Projektantrag
Kopf
- Arbeitstitel: [ ]
- Antragsteller/in: [Name, Bereich]
- Datum: [TT.MM.JJJJ]
Inhalt
- Problem / Chance: [ … ]
- Ziel: [ … ]
- Nutzen: [für wen, Grössenordnung]
- Grober Aufwand: [CHF von–bis, Personen, Dauer]
- Risiken: [1–3 wichtigste]
Antrag
- Beantragt wird: [z. B. Freigabe Initialisierung, Budget CHF x, bis TT.MM.JJJJ]
Ausdrücke in eckigen Klammern sind Platzhalter. Die Vorlage ist bewusst als Text gehalten, damit sie sich in jedes Werkzeug einfügen lässt — Word, Confluence, Notion oder ein Projektwerkzeug.
Ein Projektantrag schlägt ein Vorhaben zur Freigabe vor, bevor es ein Projekt ist. Er beschreibt Problem oder Chance, Ziel, erwarteten Nutzen, groben Aufwand, wesentliche Risiken und den konkreten Antrag an das Gremium. Wird er genehmigt, folgen Initialisierung und Projektauftrag mit den Details.
Projektantrag und Projektauftrag
Die beiden Begriffe werden oft verwechselt. Der Projektantrag kommt zuerst: Jemand schlägt ein Vorhaben vor und bittet um Freigabe. Der Projektauftrag kommt danach: Er legt nach genauerer Prüfung Ziele, Umfang, Organisation, Termine und Kosten verbindlich fest. Der Antrag muss überzeugen, der Auftrag muss präzise sein. In HERMES entspricht der genehmigte Antrag häufig dem Anstoss für die Initialisierung.
| Merkmal | Projektantrag | Projektauftrag |
|---|---|---|
| Zeitpunkt | Vor der Freigabe | Nach der Initialisierung |
| Zweck | Überzeugen | Verbindlich festlegen |
| Genauigkeit | Grössenordnungen | Konkrete Werte |
| Länge | Ein bis zwei Seiten | Je nach Projekt mehr |
Was einen Antrag überzeugend macht
Gremien sehen viele Anträge und wenig Zeit. Überzeugend ist ein Antrag, der das Problem konkret beschreibt, den Nutzen in einer nachvollziehbaren Grössenordnung benennt und ehrlich mit Aufwand und Risiken umgeht. Übertriebene Versprechen schwächen die Glaubwürdigkeit — spätestens beim nächsten Antrag derselben Person.
Beantragen Sie nicht das ganze Projekt, sondern zuerst die Initialisierung mit überschaubarem Budget. Ein kleiner, klar begrenzter Schritt wird eher genehmigt und liefert die Grundlage für den grossen Entscheid.
So füllen Sie die Vorlage aus
- 01Problem konkret machenBeschreiben Sie, woran man das Problem heute merkt — Zeitverlust, Fehler, Kosten, Beschwerden.
- 02Ziel und Nutzen verbindenZeigen Sie, welches Ziel welchen Nutzen stiftet und für wen.
- 03Aufwand als BandbreiteGeben Sie eine realistische Spanne an, statt eine Genauigkeit vorzutäuschen, die es noch nicht gibt.
- 04Risiken offen nennenWer Risiken selbst anspricht, wirkt kompetent und nimmt Einwände vorweg.
- 05Klar beantragenFormulieren Sie genau, was das Gremium entscheiden soll.
Priorisierung im Portfolio
In vielen Organisationen konkurrieren Anträge um dieselben Mittel. Anträge, die sich an bekannten Kriterien der Portfolio-Priorisierung ausrichten — etwa Strategiebeitrag, Nutzen, Dringlichkeit, Risiko, Ressourcenbedarf —, lassen sich leichter vergleichen und werden fairer bewertet. Es lohnt sich, diese Kriterien vorab zu kennen und den Antrag darauf auszurichten.
Typische Schwächen
- Die Lösung wird beantragt, das Problem bleibt vage.
- Nutzen ohne Grössenordnung.
- Aufwand fehlt oder ist unrealistisch tief.
- Unklar, was genau entschieden werden soll.
Projektantrag
Übernehmen Sie die Struktur nach Word, Confluence oder Ihr Projektwerkzeug. Streichen Sie, was Sie nicht brauchen — eine Vorlage, die unverändert übernommen wird, erzeugt Felder, die niemand füllt und die spätestens beim zweiten Projekt leer bleiben.
- 01
Titel und Antragsteller
Arbeitstitel, antragstellende Person, Fachbereich, Datum.
- 02
Problem oder Chance
Was ist heute unbefriedigend, was könnte besser sein? Mit Zahlen, wo möglich.
- 03
Ziel
Was soll am Ende anders sein?
- 04
Nutzen
Für wen, in welcher Grössenordnung?
- 05
Grober Aufwand
Grössenordnung von Kosten, Personal und Dauer.
Bandbreite statt Scheingenauigkeit.
- 06
Risiken und Abhängigkeiten
Die zwei bis drei wichtigsten.
- 07
Antrag
Was genau wird beantragt — z. B. Freigabe einer Initialisierung mit Budget X bis Datum Y.
Häufige Fragen
- Was ist der Unterschied zwischen Projektantrag und Projektauftrag?
- Der Antrag schlägt ein Vorhaben zur Freigabe vor und muss überzeugen. Der Auftrag legt nach der Prüfung Ziele, Umfang, Organisation, Termine und Kosten verbindlich fest.
- Wie lang sollte ein Projektantrag sein?
- Ein bis zwei Seiten. Details gehören in Initialisierung und Projektauftrag.
- Was sollte beantragt werden?
- Oft ist es sinnvoll, zuerst die Initialisierung mit begrenztem Budget zu beantragen statt sofort das ganze Projekt.