Software-Kostenvergleich über fünf Jahre
Zwei Angebote gegenübergestellt — mit den Kostenblöcken, die in Offerten nicht stehen: interner Einführungsaufwand, laufende Administration, Nutzerwachstum und Preissteigerung.
Angebot A ist um CHF 89'319 günstiger
Angebot A: CHF 177'195 · Angebot B: CHF 266'514
Das Angebot mit dem tieferen Lizenzpreis ist über fünf Jahre nicht das günstigere. Ein Vergleich allein über den Preis pro Nutzer und Monat hätte hier zur falschen Entscheidung geführt.
Angebot A
Lizenzanteil an den Gesamtkosten: 22 %
| Jahr | Nutzer | Lizenzen | Admin | Total |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 40 | CHF 5'760 | CHF 21'000 | CHF 59'760 |
| 2 | 44 | CHF 6'653 | CHF 21'000 | CHF 27'653 |
| 3 | 48 | CHF 7'620 | CHF 21'000 | CHF 28'620 |
| 4 | 53 | CHF 8'835 | CHF 21'000 | CHF 29'835 |
| 5 | 59 | CHF 10'327 | CHF 21'000 | CHF 31'327 |
| Gesamt | CHF 177'195 | |||
Angebot B
Lizenzanteil an den Gesamtkosten: 9 %
| Jahr | Nutzer | Lizenzen | Admin | Total |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 40 | CHF 3'840 | CHF 35'000 | CHF 105'340 |
| 2 | 44 | CHF 4'351 | CHF 35'000 | CHF 39'351 |
| 3 | 48 | CHF 4'889 | CHF 35'000 | CHF 39'889 |
| 4 | 53 | CHF 5'560 | CHF 35'000 | CHF 40'560 |
| 5 | 59 | CHF 6'375 | CHF 35'000 | CHF 41'375 |
| Gesamt | CHF 266'514 | |||
Nicht enthalten sind Schulung bei Personalwechsel, Aufbau und Wartung von Schnittstellen sowie Migrationsaufwand am Ende der Nutzungsdauer. Diese Posten fallen bei beiden Angeboten an, unterscheiden sich aber je nach Produkt — ergänzen Sie sie, wenn Ihnen Zahlen dazu vorliegen.
Warum der Lizenzpreis in die Irre führt
Softwarevergleiche werden fast immer über den Preis pro Nutzer und Monat geführt. Der ist bei Projektmanagement-Software selten der grösste Posten: Einführung, Konfiguration, Schulung, Schnittstellen und vor allem der laufende interne Administrationsaufwand kommen hinzu. Keiner dieser Posten steht in einer Offerte, weil keiner davon vom Anbieter in Rechnung gestellt wird.
Der Rechner macht diese Posten sichtbar. In vielen realistischen Szenarien kippt das Ergebnis: Das Angebot mit dem tieferen Lizenzpreis ist über fünf Jahre teurer, weil es mehr Konfiguration braucht oder eine höhere Preissteigerung vorsieht. Wenn das in Ihrer Rechnung passiert, weist der Rechner ausdrücklich darauf hin.
Der Posten, der überall fehlt
Der laufende Administrationsaufwand ist der am häufigsten übersehene Kostenblock. Jemand pflegt Berechtigungen, legt Projekte an, beantwortet Fragen und hält die Konfiguration aktuell. Bei mittleren Organisationen sind das erfahrungsgemäss zehn bis fünfundzwanzig Stellenprozente — über fünf Jahre eine Summe, die den Lizenzunterschied zwischen zwei Angeboten regelmässig übersteigt.
Dieser Aufwand fehlt in Vergleichen, weil er kein Budget belastet. Genau deshalb gehört er in die Rechnung: Sonst fallen Entscheidungen systematisch zugunsten der Lösung aus, die intern mehr Arbeit erzeugt.
Warum über fünf Jahre und mit Wachstum
Ein Vergleich über ein Jahr bevorteilt Anbieter mit niedrigem Einstiegspreis und hohen Folgekosten. Die einmaligen Einführungskosten verteilen sich über die Nutzungsdauer, die jährliche Preissteigerung wirkt erst kumulativ.
Das Wachstumsszenario ist ebenso wichtig. Bei nutzerbasierten Modellen verändert eine Verdoppelung der Nutzerzahl die Rangfolge der Angebote erheblich — und Wachstum ist der Normalfall, wenn ein Tool tatsächlich angenommen wird. Rechnen Sie zusätzlich ein Szenario mit null Wachstum und eines mit Rückgang; die Bandbreite ist die eigentliche Aussage.
Was nicht enthalten ist
Drei Posten fallen bei beiden Angeboten an und unterscheiden sich je nach Produkt: Schulung bei Personalwechsel, Aufbau und Wartung von Schnittstellen sowie der Migrationsaufwand am Ende der Nutzungsdauer. Ergänzen Sie sie, wenn Ihnen Zahlen vorliegen — der Migrationsaufwand ist dabei der, der am häufigsten unterschätzt und am seltensten eingeplant wird.
Was sich aus dem Ergebnis ableiten lässt
Der Lizenzanteil an den Gesamtkosten ist die aufschlussreichste Kennzahl der Rechnung. Liegt er unter der Hälfte, ist der Verhandlungsspielraum beim Lizenzpreis für das Gesamtergebnis nachrangig — dann lohnt es sich mehr, über Einführungsaufwand und Konfigurationsleistungen zu verhandeln als über Rabatte.
Fragen Sie Anbieter zusätzlich nach der Entwicklung ihrer Listenpreise in den letzten fünf Jahren. Die Antwort — oder ihr Ausbleiben — sagt mehr über die einzusetzende Preissteigerung aus als jede Annahme.
Hinweis
Die Werte beruhen vollständig auf Ihren Annahmen. Der Rechner ist eine Entscheidungsgrundlage und keine Offerte; die tatsächlichen Konditionen ergeben sich aus dem Angebot und dem Vertrag.