Die Geschäftsleitung braucht für jedes Projekt wenige, verlässliche Angaben: Status mit Begründung, nächster Meilenstein, Budget- und Terminabweichung, Top-Risiko und offene Entscheide. Diese Informationen sollten aus dem Projektwerkzeug kommen, nicht aus manuell erstellten Präsentationen, und in einem festen Rhythmus besprochen werden.
Geschäftsführung, Geschäftsleitungsmitglieder und Verwaltungsräte in KMU und mittleren Unternehmen, die Projekte verantworten, ohne sie selbst zu leiten.
- Portfolio-Übersicht auf einer Seite
- Status mit Begründung statt nur Ampel
- Offene Entscheide sichtbar
- Budget- und Terminabweichung
- Lesezugriff ohne Bedienungsaufwand
- Export für Sitzungsunterlagen
Das Problem: zu viel und zu wenig Information zugleich
Viele Geschäftsleitungen erhalten entweder zu viel — lange Statusberichte, detaillierte Pläne — oder zu wenig, nämlich grüne Ampeln bis kurz vor dem Scheitern. Beides führt zum selben Ergebnis: Entscheidungen fallen zu spät. Die Lösung liegt nicht in mehr Berichten, sondern in den richtigen fünf Angaben pro Projekt, verlässlich und aktuell.
Die fünf Angaben pro Projekt
| Angabe | Warum sie zählt |
|---|---|
| Status mit Begründung | Eine Ampel ohne Begründung ist eine Meinung |
| Nächster Meilenstein | Zeigt, ob das Projekt Fortschritt macht |
| Budget- und Terminabweichung | Frühwarnung, solange gegengesteuert werden kann |
| Top-Risiko | Das eine Thema, das die Leitung kennen muss |
| Offene Entscheide | Was die Geschäftsleitung tun muss — der wichtigste Punkt |
Ein guter Projektbericht an die Geschäftsleitung passt auf eine halbe Seite pro Projekt und endet mit der Frage, was die Leitung entscheiden soll.
Rhythmus statt Ad-hoc-Nachfragen
Ein fester monatlicher Termin, an dem das Portfolio besprochen wird, ersetzt viele Einzelnachfragen. Die Projektleitenden wissen, bis wann ihre Angaben aktuell sein müssen; die Geschäftsleitung weiss, wann sie Entscheide treffen kann. Dazwischen werden nur Eskalationen behandelt, die nicht warten können.
Die Rolle des Werkzeugs
Wenn die fünf Angaben direkt im Projektwerkzeug gepflegt werden, entsteht die Übersicht für die Geschäftsleitung ohne zusätzlichen Aufwand. Entscheidend ist ein Lesezugriff, der ohne Schulung funktioniert, und eine Ansicht, die alle Projekte auf einen Blick zeigt. Flenio liefert diese Sicht mit Schweizer beziehungsweise EU-Datenhaltung; für Verwaltungsratsunterlagen lässt sie sich exportieren.
Praxisbeispiel: vom Präsentationsmarathon zur Übersicht
Eine Geschäftsleitung lässt sich monatlich zwölf Projekte präsentieren — drei Stunden mit Folien, die jede Projektleitung eigens aufbereitet. Nach der Umstellung auf eine gemeinsame Portfolio-Übersicht aus dem Projektwerkzeug, mit fünf Angaben pro Projekt und einer Liste offener Entscheide, dauert der Termin eine Stunde. Besprochen werden nur noch rote und gelbe Projekte sowie die Entscheide, die tatsächlich anstehen. Die Projektleitenden gewinnen die Zeit, die vorher in Präsentationen floss.
Häufige Fragen
- Was muss die Geschäftsleitung über Projekte wissen?
- Pro Projekt Status mit Begründung, nächsten Meilenstein, Budget- und Terminabweichung, das wichtigste Risiko und offene Entscheide.
- Wie oft sollte die Geschäftsleitung Projekte besprechen?
- In der Regel monatlich in einem festen Portfolio-Termin, dazwischen nur für Eskalationen.
- Braucht die Geschäftsleitung Zugang zum Projektwerkzeug?
- Ein einfacher Lesezugriff auf eine Portfolio-Übersicht ist sinnvoll, weil er manuelle Präsentationen ersetzt.
- Welche Kennzahlen braucht die Geschäftsleitung?
- Wenige: Status mit Begründung, nächster Meilenstein, Budget- und Terminabweichung, Top-Risiko und offene Entscheide pro Projekt.