit; über 100 % markieren.
- 05
Massnahmen
Verschieben, priorisieren, verstärken — mit Entscheidungsbedarf.
Häufige Fragen
- Was gehört in einen Ressourcenplan?
- Personen oder Rollen, ihre realistische Verfügbarkeit, der Bedarf aus den Arbeitspaketen pro Zeitraum und die daraus berechnete Auslastung.
- Mit wie viel Prozent sollte man planen?
- Mit der realistischen Verfügbarkeit nach Abzug von Linie, Sitzungen, Ferien und Puffer — selten mehr als 70 bis 80 Prozent der Arbeitszeit.
- Warum reicht ein Ressourcenplan pro Projekt nicht?
- Weil Engpässe meist entstehen, wenn dieselben Personen in mehreren Projekten eingeplant sind. Erst die Summe zeigt die tatsächliche Auslastung.