Projektziele werden nach Ergebnis-, Vorgehens- und Wirkungszielen unterschieden. Nur Wirkungsziele beantworten, ob sich das Projekt gelohnt hat — sie werden am häufigsten weggelassen, weil ihre Messung nach dem Projektende liegt.
Drei Zielarten
| Zielart | Beantwortet | Beispiel | Messbar wann |
|---|---|---|---|
| Ergebnisziel | Was wird geliefert? | Neues Bewilligungssystem in Betrieb | Bei Projektabschluss |
| Vorgehensziel | Unter welchen Bedingungen? | Innerhalb von 14 Monaten, max. CHF 800'000 | Laufend |
| Wirkungsziel | Was verbessert sich dadurch? | Bearbeitungszeit von 12 auf 5 Tage gesenkt | 6–12 Monate danach |
Die dritte Zeile ist die entscheidende und fehlt in den meisten Projektaufträgen. Ergebnis- und Vorgehensziele beantworten, ob das Projekt sauber durchgeführt wurde. Nur das Wirkungsziel beantwortet, ob es sich gelohnt hat — und genau diese Frage will man bei der Freigabe eigentlich stellen.
Der Grund für das Weglassen ist nachvollziehbar: Die Wirkung zeigt sich nach dem Projektende, wenn das Team aufgelöst ist. Trotzdem gehört sie in den Auftrag, denn ohne sie lässt sich nicht begründen, warum das Vorhaben durchgeführt wird.
Messbar formulieren
Ein Ziel ist messbar, wenn zwei Personen unabhängig voneinander zum selben Urteil über die Erreichung kommen. Das erfordert in der Regel eine Zahl, einen Ausgangswert und einen Zeitpunkt.
| Absichtserklärung | Ziel |
|---|---|
| Die Prozesse verbessern | Durchlaufzeit im Bewilligungsprozess bis 30.06.2027 von 12 auf 5 Arbeitstage senken |
| Höhere Kundenzufriedenheit | Zufriedenheitswert in der Jahresbefragung von 3.2 auf mindestens 4.0 steigern |
| Moderne IT-Landschaft | Alle Fachanwendungen auf unterstützte Versionen gehoben, keine Systeme ohne Herstellersupport |
| Mitarbeitende entlasten | Manuelle Doppelerfassung in mindestens 80 % der Fälle entfallen |
Der Ausgangswert ist der Teil, der am häufigsten fehlt. «Auf 5 Tage senken» ist ohne die Angabe, wo man startet, nicht bewertbar — und die Messung des Ausgangswerts muss vor Projektbeginn erfolgen, sonst ist sie nicht mehr möglich.
Wer ein Wirkungsziel formuliert, muss den Ausgangswert zu Projektbeginn erheben. Diese Messung dauert Stunden und ist die Voraussetzung dafür, den Projekterfolg später überhaupt belegen zu können.
Zielkonflikte offenlegen
Projekte haben in der Regel mehrere Ziele, und die stehen häufig in Spannung: schneller und billiger, umfassender und termingerecht, gründlich getestet und früh produktiv. Der verbreitete Umgang ist, alle Ziele nebeneinander in den Auftrag zu schreiben und die Auflösung dem Projektverlauf zu überlassen.
Das verlagert eine Entscheidung des Auftraggebers in die Umsetzung, wo sie dann unter Druck und ohne Mandat getroffen wird. Wirksamer ist, die Ziele bei der Auftragserteilung in eine Rangfolge zu bringen: Was hat Vorrang, wenn nicht alles geht? Diese Frage ist unbequem und beantwortet sich sonst von selbst — nur eben zufällig.
Nichtziele benennen
Ebenso wertvoll wie die Ziele ist die Liste dessen, was ausdrücklich nicht erreicht werden soll. «Die Ablösung des Archivsystems ist nicht Teil dieses Projekts» verhindert eine Erwartung, die sonst irgendwann als Selbstverständlichkeit auftaucht.
Nichtziele wirken defensiv und sind das wirksamste einzelne Mittel gegen schleichende Umfangserweiterung. Sie kosten drei Zeilen im Projektauftrag und ersparen die wiederkehrende Diskussion darüber, ob etwas dazugehört.
Ziele im Projektverlauf
Ziele sind nicht unveränderlich, aber ihre Änderung ist eine Entscheidung des Auftraggebers, keine Anpassung durch die Projektleitung. Wenn sich herausstellt, dass ein Ziel nicht erreichbar ist, gehört das gemeldet und entschieden — nicht stillschweigend umformuliert.
An den Meilensteinen bietet sich die Gelegenheit zur Überprüfung: Sind die Ziele noch gültig, ist der Nutzen unverändert, rechtfertigt er den verbleibenden Aufwand? Ein Projekt, das diese Frage nie stellt, kann sein Ziel verfehlen, während alle Termine gehalten werden.
Diese Methode lässt sich in einem Projekt-Tool wie Flenio direkt abbilden — DACH-nativ und DSG-konform gehostet.
Häufige Fragen
- Welche Arten von Projektzielen gibt es?
- Ergebnisziele (was geliefert wird), Vorgehensziele (unter welchen Bedingungen, etwa Termin und Budget) und Wirkungsziele (was sich dadurch verbessert). Wirkungsziele fehlen am häufigsten, weil sie erst nach Projektende messbar sind.
- Wie formuliert man Projektziele messbar?
- Mit Zahl, Ausgangswert und Zeitpunkt: «Durchlaufzeit bis 30.06.2027 von 12 auf 5 Arbeitstage senken». Der Ausgangswert fehlt am häufigsten — und er muss vor Projektbeginn erhoben werden, sonst ist die Messung später nicht mehr möglich.
- Was tun bei widersprüchlichen Projektzielen?
- Bei der Auftragserteilung eine Rangfolge festlegen: Was hat Vorrang, wenn nicht alles geht? Sonst wird diese Entscheidung des Auftraggebers unter Druck und ohne Mandat in der Umsetzung getroffen.