Für Agenturen zählen vor allem Multi-Projekt-Übersicht, Auslastungsplanung, Zeiterfassung und saubere Datenhaltung. Es gibt kein pauschal bestes Tool — die richtige Wahl hängt von Teamgrösse, Abrechnungsmodell und Datenschutzanforderungen ab.
Die Werkzeuge im Überblick
Schweizer Datenhaltung, Zeiterfassung, Auslastung und Projektübersicht in einem schlanken, deutschsprachigen Werkzeug — ohne US-Cloud-Zwang.
Bewusst fokussiert — wer maximale Funktionsbreite oder ein grosses US-Integrations-Ökosystem sucht, ist bei internationalen Tools breiter aufgestellt.
Sehr durchdachte, intuitive Oberfläche mit starken Workflow- und Abhängigkeitsfunktionen.
International ausgerichtet, Datenhaltung meist ausserhalb der Schweiz; höhere Pläne werden schnell teuer.
Farbenfrohe, flexible Boards und viele Vorlagen für unterschiedlichste Abläufe.
Preismodell nach Sitzen kann für grössere Teams teuer werden; Datenhaltung international.
Enorme Funktionsbreite — Docs, Ziele, Whiteboards, Automatisierungen in einer Plattform.
Die Vielfalt bringt Komplexität; kleine Teams nutzen oft nur einen Bruchteil und fühlen sich überfordert.
Speziell auf Agentur- und Dienstleisterarbeit zugeschnitten, mit Zeiterfassung und Abrechnung.
Kleineres Ökosystem als die grossen Generalisten; Datenhaltung international.
Was Agenturen von einem Tool wirklich brauchen
Agenturarbeit unterscheidet sich von interner Projektarbeit in drei Punkten: Es laufen viele kleine bis mittlere Kundenprojekte gleichzeitig, die Marge hängt an der Auslastung der Köpfe, und ein Grossteil der Arbeit wird nach Zeit abgerechnet. Ein gutes Agentur-Tool muss deshalb nicht das mit den meisten Funktionen sein, sondern das, das diese drei Dinge sauber abbildet: Multi-Projekt-Übersicht, Auslastungs- und Ressourcenplanung sowie belastbare Zeiterfassung.
- Multi-Projekt-Übersicht — alle Kundenprojekte auf einen Blick, mit Status und Deadline.
- Auslastung & Ressourcen — wer ist wann verplant, wo droht Über- oder Unterlast?
- Zeiterfassung — projekt- und aufgabenscharf, als Basis für Abrechnung und Nachkalkulation.
- Kundentransparenz — geteilte Ansichten oder Freigaben ohne volle Systemöffnung.
- Datenhaltung — bei Kundendaten oft vertraglich relevant.
Was Agenturen von anderen Teams unterscheidet
Agenturen arbeiten projektweise für externe Auftraggeber — und daraus folgt eine Anforderung, die intern arbeitende Teams nicht haben: Jede Stunde muss einem Kunden und einem Mandat zuordenbar sein, weil sie entweder verrechnet oder als Verlust getragen wird. Ein Werkzeug ohne belastbare Zeiterfassung mit Projektbezug ist in diesem Umfeld nicht einsetzbar, egal wie gut es plant.
Die zweite Eigenheit ist die Kundeneinbindung. Auftraggeber wollen Fortschritt sehen, sollen aber nicht die interne Kalkulation, die Auslastung anderer Mandate oder interne Kommentare sehen. Prüfen Sie im Test konkret, wie ein Gastzugang funktioniert: Was sieht ein externer Betrachter tatsächlich, und wie viel Aufwand kostet es, das je Projekt einzustellen?
Drittens die Auslastungssteuerung. Agenturen führen viele parallele Mandate mit denselben Personen. Die Frage «Wer hat nächste Woche noch Kapazität?» ist hier eine tägliche, keine quartalsweise — und sie lässt sich nur beantworten, wenn das Werkzeug Auslastung über alle Projekte hinweg zeigt.
Auswahlmethodik, Bewertungsgrundlage und der Umgang mit der Datenhaltung sind für alle Best-of-Listen gleich und im Überblick der Bestenlisten ausführlich beschrieben — einschliesslich der Offenlegung, dass dieses Portal vom selben Unternehmen betrieben wird wie Flenio.
So grenzen Sie die Auswahl ein
Beginnen Sie nicht bei der Funktionsliste, sondern bei Ihrem Abrechnungsmodell. Rechnen Sie überwiegend nach Aufwand ab, ist eine tief integrierte Zeiterfassung wichtiger als schicke Boards. Betreuen Sie wenige, grosse Retainer-Kunden, zählt Übersicht und Reporting mehr als Automatisierung. Testen Sie zwei Kandidaten mit einem echten laufenden Projekt — inklusive einer vollständigen Abrechnungswoche. Der Tool-Auswahl-Finder strukturiert die Kriterien neutral.
Häufige Fragen
- Welches PM-Tool ist das beste für Agenturen?
- Es gibt kein pauschal bestes Tool. Für Agenturen zählen Multi-Projekt-Übersicht, Auslastungsplanung und Zeiterfassung am stärksten — plus Datenhaltung, wenn Kundendaten vertraglich geschützt sind. Die Wahl hängt vom Abrechnungsmodell ab.
- Braucht eine Agentur zwingend Zeiterfassung im Tool?
- Wenn nach Aufwand abgerechnet wird, ja — eine im PM-Tool integrierte Zeiterfassung spart Doppelerfassung und liefert die Basis für Abrechnung und Nachkalkulation. Bei reinen Pauschalprojekten ist sie weniger kritisch.
- Warum ist Datenhaltung bei Agenturen ein Thema?
- Agenturen verarbeiten oft vertrauliche Kundendaten. Verträge oder Branchenanforderungen können vorschreiben, dass diese in der Schweiz oder der EU liegen — dann wird die Datenresidenz des Tools zum Auswahlkriterium.