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Kommunikationsplan-Vorlage: Projektkommunikation steuern

Ein Kommunikationsplan klärt, wer welche Informationen wann erhält. Dieser Leitfaden zeigt, wie eine Kommunikationsplan-Vorlage aufgebaut ist.

6 Min. LesezeitVon Leutrim Miftaraj

Wofür Sie diese Vorlage brauchen

Ein Kommunikationsplan legt fest, wer welche Informationen in welcher Form und wie oft erhält. Eine Vorlage hilft, die Projektkommunikation bewusst zu steuern statt dem Zufall zu überlassen.

Dieser Leitfaden zeigt den Aufbau eines Kommunikationsplans. Daraus erstellen Sie eine Vorlage, die Kommunikationslücken vermeidet und Stakeholder gezielt einbindet.

Die Bestandteile

Eine vollständige Kommunikationsplan-Vorlage enthält die folgenden Bestandteile:

  • Zielgruppe — wer braucht Informationen?
  • Inhalt — welche Informationen sind relevant?
  • Kanal — Meeting, Bericht, Chat, persönliches Gespräch?
  • Häufigkeit — in welchem Rhythmus?
  • Verantwortlich — wer kommuniziert?
Worauf es ankommt

Gute Kommunikation orientiert sich am Empfänger, nicht am Sender — die Geschäftsleitung braucht andere Informationen und eine andere Sprache als das technische Team.

Schritt für Schritt

  1. 01
    Stakeholder erfassenListen Sie alle auf, die Informationen brauchen — über das Team hinaus.
  2. 02
    Bedarf klärenBestimmen Sie, welche Informationen für wen relevant sind.
  3. 03
    Kanal und Rhythmus wählenOrdnen Sie jedem Empfänger den passenden Kanal und die Häufigkeit zu.
  4. 04
    Verantwortung festlegenBestimmen Sie, wer welche Kommunikation übernimmt.

Empfänger denken

Eine Stakeholder-Analyse liefert die Grundlage für den Kommunikationsplan: Wer hat welchen Einfluss und welches Interesse, und wie intensiv muss entsprechend kommuniziert werden?

Häufige Fehler vermeiden

Kommunikationspläne scheitern an Informationsüberflutung, Informationsmangel, falscher Kanalwahl und vergessenen Stakeholdern. Halten Sie den Plan schlank und richten Sie ihn konsequent an den Empfängern aus.

Häufige Fragen

Was gehört in einen Kommunikationsplan?
Für jede Zielgruppe: welche Informationen sie braucht, über welchen Kanal, in welcher Häufigkeit und wer dafür verantwortlich ist.
Worauf baut ein Kommunikationsplan auf?
Auf der Stakeholder-Analyse: Wer hat welchen Einfluss und welches Interesse, und wie intensiv muss kommuniziert werden?
Was ist der häufigste Fehler?
Kommunikation am Sender statt am Empfänger auszurichten. Verschiedene Empfänger brauchen unterschiedliche Informationen und Sprache.