Change Request
1. Kopf
- Nr.: CR-[000]
- Titel: [ ]
- Antragsteller/in: [Name]
- Datum: [TT.MM.JJJJ]
2. Beschreibung und Begründung
- Änderung: [ … ]
- Begründung / Folge ohne Änderung: [ … ]
4. Entscheid
- [ ] angenommen [ ] abgelehnt [ ] zurückgestellt
- Entscheid durch: [Name] Datum: [ ]
- Auflagen: [ ]
3. Auswirkungen
| Dimension | Auswirkung | Bewertung |
|---|---|---|
| Leistung | [ ] | [gering/mittel/hoch] |
| Termine | [+x Tage, Meilenstein Y] | [ ] |
| Kosten | [+ CHF] | [ ] |
| Risiken | [ ] | [ ] |
Ausdrücke in eckigen Klammern sind Platzhalter. Die Vorlage ist bewusst als Text gehalten, damit sie sich in jedes Werkzeug einfügen lässt — Word, Confluence, Notion oder ein Projektwerkzeug.
Ein Change Request beschreibt eine gewünschte Änderung an Umfang, Anforderungen, Terminen oder Rahmenbedingungen, begründet sie und bewertet ihre Auswirkungen auf Leistung, Termine, Kosten und Risiken. Auf dieser Basis entscheidet die dafür zuständige Stelle — je nach Tragweite Projektleitung oder Auftraggeber. Jeder Entscheid wird dokumentiert und in die Planung übernommen.
Wozu ein formaler Änderungsantrag dient
Jede einzelne Änderung wirkt harmlos. In der Summe sind unbewertete Änderungen eine der häufigsten Ursachen für gesprengte Budgets und Termine — das schleichende Wachstum des Umfangs, oft Scope Creep genannt. Der Change Request stoppt diesen Mechanismus nicht durch Verbote, sondern durch Transparenz: Bevor etwas umgesetzt wird, sind Nutzen und Folgen sichtbar und jemand mit der passenden Befugnis entscheidet.
Die Auswirkungsanalyse
| Dimension | Leitfrage |
|---|---|
| Leistung | Welche Ergebnisse, Anforderungen oder Funktionen ändern sich? |
| Termine | Verschieben sich Meilensteine oder der Endtermin? |
| Kosten | Welche Mehr- oder Minderkosten entstehen? |
| Risiken | Entstehen neue Risiken oder verändern sich bestehende? |
| Abhängigkeiten | Welche anderen Arbeiten, Projekte oder Verträge sind betroffen? |
Die Analyse muss nicht aufwendig sein. Für kleine Änderungen genügen wenige Sätze; bei grossen lohnt eine sorgfältige Schätzung. Wichtig ist, dass sie vor dem Entscheid vorliegt.
Toleranzen: nicht jede Änderung braucht den Auftraggeber
Ein Änderungsprozess, bei dem jede Kleinigkeit ins Gremium muss, wird umgangen. Bewährt haben sich Toleranzen: Die Projektleitung entscheidet selbst über Änderungen innerhalb vereinbarter Grenzen — etwa bis zu einem bestimmten Betrag oder ohne Auswirkung auf Meilensteine. Darüber entscheidet der Auftraggeber. Diese Grenzen gehören in den Projektauftrag.
Ein abgelehnter Change Request ist wertvoll: Er zeigt später, dass ein Wunsch geprüft und bewusst nicht umgesetzt wurde — und verhindert, dass dieselbe Diskussion dreimal geführt wird.
Der Ablauf
- 01ErfassenAntragsteller beschreibt Änderung und Begründung.
- 02BewertenProjektleitung analysiert Auswirkungen und gibt eine Empfehlung.
- 03EntscheidenJe nach Tragweite entscheidet Projektleitung oder Auftraggeber.
- 04Umsetzen und nachführenAngenommene Änderungen fliessen in Plan, Budget und Anforderungen ein.
Change Requests bei externen Aufträgen
Arbeitet ein externer Lieferant zu Festpreis, ist der Change Request zugleich die Grundlage für Nachträge. Hier ist Präzision besonders wichtig: Was genau gehört zum ursprünglichen Umfang, was ist neu? Ein sauber geführtes Änderungsregister schützt beide Seiten vor Streit bei der Schlussabrechnung.
Änderungsregister
Alle Change Requests werden in einem Register mit Nummer, Titel, Status, Auswirkungen und Entscheid geführt. Es zeigt dem Auftraggeber auf einen Blick, wie stark sich das Projekt seit dem Auftrag verändert hat — eine Information, die in jeden Statusbericht gehört.
Change Request
Übernehmen Sie die Struktur nach Word, Confluence oder Ihr Projektwerkzeug. Streichen Sie, was Sie nicht brauchen — eine Vorlage, die unverändert übernommen wird, erzeugt Felder, die niemand füllt und die spätestens beim zweiten Projekt leer bleiben.
- 01
Kopf
Nummer, Titel, Antragsteller, Datum.
- 02
Beschreibung
Was genau soll geändert werden?
- 03
Begründung
Warum ist die Änderung nötig oder sinnvoll? Was passiert ohne sie?
- 04
Auswirkungen
Leistung, Termine, Kosten, Risiken, betroffene Ergebnisse.
Auch positive Auswirkungen und Einsparungen nennen.
- 05
Empfehlung
Umsetzen, ablehnen, zurückstellen — mit Begründung.
- 06
Entscheid
Entscheid, Datum, entscheidende Person, Auflagen.
Häufige Fragen
- Was gehört in einen Change Request?
- Beschreibung, Begründung, Auswirkungen auf Leistung, Termine, Kosten und Risiken, eine Empfehlung und der dokumentierte Entscheid.
- Wer entscheidet über einen Change Request?
- Je nach Tragweite: innerhalb vereinbarter Toleranzen die Projektleitung, darüber der Auftraggeber.
- Muss jede kleine Änderung formal beantragt werden?
- Nein. Toleranzen erlauben der Projektleitung, kleine Änderungen selbst zu entscheiden; sie sollten aber im Register nachvollziehbar sein.