Ein Projektmanagement-Tool mit Zeiterfassung lohnt sich, wenn Stunden gegen Budgets, Kundenprojekte oder Nachkalkulation ausgewertet werden müssen. Entscheidend sind Erfassung direkt an Aufgabe und Projekt, Soll-Ist-Vergleich gegen das Budget, saubere Exporte für die Buchhaltung und eine Bedienung, die das Team täglich akzeptiert. Für Schweizer Organisationen kommen Franken-Budgets und Datenhaltung hinzu.
Die Werkzeuge im Überblick
Zeiterfassung direkt an Aufgaben und Projekten, Auslastung und Projektübersicht in einem deutschsprachigen Werkzeug mit Schweizer beziehungsweise EU-Datenhaltung.
Bewusst fokussiert — wer maximale Funktionsbreite oder ein grosses US-Integrations-Ökosystem sucht, ist bei internationalen Tools breiter aufgestellt.
Enorme Funktionsbreite — Docs, Ziele, Whiteboards, Automatisierungen in einer Plattform.
Die Vielfalt bringt Komplexität; kleine Teams nutzen oft nur einen Bruchteil und fühlen sich überfordert.
Sehr durchdachte, intuitive Oberfläche mit starken Workflow- und Abhängigkeitsfunktionen.
International ausgerichtet, Datenhaltung meist ausserhalb der Schweiz; höhere Pläne werden schnell teuer.
Zeiterfassung und Auslastungsplanung sind zentrale Funktionen, gut auf Agenturen zugeschnitten.
Schwerpunkt auf Agenturen; für gesteuerte Projekte mit Meilensteinen und Gremien weniger ausgelegt.
Durchgängig von Planung über Zeiterfassung bis Abrechnung, viel funktionale Tiefe.
Einführungsaufwand und Komplexität einer grossen Suite.
Warum Zeiterfassung ins Projektwerkzeug gehört
Zeiterfassung in einem separaten System führt fast immer zu denselben Problemen: Stunden werden nachträglich und ungenau zugeordnet, Budgets zeigen erst am Monatsende, dass ein Projekt aus dem Ruder läuft, und die Nachkalkulation kostet Stunden an Excel-Arbeit. Wird direkt an der Aufgabe erfasst, an der gerade gearbeitet wird, sinkt der Aufwand und die Genauigkeit steigt. Vor allem aber wird der Soll-Ist-Vergleich laufend sichtbar — dann, wenn noch gegengesteuert werden kann.
Die Kriterien, die wirklich zählen
- Erfassung an Aufgabe und Projekt — mit Timer und nachträglicher Eingabe, auch mobil.
- Soll-Ist-Vergleich gegen Stunden- oder Frankenbudget pro Projekt und Phase.
- Unterscheidung verrechenbar / nicht verrechenbar und Stundensätze pro Rolle.
- Exporte für Buchhaltung und Lohn, idealerweise mit Schnittstelle.
- Rechte: Wer sieht wessen Stunden? Gerade in der Schweiz ein Datenschutzthema.
- Akzeptanz: Ein Werkzeug, in dem das Team ungern erfasst, liefert keine verlässlichen Zahlen.
Wo Zeiterfassung im PM-Tool an Grenzen stösst
Ein Projektwerkzeug ersetzt keine vollständige Arbeitszeiterfassung nach Arbeitsgesetz mit Präsenzzeiten, Ferien- und Überzeitsaldi. Viele Organisationen kombinieren deshalb: Projektzeiten im PM-Tool, Arbeitszeit- und Absenzverwaltung im HR- oder Lohnsystem. Wichtig ist eine klare Regel, welches System für welche Zahl führend ist.
Lassen Sie in einer Teststellung zwei Wochen lang wirklich erfassen und ziehen Sie danach einen Monatsabschluss für ein Projekt. Erst dann zeigt sich, ob Auswertungen und Exporte im Alltag tragen.
Für wen welche Lösung passt
Agenturen und Dienstleister mit stundenbasierter Abrechnung brauchen eine starke Verbindung von Zeit, Budget und Auslastung. Interne Projektorganisationen dagegen nutzen Zeiterfassung vor allem für Controlling und Kapazitätsplanung — hier zählt eher die Einfachheit als Fakturafunktionen. Wer Faktura direkt im Tool will, landet eher bei einer Suite; wer die Buchhaltung bereits gelöst hat, fährt mit einem schlanken Projektwerkzeug plus Export meist besser.
Entscheidungshilfe nach Situation
| Situation | Passender Werkzeugtyp |
|---|---|
| Agentur mit Stundenabrechnung | Werkzeug mit Zeit, Budget und Auslastung pro Kunde |
| Interne Projekte mit Controlling | Schlankes PM-Tool mit Zeiterfassung und Export |
| Faktura direkt im System gewünscht | Suite mit integrierter Abrechnung |
| Nur Präsenzzeit nach Arbeitsgesetz | HR- oder Lohnsystem, nicht das PM-Tool |
Häufige Fehler bei der Auswahl
- Zeiterfassung als Nebenfunktion bewerten — dabei entscheidet sie täglich über die Akzeptanz.
- Exporte nicht testen und erst beim ersten Monatsabschluss merken, dass Felder fehlen.
- Rechte nicht klären: Wer sieht die Stunden anderer? Das gehört vor die Einführung, nicht danach.
- Zu viele Tätigkeitskategorien anlegen — drei bis fünf genügen meist für aussagekräftige Auswertungen.
So testen Sie die Kandidaten
Erfassen Sie während der Teststellung eine Woche lang alle Projektstunden in beiden Kandidaten und erstellen Sie am Ende denselben Soll-Ist-Bericht für ein Projekt. Messen Sie, wie lange die Erfassung pro Tag dauert und wie viele Klicks der Bericht braucht. Halten Sie die Ergebnisse in einem einfachen Raster fest und entscheiden Sie mit den Personen, die das Werkzeug täglich nutzen werden.
Auswahlmethodik, Bewertungsgrundlage und der Umgang mit der Datenhaltung sind für alle Best-of-Listen gleich und im Überblick der Bestenlisten ausführlich beschrieben — einschliesslich der Offenlegung, dass dieses Portal vom selben Unternehmen betrieben wird wie Flenio.
Häufige Fragen
- Brauche ich ein separates Zeiterfassungs-Tool?
- Nicht für Projektzeiten, wenn das PM-Tool Erfassung an Aufgaben, Budgetvergleich und Exporte bietet. Für Arbeitszeit-, Ferien- und Überzeitverwaltung ist meist weiterhin ein HR- oder Lohnsystem führend.
- Welche Funktionen sind bei Zeiterfassung im PM-Tool wichtig?
- Erfassung an Aufgabe und Projekt, Soll-Ist-Vergleich gegen Budgets, verrechenbare und nicht verrechenbare Zeiten, Exporte und klare Rechte.
- Ist Zeiterfassung im Tool datenschutzrechtlich heikel?
- Sie ist zulässig, verlangt aber klare Zwecke und Zugriffsrechte. Wer welche Stunden sehen darf, sollte vorab geregelt und den Mitarbeitenden transparent gemacht werden.