Trello ist das schlankere Werkzeug: einfache Kanban-Boards, sofort startklar, ideal für einzelne Teams mit überschaubaren Abläufen. monday.com ist eine flexible Plattform mit vielen Ansichten, Automatisierungen und Vorlagen, die mehr Struktur für grössere Teams und mehrere Projekte bietet, aber mehr Einrichtung und meist höhere Kosten mit sich bringt.
| Kriterium | monday.com | Trello |
|---|---|---|
| Grundidee | Flexible Work-Plattform mit vielen Ansichten | Einfaches Kanban-Board |
| Einstieg | Schnell, Einrichtung wächst mit Anforderungen | Sehr schnell |
| Ansichten | Tabelle, Board, Zeitachse, Kalender, Dashboards | Board im Zentrum, weitere je nach Plan |
| Automatisierung | Umfangreich | Vorhanden, einfacher gehalten |
| Mehrere Projekte | Gut über Dashboards | Über mehrere Boards, Gesamtsicht begrenzt |
| Für wen | Wachsende Teams mit vielfältigen Abläufen | Einzelne Teams, einfache Abläufe |
Wo der Unterschied im Alltag spürbar wird
Trello überzeugt durch Einfachheit: Ein Board, ein paar Listen, Karten verschieben — fertig. Diese Stärke wird zur Grenze, sobald mehrere Projekte parallel laufen und jemand den Gesamtstand verstehen muss. monday.com setzt genau dort an, verlangt dafür aber, dass jemand Boards, Spalten und Automatisierungen sinnvoll aufsetzt und pflegt. Ohne diese Arbeit wird auch monday.com unübersichtlich.
Kosten und Wachstum
Beide Werkzeuge rechnen pro Person ab, mit unterschiedlichen Plänen und Funktionsgrenzen. Bei wachsenden Teams lohnt es sich, die Kosten über drei Jahre inklusive der benötigten Pläne zu rechnen, statt nur den Einstiegspreis zu vergleichen.
Wer gesteuerte Projekte mit Meilensteinen, Abhängigkeiten und Auslastung braucht, aber weder Trellos Grenzen noch monday.coms Einrichtungsaufwand will, sollte ein spezialisiertes PM-Tool prüfen — etwa Flenio mit Schweizer beziehungsweise EU-Datenhaltung.
Typische Einsatzszenarien
Ein typisches Bild aus der Praxis: Ein Marketingteam mit fünf Personen startet mit Trello und ist damit zufrieden, solange es um Kampagnenaufgaben geht. Kommen Freigaben durch die Geschäftsleitung, Budgets und mehrere parallele Kampagnen hinzu, wächst der Wunsch nach Dashboards und Automatisierungen — der Moment, in dem Teams monday.com oder ein Projektwerkzeug prüfen. Umgekehrt wechseln kleine Teams von monday.com zu Trello, wenn sie merken, dass sie die meisten Funktionen nicht nutzen und Einfachheit wichtiger ist.
Datenhaltung
Beide Anbieter halten Daten international. Für Schweizer Organisationen mit Vorgaben zur Datenhaltung lohnt der Blick auf Speicherort, Unterauftragsbearbeiter und die Frage des behördlichen Zugriffs.
In drei Fragen zur Entscheidung
- Laufen mehr als drei Projekte parallel, die jemand gesamthaft überblicken muss? — Wenn ja, spricht das für monday.com oder ein Projektwerkzeug.
- Gibt es jemanden, der Boards und Automatisierungen einrichtet und pflegt? — Wenn nein, ist Trello die realistischere Wahl.
- Brauchen Sie Termine mit Abhängigkeiten und Berichte für Auftraggeber? — Wenn ja, reichen beide nur bedingt — ein PM-Tool passt besser.
Wer zweimal mit Ja auf die ersten beiden Fragen antwortet, ist bei monday.com richtig; wer beide verneint, bei Trello. Ein Ja bei der dritten Frage verschiebt die Wahl in Richtung eines spezialisierten Projektwerkzeugs, unabhängig von den anderen Antworten.
Kosten realistisch vergleichen
Beide Anbieter rechnen pro Person ab, mit Plänen, die sich im Funktionsumfang deutlich unterscheiden. Ein fairer Vergleich rechnet über drei Jahre: benötigter Plan statt Einstiegsplan, erwartetes Teamwachstum, Kosten für Einrichtung und Schulung sowie den internen Aufwand für Pflege und Administration. Gerade dieser interne Aufwand wird oft unterschätzt — ein flexibles Werkzeug braucht jemanden, der die Struktur verantwortet. Aktuelle Preise sollten direkt bei den Anbietern geprüft werden, da sie sich regelmässig ändern.
- Mehrere Teams und Projekte mit unterschiedlichen Abläufen
- Bedarf an Dashboards und Automatisierungen
- Bereitschaft, Strukturen einzurichten und zu pflegen
- Kleine Teams mit einfachem Arbeitsfluss
- Schneller Start ohne Einrichtung
- Visuelle Aufgabenlisten statt Projektsteuerung
Häufige Fragen
- Ist monday.com besser als Trello?
- Nicht generell. monday.com bietet mehr Struktur für grössere Teams, Trello mehr Einfachheit für kleine. Entscheidend ist der eigene Bedarf.
- Welches Tool ist günstiger?
- Das hängt von Teamgrösse und benötigtem Plan ab. Ein Kostenvergleich über drei Jahre ist aussagekräftiger als der Einstiegspreis.
- Gibt es eine Alternative mit Schweizer Datenhaltung?
- Ja, mehrere Werkzeuge bieten Hosting in der Schweiz oder EU, darunter Flenio.