Pendenzenliste
Fortlaufend gepflegte Liste offener Punkte. Erledigte Pendenzen mit Datum abschliessen, nicht löschen.
Kopf
- Projekt / Gremium: [Name]
- Stand: [TT.MM.JJJJ]
- Geführt von: [Name]
Pendenzen
| Nr. | Pendenz | Verantwortlich | Termin | Status | Erfasst | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 001 | [Offerte für X einholen] | [Name] | [TT.MM.JJ] | offen | [Sitzung TT.MM.JJ] | |
| 002 | [Entscheid Y vorbereiten] | [Name] | [TT.MM.JJ] | in Arbeit | [Sitzung TT.MM.JJ] | [Zwischenstand] |
| 003 | [Abklärung Z] | [Name] | [TT.MM.JJ] | erledigt [TT.MM.JJ] | [Sitzung TT.MM.JJ] |
Ausdrücke in eckigen Klammern sind Platzhalter. Die Vorlage ist bewusst als Text gehalten, damit sie sich in jedes Werkzeug einfügen lässt — Word, Confluence, Notion oder ein Projektwerkzeug.
Eine Pendenzenliste hält offene Punkte eines Projekts oder Gremiums fest: je eine Nummer, Beschreibung, verantwortliche Person, Termin, Status und Datum der Erfassung. Sie wird in jeder Sitzung durchgegangen, erledigte Punkte werden mit Datum abgeschlossen statt gelöscht. Wirksam bleibt sie, wenn jede Pendenz genau eine verantwortliche Person und einen Termin hat.
Was eine Pendenzenliste ist
Die Pendenzenliste — in Deutschland eher «Offene-Punkte-Liste» genannt — sammelt alles, was in einem Projekt noch zu erledigen, zu klären oder zu entscheiden ist und nicht bereits als Aufgabe im Projektplan steht. Typischerweise entstehen Pendenzen in Sitzungen: Jemand muss eine Frage abklären, eine Offerte einholen, einen Entscheid vorbereiten. Die Liste stellt sicher, dass diese Punkte nicht im Protokoll versanden, sondern bis zur Erledigung sichtbar bleiben.
Die Spalten im Überblick
| Spalte | Inhalt | Regel |
|---|---|---|
| Nr. | Laufende Nummer | Nie neu vergeben, auch nach Erledigung |
| Pendenz | Was ist zu tun? | Als Tätigkeit formulieren |
| Verantwortlich | Wer erledigt es? | Genau eine Person |
| Termin | Bis wann? | Konkretes Datum, kein «asap» |
| Status | Offen / in Arbeit / erledigt / verschoben | Statuswechsel mit Datum |
| Erfasst | Wann und wo entstanden? | Sitzungsdatum |
| Bemerkung | Zwischenstand, Abhängigkeiten | Kurz halten |
Fünf Regeln für eine Liste, die funktioniert
- 01Eine Person pro Pendenz«Team Marketing» erledigt nichts. Eine namentlich genannte Person schon.
- 02Immer ein TerminOhne Termin wird eine Pendenz zur Absichtserklärung.
- 03In jeder Sitzung durchgehenDie Liste wird zu Beginn oder am Ende jeder Sitzung Punkt für Punkt geprüft.
- 04Abschliessen statt löschenErledigte Punkte bekommen ein Datum und wandern ans Ende — so bleibt nachvollziehbar, was geschah.
- 05AufräumenPunkte, die seit Monaten verschoben werden, werden bewusst entschieden: erledigen, eskalieren oder streichen.
Die Pendenzenliste wird zur zweiten Aufgabenliste neben dem Projektplan. Klare Abgrenzung: Geplante Arbeit gehört in den Plan, Abklärungen, Entscheide und Einzelaktionen aus Sitzungen in die Pendenzenliste.
Pendenzenliste und Protokoll
Protokoll und Pendenzenliste ergänzen sich. Das Protokoll hält fest, was besprochen und entschieden wurde; die Pendenzenliste verfolgt, was daraus zu tun ist. Bewährt hat sich, im Protokoll nur die neu entstandenen Pendenzen mit Nummer zu vermerken und die vollständige Liste als eigenes, fortlaufend gepflegtes Dokument zu führen. So muss niemand alte Protokolle durchsuchen, um den Stand zu kennen.
Wann die Tabelle nicht mehr reicht
Eine Pendenzenliste in Excel oder Word funktioniert, solange eine Person sie pflegt und alle mit derselben Version arbeiten. Sobald mehrere Gremien, Teilprojekte oder externe Partner beteiligt sind, entstehen Kopien mit unterschiedlichem Stand. Dann lohnt es sich, Pendenzen dort zu führen, wo auch die Aufgaben liegen — in einem Projektwerkzeug mit Zuständigkeiten, Terminen und automatischen Erinnerungen. Die Regeln bleiben dieselben, der Pflegeaufwand sinkt deutlich.
Varianten für unterschiedliche Zwecke
- Projektpendenzen: alles Offene eines Projekts, geführt von der Projektleitung.
- Gremienpendenzen: offene Punkte eines Lenkungsausschusses oder Projektausschusses — oft mit dem Auftraggeber als Verantwortlichem.
- Abnahmependenzen: Mängel und Restarbeiten nach einer Abnahme, mit Einstufung und Frist.
- Baustellenpendenzen: offene Punkte aus Bausitzungen, häufig nach Gewerk gegliedert.
Von der Vorlage zur Routine
Die Vorlage unten liefert das Grundgerüst. Entscheidend ist die Disziplin in der Anwendung: jede Sitzung mit einem Blick auf die Liste beginnen, jede neue Pendenz sofort mit Person und Termin erfassen, erledigte Punkte mit Datum abschliessen. Nach wenigen Wochen wird die Liste zum verlässlichsten Stand des Projekts.
Pendenzenliste
Übernehmen Sie die Struktur nach Word, Confluence oder Ihr Projektwerkzeug. Streichen Sie, was Sie nicht brauchen — eine Vorlage, die unverändert übernommen wird, erzeugt Felder, die niemand füllt und die spätestens beim zweiten Projekt leer bleiben.
- 01
Kopf
Projekt oder Gremium, Stand (Datum), geführt von.
Der Stand gehört auf jede Version, damit klar ist, welche Liste gilt.
- 02
Pendenz
Laufende Nummer, kurze Beschreibung als Tätigkeit formuliert («Offerte X einholen» statt «Offerte X»).
- 03
Verantwortung
Genau eine Person, die für die Erledigung einsteht — kein Team, keine Abteilung.
- 04
Termin
Konkretes Datum, bis wann die Pendenz erledigt oder zumindest berichtet wird.
- 05
Status
Offen, in Arbeit, erledigt, verschoben — mit Datum bei Statuswechsel.
- 06
Herkunft
Sitzung oder Datum, an dem die Pendenz entstanden ist.
Hilft bei Rückfragen, warum ein Punkt existiert.
Häufige Fragen
- Was ist eine Pendenzenliste?
- Eine fortlaufend gepflegte Liste offener Punkte eines Projekts oder Gremiums mit Beschreibung, verantwortlicher Person, Termin und Status.
- Was ist der Unterschied zur Aufgabenliste im Projektplan?
- Der Projektplan enthält die geplante Arbeit. Die Pendenzenliste sammelt Abklärungen, Entscheide und Einzelaktionen, die meist in Sitzungen entstehen.
- Sollen erledigte Pendenzen gelöscht werden?
- Nein. Sie werden mit Datum abgeschlossen und ans Ende verschoben, damit nachvollziehbar bleibt, was wann erledigt wurde.