Kick-off — Agenda
Ein Kick-off ist keine Informationsveranstaltung, sondern der Moment, in dem gemeinsames Verständnis entsteht. Planen Sie mindestens ein Drittel der Zeit für Rückfragen und Diskussion — sonst hätten Sie eine Mail schicken können.
Vor dem Termin
- [ ] Projektauftrag ist genehmigt und liegt allen vor
- [ ] Teilnehmende sind vollständig: AG, PL, Team, Fachbereich, Betrieb
- [ ] Unterlagen mindestens drei Arbeitstage vorher versandt
- [ ] Raum, Technik und Protokollführung geklärt
Nach dem Termin (innerhalb von zwei Arbeitstagen)
- [ ] Protokoll mit Beschlüssen und offenen Punkten versandt
- [ ] Offene Punkte mit Verantwortlichem und Termin erfasst
- [ ] Nächster Termin vereinbart und im Kalender
Ablauf (Richtwert 120 Minuten)
| Min. | Thema | Wer | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 10 | Begrüssung, Anlass, Erwartungen der Runde | AG | Alle kennen den Auslöser |
| 15 | Ausgangslage und Projektziele | AG | Ziele sind verstanden, nicht nur gehört |
| 10 | Abgrenzung: was nicht Gegenstand ist | PL | Erwartungen sind eingegrenzt |
| 15 | Vorgehen, Phasen und Meilensteine | PL | Zeitliche Orientierung steht |
| 15 | Rollen und Entscheidungswege | PL | Jeder kennt seine Rolle und die Eskalation |
| 10 | Zusammenarbeit: Sitzungen, Werkzeuge, Ablage | PL | Arbeitsweise ist vereinbart |
| 10 | Risiken und offene Punkte | alle | Erste Risikoliste steht |
| 25 | Fragen und Diskussion | alle | Missverständnisse sind ausgeräumt |
| 10 | Nächste Schritte und Termine | PL | Jeder weiss, was bis wann von ihm erwartet wird |
Ausdrücke in eckigen Klammern sind Platzhalter. Die Vorlage ist bewusst als Text gehalten, damit sie sich in jedes Werkzeug einfügen lässt — Word, Confluence, Notion oder ein Projektwerkzeug.
Wofür Sie diese Vorlage brauchen
Der Kickoff ist der offizielle Startschuss eines Projekts. Eine gute Agenda sorgt dafür, dass alle wichtigen Punkte besprochen werden und der Auftakt Energie und Verbindlichkeit schafft.
Dieser Leitfaden zeigt, was auf eine Kickoff-Agenda gehört. Daraus erstellen Sie eine Vorlage, die den Projektstart strukturiert und zugleich Raum für Austausch lässt.
Die Bestandteile
Eine vollständige Kickoff-Agenda-Vorlage enthält die folgenden Bestandteile:
- Begrüssung und Vorstellung — wer ist dabei?
- Ziele und Nutzen — warum gibt es das Projekt?
- Umfang — was gehört dazu, was nicht?
- Vorgehen und Zeitplan — Methode, Phasen, Meilensteine.
- Rollen — wer ist wofür verantwortlich?
- Zusammenarbeit — wie wird kommuniziert?
- Offene Fragen und nächste Schritte.
Ein Kickoff ist nicht nur eine Informationsveranstaltung, sondern die Gelegenheit, Energie und Verbindlichkeit zu schaffen — wer nur Folien vorliest, verschenkt sein wertvollstes Potenzial.
Schritt für Schritt
- 01Agenda vorbereitenLegen Sie die Punkte und Zeiten vorab fest und versenden Sie die Agenda.
- 02Ziele vermittelnMachen Sie zu Beginn klar, warum es das Projekt gibt und was erreicht werden soll.
- 03Raum für Austausch gebenPlanen Sie bewusst Zeit für Fragen und Beiträge ein.
- 04Nächste Schritte festhaltenSchliessen Sie mit klaren nächsten Schritten und Verantwortlichkeiten.
Mehr als Information
Halten Sie die wichtigsten Ergebnisse des Kickoffs fest und machen Sie sie allen zugänglich — so wird aus dem gemeinsamen Verständnis eine verlässliche Grundlage.
Häufige Fehler vermeiden
Kickoff-Meetings scheitern, wenn sie zur reinen Präsentation ohne Austausch werden, wenn zu viele oder zu wenige Personen dabei sind oder wenn die Ergebnisse nicht festgehalten werden. Schaffen Sie Klarheit und Verbindlichkeit.
Kick-off-Agenda
Übernehmen Sie die Struktur nach Word, Confluence oder Ihr Projektwerkzeug. Streichen Sie, was Sie nicht brauchen — eine Vorlage, die unverändert übernommen wird, erzeugt Felder, die niemand füllt und die spätestens beim zweiten Projekt leer bleiben.
- 01
Begrüssung und Rahmen
Wer ist da, warum, wie lange dauert es, was ist das Ziel dieser Sitzung.
- 02
Ausgangslage und Auftrag
Warum gibt es das Projekt? Kurz, aus Sicht des Auftraggebers vorgetragen — nicht der Projektleitung.
Wenn der Auftraggeber das Warum nicht selbst sagen kann oder will, ist das ein Befund über die Rückendeckung.
- 03
Ziele und Nichtziele
Was wird erreicht, was ausdrücklich nicht.
- 04
Vorgehen und Meilensteine
Methodisches Vorgehen und die Entscheidungspunkte auf der Zeitachse.
- 05
Rollen und Zusammenarbeit
Wer macht was, wer entscheidet was — kurz die RACI-Kernzeilen.
- 06
Spielregeln
Sitzungsrhythmus, Erreichbarkeit, Umgang mit Änderungen, wo Dokumente liegen.
- 07
Offene Punkte und Erwartungen
Runde: Was erwarten die Beteiligten, was befürchten sie?
Der wertvollste Teil und der am häufigsten gestrichene. Was hier nicht gesagt wird, kommt später als Widerstand.
- 08
Nächste Schritte
Konkret, mit Person und Termin — nicht «wir bleiben dran».
Häufige Fragen
- Was gehört auf eine Kickoff-Agenda?
- Begrüssung, Ziele und Nutzen, Umfang, Vorgehen und Zeitplan, Rollen, Art der Zusammenarbeit sowie offene Fragen und nächste Schritte.
- Wer nimmt am Kickoff teil?
- Das Projektteam, der Auftraggeber und oft zentrale Stakeholder — wer eng zusammenarbeitet oder wichtige Entscheidungen trifft.
- Was ist der häufigste Kickoff-Fehler?
- Den Kickoff als reine Informationsveranstaltung zu sehen und nur zu präsentieren, statt Raum für Austausch zu schaffen und Verbindlichkeit zu erzeugen.